Self-Talk 11 -ประชุม ZOOM Meeting อย่างไรให้มีพลังและลื่นไหล (Flow)

การที่หลายๆคนบอกว่าประชุมออนไลน์มันไม่เวิร์ค แต่เราเห็นต่างนะ มันอยู่ที่การเตรียมพร้อมและการจัดการ การเตรียมพร้อมและการจัดการที่ว่านี่มีหลายระดับนะ ตั้งแต่ใกล้ตัวสุดเลย คือ การเตรียมพร้อมและการจัดการตัวเอง (Self-Management)ซึ่งในประสบการณ์ของผมนี่แบ่งหยาบๆเป็นสามระดับ หรือสามวงซ้อนๆกันนะครับ ถ้าเปรียบเป็นไข่ วงนอกคือเปลือก วงกลางคือไข่ขาว วงในสุดก็คือไข่แดง

จะว่าไปเราก็ประชุมออนไลน์มานับสิบๆครั้งแล้ว ที่จัดแล้วพอใช้ก็มี และบางทีก็เกือบล่ม แต่ละครั้งเราก็เห็น สังเกต และพยายามพัฒนากระบวนการใช้งานให้ดียิ่งขึ้น

เพราะรู้ว่าเทรนด์การประชุมมันเปลี่ยนไปแล้ว แม้หลายๆคนจะบอกว่าประชุมออนไลน์มันไม่เวิร์ค ที่เขาว่าไม่เวิร์คนี่ก็มีหลายเหตุปัจจัย แต่ยังไงๆโลกก็เปลี่ยนไปแล้ว โรคระบาดยังไงก็อีกนานหลายปีกว่าวัคซีนจะกระจายมาทั่วประเทศ เราจะเสี่ยงมารวมกันมากๆถ้าเกิดมีใครสักคนติดเชื้อและแพร่กระจายออกไปนี่ คุ้มไหม ไหนจะแนวโน้มที่โลกเราจะมีภัยคุกคามในอีกหลายรูปแบบที่ยากจะคาดเดาได้ มิพักต้องพูดถึงเศรษฐกิจถดถอยที่จำต้องลดค่าใช้จ่าย รวมถึงค่าใช้จ่ายจากการเดินทางและการประชุมลงให้มาก

การที่หลายๆคนบอกว่าประชุมออนไลน์มันไม่เวิร์ค แต่เราเห็นต่างนะ มันอยู่ที่การเตรียมพร้อมและการจัดการ

การเตรียมพร้อมและการจัดการที่ว่านี่มีหลายระดับนะ ตั้งแต่ใกล้ตัวสุดเลย คือ การเตรียมพร้อมและการจัดการตัวเอง (Self-Management)

การเตรียมพร้อมและการจัดการตัวเอง (Self-Management) ก็มี 3 ระดับย่อยนะครับ เริ่มจากวงนอกสุดคือ จัดการสภาพแวดล้อม วงกลางคือจัดการอุปกรณ์เครื่องมือ วงในสุดคือจัดการสติ สมาธิ จิตวิญญาณ

1) การจัดการสภาพแวดล้อม

เสียงจากสิ่งแวดล้อมรอบข้าง การเดินไปมาของผู้คนขณะที่เราประชุม แสงสว่าง ความรกรุงรังของสิ่งของที่กองอยู่รอบๆ หรือแม้แต่เสื้อผ้าที่เราใส่มีผลต่อทั้งตัวเราและสมาชิกคนอื่นๆที่เข้าร่วมประชุมออนไลน์ด้วยกันนะครับ โอเคว่า เรื่องปิดไมค์เมื่อไม่ใช้ก็เป็นมารยาทที่ดีที่หลายคนฝึกได้เรื่อยๆละ แต่องค์ประกอบอื่นๆในสภาพแวดล้อมอย่างที่ผมว่า มันช่วยให้เรามีสมาธิ เช่น เลือกที่คนไม่พลุกพล่าน ไม่มีเสียงดัง ห่างคนรบกวน และเลือกเติมความสดชื่น มีชีวิตชีวาตลอดการประชุมในแบบที่เราชอบ อย่างผมนี่จะมีรูปวาด ของที่ระลึกจากคนที่เรารักวางอยู่บนโต๊ะ และติดอยู่ตามฝาผนัง พักสายตาจากหน้าจอไป มองเห็นสิ่งของภาพวาดเหล่านี้เราก็ชื่นใจ อ้อ เตรียมน้ำดื่มและเครื่องดื่มที่เราชื่นชอบไว้ดับกระหายก็ดีนะครับ แต่ทานอาหารไปคุยไป ผมไม่แนะนำนะ มันดูไม่ค่อยดีแถมมือถือหรือคอมเราจะเปื้อนด้วย เลี่ยงได้เลี่ยงครับ

2) การจัดการอุปกรณ์เครื่องมือ

ในการเตรียมเครื่องไม้เครื่องมือ อุปกรณ์ ถ้าประชุมนานๆมากกว่าหนึ่งชั่วโมงนี่ แนะนำให้ใช้โน๊ตบุ๊คหรือแท็บเล็ตหน้าจอใหญ่ๆดีกว่าครับ เพราะถนอมสายตา และถ้าใส่หูฟังนานๆนี่ก็ไม่ดีต่อสุขภาพหู ผมเห็นหลายคนเปิดมือถือประชุมนานๆนี่สงสารตาที่ต้องเพ่งอยู่หน้าจอเล็กๆเป็นเวลานานๆ ไม่รวมถึงกล้ามเนื้อคอ ไหล่ ที่ต้องก้มดูอยู่ในอิริยาบถเดิมๆจะตึงสะสมไปเรื่อยๆแค่ไหน อันนี้ต้องจัดการเครื่องไม้เครื่องมือให้พร้อม เช็คสัญญาณเน็ตให้ดี

อีกอย่างปากกา กระดาษ เครื่องเขียนสำหรับจดบันทึก อันนี้ใครไม่เตรียมไม่ว่า แต่คนที่ฟังไป คิดวิเคราะห์ไป จดไป ประสิทธิภาพการเรียนรู้มักจะดีกว่า

ผมมักจะท้วงลูกศิษย์ หรือผู้เข้าอบรมเสมอๆให้ฝึกจดบันทึกเวลาประชุม อบรม เรียนรู้ต่างๆนะครับ อันนี้เป็นวิถีของผู้รู้ หลายคนเดินทางมาตั้งไกล ประชุมก็ฟังๆ ไม่จดอะไร รับค่าเดินทางเสร็จก็กลับ สมองคนเราเก่งแค่ไหน มันก็ลืมได้เร็วถ้าไม่มีกระบวนการทบทวนซ้ำ จะทบทวนได้ดีสำคัญเลยก็ต้องมาจากการอ่านสิ่งที่เราโน้ตไว้ ผมว่าน่าเสียดายนะ ผู้เข้าประชุมจำนวนมากละเลยข้อนี้ แต่เห็นโตๆกันแล้วเลยไม่ได้ติติงอะไร แต่ถ้าในหน้าเฟสบุ๊คนี่เป็นเพจส่วนตัว เราก็พูดได้นะว่า เสียดายเวลา เสียงบ เสียดายสุขภาพที่แต่ละคนให้มาเจอกัน ก็อยากให้ปรับปรุงกัน

การจัดการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ ในประสบการณ์ของผมนี่แบ่งหยาบๆเป็นสามระดับ หรือสามวงซ้อนๆกันนะครับ ถ้าเปรียบเป็นไข่ วงนอกคือเปลือก วงกลางคือไข่ขาว วงในสุดก็คือไข่แดง

ทีนี้เรามาพูดถึงวงในสุด ที่เป็นไข่แดง การเตรียมพร้อมและจัดการตัวเองอีกเรื่อง คือ การจัดการภายในสุด ที่เป็นวงใน วงไข่แดง นั่นคือ การจัดการจิตวิญญาณ สติและสมาธิ

3) การจัดการจิตวิญญาณ สติและสมาธิ

ในการประชุมทั้งในออนไลน์ และออนกราวด์ (On Ground) คือให้ห้องประชุม เรื่องสติกับสมาธินี่สำคัญมาก แต่ผมขอยกเรื่องจิตวิญญาณมาก่อนนะครับ

เรื่องจิตวิญญาณ ที่ว่านี่คือการเชื่อมโยงตัวเองกับสิ่งศักดิ์สิทธิ์ที่ตนเองเคารพนับถือ ไม่ว่าจะเป็น พระศาสดา พ่อแม่ บรรพชนที่ล่วงลับไปแล้ว เจ้าป่าเจ้าเขา เจ้าเมืองหรือบุรพกษัตริย์ที่ทำคุณประโยน์ต่อแผ่นดิน ภาวนาอยู่ในใจว่าเราจะใช้เวลา ใช้กาย วาจา ใจ ในการทำสิ่งที่เป็นประโยชน์สุขต่อคนอื่นๆในการประชุมครั้งนี้ บางคนก็อาจจะสวดมนต์ไหว้พระ อันนั้นก็เป็นรูปแบบหนึ่งที่ดีมากครับ แต่จะให้ดีควรเดินศรัทธาให้เชื่อมกับปฏิบัติในกิจวัตรการงานอย่างที่เราจะประชุมออนไลน์นี่ด้วย อันนี้เป็นพลังในส่วนลึกที่จะช่วยให้เราเปล่งประกายตลอดการประชุมครับ

ถัดมาคือเรื่องสติ สมาธิ เรื่องคนว่อกแว่กมีอยู่เป็นธรรมดา แต่ถ้าประชุมออนไลน์นี่ถ้าเดี๋ยวคนเข้าคนออก คนไม่จดจ่อกับการประชุมนี่เวทีจะรวน เพราะทุกคนเห็นหน้ากัน ใครวุ่นวายในหน้าจอก็จะส่งผลกระทบต่อคนอื่นๆ ภาพรวมพาลล่มเอาง่ายๆ ซึ่งตรงนี้ผู้เข้าประชุมแต่ละคนอาจจะเคยชิน เลยไม่ค่อยรู้สึกตัว ถ้ามี Host หรือผู้ดูแลการประชุม รวมทั้งสมาชิกผู้ร่วมประชุมท่านอื่นๆคอยดึงกลับเข้ามาสู่สติและสมาธิก็จะช่วยได้มาก

ทวนอีกครั้งครับ ในการประชุมออนไลน์ เราควรต้องมี

1) การจัดการสภาพแวดล้อม

2) การจัดการอุปกรณ์เครื่องมือ

3) การจัดการจิตวิญญาณ สติ สมาธิ

และจริงๆต้องมีองค์ประกอบสำคัญอีกเรื่องคือพื้นฐานความสัมพันธ์ที่งอกงามระหว่างผู้เข้าประชุม คือมีการ On Ground มาด้วย ไม่ใช่จู่ๆมานัดบอดเป็นออนไลน์เลย ถึงทำได้ Flow แต่ Host สมาชิกกับกระบวนการก็ต้องเซียนมาก อันนี้ มีโอกาสค่อยเล่าครั้งต่อๆไป

แน่นอนว่าทั้งหมดนี่คือการต้องออกจาก Comfort Zone เดิมๆ จากอัตตาที่เรายึดมั่นว่าต้องใช้กระบวนการแบบนั้น แบบนี้

สิ่งที่ผมเขียนนี่ก็ไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุด เป็นมาตรฐานที่สุดนะครับ สักวันที่เขียนนี่มันก็จะล้าสมัย แต่วันนี้ผมค้นพบว่ามันน่าจะมีหลักเบื้องต้น อย่างนี้

หลายคนอาจจะประชุมออนไลน์ได้ยอดเยี่ยมกว่าผมมากนะครับ ที่ตั้งใจเขียน Self-Talk วันนี้ เพราะตัวเองเพิ่งได้รับคำชมจากวงประชุมออนไลน์ล่าสุดมาว่าทำได้กระชับ และลื่นไหล (Flow) ดี วันนี้ก็มานั่งใคร่ครวญ ทบทวนดูว่าเพราะอะไร คิดไปๆ ก็เลยลำดับออกมาเป็นข้อๆ เป็นบทเรียนจากประสบการณ์ที่อยากจะแบ่งปัน และแลกเปลี่ยนกับส่วนรวม

และก็น่าจะเป็นอีกหนึ่งเนื้อหาที่ผมจะใช้ในการโค้ช (Coaching) ทีมนักสื่อสารสุขภาวะชาติพันธุ์ที่แม่ฮ่องสอน โดยเฉพาะในระดับพี่เลี้ยงเร็วๆนี้

ทั้งหมดนี่ ก็ไม่ใช่จู่ๆจะทำได้ดีนะครับ ก็ต้องฝึกทำไป เรียนรู้ไป ผมเองก็ล้มๆลุกๆมาเรื่อยๆ ตอนนี้ก็ไม่รู้จะล้มอีกวันไหน แต่ก็ล้มได้และอาจจะดีที่ล้มบ้าง พลาดบ้าง แล้วก็นำมาทบทวนใคร่ครวญ สกัดออกมาเป็นประสบการณ์ความรู้ หวังว่าสิ่งที่เล่ามานี่จะช่วยเสริมสร้างคุณภาพการประชุมออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นในอาชีพการงานหรือในสายสัมพันธ์ครอบครัวเพื่อนฝูงสังคมเครือข่ายเป็นบุญที่จะช่วยกันแผ่ขยายกว้างต่อๆไป

มีโอกาสจะมาเขียนเรื่องเล่าสะท้อนจากการประชุมออนไลน์ที่ผมใช้กระบวนการเหล่านี้จริงๆมาฝากกัน อย่าลืมติดตาม กดไลค์กดแชร์กันนะครับ