ประเภทของเงินสด

เงินสดที่กิจการหรือหน่วยงานมีอยู่ในมือและปรากฏตามบัญชีในงบดุลนั้น มักจะอยู่ภายใต้หัวข้อรายการ ถ้าเป็นภาคเอกชน "เงินสดและเงินฝากธนาคาร" ถ้าเป็นส่วนราชการภาครัฐ "เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด" ประกอบไปด้วย - เงินสดในมือ - เงินฝากธนาคาร - เงินสดย่อย - เงินฝากคลัง - รายการเทียบเท่าเงินสด เป็นต้น  บัญชีเงินฝากธนาคารกิจการหรือหน่วยงานอาจมีไว้เพื่อวัตถุประสงค์ต่างกัน เช่น เพื่อสะดวกของลูกค้าในการโอนเงินเพื่อชำระค่าสินค้า หรือบุคลากรภายในหน่วยงาน และบริการผ่านธนาคารซึ่งอยู่ใกล้สถานที่ประกอบการหรือหน่วยงานของตนเพื่อการจ่ายเช็คหรือเพื่อหาดอกผลจากดอกเบี้ยรับ เป็นต้น

สำหรับบางหน่วยงานหรือกิจการอาจจะกำหนดให้มีการเปิดบัญชีต่างธนาคารให้มากที่สุด หรือน้อยที่สุดตามที่หน่วยงานหรือกิจการต้องการ เพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการและการตรวจสอบความถูกต้องของรายการบัญชีในแต่ละวัน หรือเพื่อความสะดวกให้แก่บุคลากรหรือลูกค้าที่มีบัญชีของแต่ละธนาคารนั้น ๆ ได้รับเงินอย่างรวดเร็ว หรือประหยัดค่าธรรมเนียมธนาคาร ซึ่งถ้าต่างธนาคารจะได้รับเงินล่าช้าต้องรอเคลียร์ริ่งเช็คเมื่อมีต่างธนาคาร จึงจำเป็นต้องเปิดบัญชีเงินฝากทุกธนาคาร

กิจการหรือหน่วยงานมักจะเปิดบัญชีกับธนาคารไว้ 2 ประเภท คือ บัญชีเงินฝากประเภทออมทรัพย์ ซึ่งจะได้รับดอกเบี้ยเงินฝาก กับ ประเภทกระแสรายวัน ซึ่งจะไม่ได้รับดอกเบี้ย แต่มีไว้ประโยชน์ในการจ่ายชำระด้วยเช็ค

เงินสดในมือ (cash on hand) หมายถึง เงินสดและเช็ครอเรียกเก็บซึ่งครบกำหนดชำระที่กิจการถืออยู่ ณ สิ้นวันใดวันหนึ่ง เงินสดที่คงเหลือเป็นจำนวนเงินสุทธิ หลังจากหักด้วยรายการจ่ายเงินสดแล้ว  หลักการควบคุมภายในที่ดี กิจการหรือหน่วยงานไม่ควรถือเงินสดไว้ในมือเป็นจำนวนมากหรือเก็บไว้เป็นเวลานาน เนื่องจากโอกาสที่จะเกิดการสูญหายหรือความยุ่งยากในการตรวจสอบความถูกต้องอาจมีมากขึ้น

การจัดเก็บเงิน

   ก็จะเข้ากับระเบียบการจัดเก็บรักษาเงินของกระทรวงการคลัง พ.ศ. 2520 และแก้ไขเพิ่มเติมที่ได้กล่าวมาแล้ว ในกรณีที่รับเงินสดรับในแต่ละวันเป็นจำนวนมาก ย่อมจะต้องมีเงินสดจำนวนหนึ่งที่ยังไม่สามารถนำฝากธนาคารได้ภายในวันนั้น การจัดเก็บเงินจะต้องมีที่เก็บรักษาเงินที่ปลอดภัย เช่น การรับเงินช่วงหลังเวลาเลิกงานหรือในวันหยุดราชการที่มีการรับเงินสดเป็นจำนวนมากจะต้องมีตู้นิรภัยไว้สำหรับเก็บรักษาเงินแบบให้พนักงานสอดใส่ในตู้นิรภัยได้เลยเพื่อความปลอดภัย และมีการนำฝากธนาคารในวันถัดไป และในระหว่างวันให้ติดต่อธนาคารมารับเงินทุกสิ้นวันเพื่อจะได้เก็บรักษาเงินจำนวนน้อยที่สุดได้