เมื่อต้องประชุมออนไลน์ อะไรบ้างเป็นสิ่งที่ควรและไม่ควรทำ

วันนี้ ผมใช้เวลาทั้งวัน ทบทวนประสบการณ์และศึกษาบทความต่างประเทศเพิ่มเติมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมออนไลน์ ซึ่งผมเชื่อมว่าจากนี้ไปมันจะเป็น New Normal ที่อยู่กับเรา รวมไปถึงลูกหลานที่กำลังจะเริ่มเรียนออนไลน์กันบ้างแล้ว แม้ชุมชนบางที่จะไม่มีสัญญาณเน็ตก็ตาม แต่มันเป็น Trend ที่ต้องมาแน่ และมาในอัตราที่เร็วขึ้นเรื่อยๆ

ทั้งๆที่งานเยอะ มีงานค้างหลายอัน แต่ผมก็ชะลองานเหล่านั้นไว้ก่อน เพราะคิดว่า สิ่งที่วิเคราะห์และทบทวนในเรื่องการประชุมออนไลน์ ตรงนี้สำคัญ และผมไม่อยากจะพลาด หากต้องมีการประชุมออนไลน์อีกในรอบหน้า ซึ่งคงไม่อีกกี่วันนี้

การสกัดบทเรียนจากประสบการณ์ส่วนตัวของตัวเอง ประกอบกับการได้ฟังจาก Podcast และอ่านบทความต่างๆมาเพิ่ม โดยเฉพาะจากวอชิงตันโพสต์ ในหัวข้อ "The six do’s and don’ts of Zoom happy hours" ( ดูเพิ่มได้ครับจากลิงค์ https://www.washingtonpost.com... ) น่าจะเป็นประโยชน์กับทีมงานของผมในพื้นที่ รวมถึงมิตรสหายที่กำลังใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น ZOOM , LINE , FACEBOOK , HANG OUT , GOOGLE MEET บ้างไม่มากก็น้อย รวมไปถึงการเรียนออนไลน์อยู่ที่บ้าน การ Work From Home ก็น่าจะได้หลักการบางอย่างจากข้อเขียนตรงนี้ไปเป็นแนว

..............................................................................................................................

ผมเริ่มใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์ จาก ZOOM ไปยัง LINE โปรแกรมอย่างอื่นยังไม่เคยนะครับ แต่หลักๆใช้สองโปรแกรมนี้ มีทั้งบทบาทเป็นผู้เข้าร่วม และบทบาทการเป็น HOST หรือเจ้าภาพ/เจ้าของห้อง ถ้านับรวมๆก็น่าจะประมาณสิบครั้ง ไม่ถือว่ามาก แต่คิดว่าได้มุมมองอะไรกลับมาหลายอย่าง และหลายครั้งก็เกิดคำถามครับว่า ทำไมมันดูมั่วๆ หรือเราจะทำให้การประชุมออนไลน์มันดีขึ้นอย่างไร วันนี้คิดว่าได้หลักการบางอย่าง เลยอยากจะใช้เป็นแนวทางของตัวเอง และแบ่งปันแก่ท่านอื่นๆ อาจจะไม่ใช่สูตรสำเร็จแต่ถ้าเอาไปปรับใช้ หรือบางท่านอาจจะมีเทคนิคอะไรเพิ่มเติม ก็แลกเปลี่ยนกันได้นะครับ

-------------------------------------------------------------------------------------------

ก่อนอื่น ต้องเข้าใจก่อนนะครับว่า ลักษณะและรูปแบบการประชุมออนไลน์ มักต้องใช้เวลาสั้น กระชับ จะให้เกิดประสิทธิภาพผู้เข้าร่วมต้องมีสมาธิจดจ่อ ต้องจดบันทึกโน้ตประเด็นสำคัญ จะให้ดีต้องทบทวนเนื้อหามาก่อน ไม่งั้นมานั่งฟังเฉยๆ ก็เป็นแค่ผู้สังเกตการณ์ อย่างนั้นดูย้อนหลังดีกว่าครับ ไม่ต้องมาเข้าประชุมให้ Host เสียเวลาจัดการเชิญมาให้เมื่อยตุ้ม อันนี้คนเชิญหรือคนที่เป็น HOST ต้องเลือกเชิญคนให้เป็น และคนที่ไม่ใช่ HOST จะเชิญใครเข้ามา จะเอาลิงค์ห้องคุยไปส่งไว้ในกลุ่มไหน ต้องปรึกษาและขออนุญาต HOST ก่อนนะครับ เพราะ HOST เป็นผู้อำนวยการและควบคุมดูแล (Organize) การประชุมทั้งหมด เหมือนเจ้าของบ้าน ถ้าเราจะเชิญใครมาในบ้าน เราควรต้องแจ้งเจ้าบ้าน ถ้าวิสาสะเชิญ แม้จะหวังดี แต่จะมีผลในการจัดการทั้งเวลา เนื้อหา ทรัพยากร งบประมาณครับ

ในโลกออนไลน์ การประชุมหลายครั้งถึงจะมีบรรยากาศสบายๆ แต่ก็ต้องมีวินัย มีระบบแบบแผน เพราะการอยู่หน้าจอคอมนานๆ 40 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมงสองชั่วโมงโดยไม่เบรกนี่ เอาเข้าจริงใช้พลังงานและสร้างความเหนื่อยล้าไม่น้อย

โดยหลักการ ไม่ควรเชิญผู้เข้าร่วมมากนักจนดูแลไม่ไหว ถ้าจะสนทนา อภิปรายให้ลุ่มลึกทั่วถึงในเวลาชั่วโมงสองชั่วโมงนี่ แนะนำว่า ในวง (รวม HOST ด้วย) 7-10 คนนี่ถือว่ากำลังดีครับ อย่าโลภ ชวนคนมาเยอะๆ เพราะพอคนที่เข้ามาแล้วไม่รู้จะทำอะไร ได้แต่ฟังเป็นชั่วโมง เขาก็จะหันไปทำอย่างอื่น มันจะทำลายบรรยากาศการประชุม และรบกวนสมาธิผู้เข้าร่วมคนอื่นๆไปโดยเราไม่รู้ตัว ถึงแม้ว่าเขาเหล่านั้นจะปิดกล้อง ปิดเสียง พักหน้าจอแล้วก็ตาม

คงไม่เหมาะเท่าไร ที่ผู้เข้าประชุมออนไลน์มีเป็นสิบๆคน แต่ปิดกล้องปิดเสียงไปหนึ่งในสาม เราจะรู้สึกยังไง จะรู้ได้ไงว่าคนที่ปิดกล้องปิดเสียงเหล่านั้น เขายังอยู่ไหม หรือกำลังสนใจหรือไม่ หรือทำอะไรอยู่ขณะที่ประชุมกำลังอภิปรายกันเข้มข้น

การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ไม่ควรเป็นอย่างนี้นะครับ

------------------------------------------------------------------------------------------

บริบทของการประชุมออนไลน์นั้น การประชุมออนไลน์ มักจะเป็นการเปิดหน้ากล้องวิดีโอคุยกันในสถานที่ที่แตกต่างกันออกไป หลายคนออนไลน์จากที่บ้าน ซึ่งจะมีสิ่งรบกวน ขัดจังหวะหลายอย่าง ผู้เข้าร่วมแต่ละคนต้องเข้าใจข้อจำกัดนี้ และเตรียมพร้อมอย่าให้มีสิ่งรบกวนมาก เพราะอย่าลืมว่า เมื่อใครคนหนึ่งมีสิ่งรบกวน มันจะสะท้อนในภาพและเสียงที่คนทั้งกลุ่มรับรู้รับทราบ

บางคน ประชุมออนไลน์กันอยู่ จังหวะที่ตัวเองไม่ได้พูด ก็หันไปทำกิจกรรมอื่นๆ อันนี้ ผู้เข้าประชุมคนอื่นๆก็พลอยต้องมาเห็นไปด้วย ตรงนี้แหละครับ ภาพมันดึงความสนใจออกไปจากวงประชุมโดยไม่ได้ตั้งใจ (ผมเจอบ่อย โดยเฉพาะแกนนำชุมชนหลายคนที่ไม่คล่องในการใช้เทคโนโลยี ก็จะทำโน่นนี่นั่นไปด้วยขณะประชุม อันนี้ Host หรือคณะทำงานจำเป็นต้องทำความเข้าใจกับผู้เข้าร่วม ซึ่งต้องใช้จังหวะ กาลเทศะ และวาทศิลป์ด้วยนะครับ เพราะบางทีก็เป็นเรื่องละเอียดอ่อนในการชี้แจง แต่นี่เป็นมารยาทที่จำเป็นเพราะมันกระทบกับคนทั้งวงครับ)

มีข้อควรคำนึงนะครับ เพราะในกรณีที่จะทำกิจกรรมอื่นที่ไม่ใช่การประชุมขณะออนไลน์ ถึงเราจะปิดเสียง (Mute) หรือพักหน้าจอก็ตาม (การใช้ปุ่มปิดเสียงและพักหน้าจอนานๆนั้นก็ไม่ค่อยดีนักครับ มันทำให้คนอื่นๆไม่รู้ว่าคุณยังอยู่ไหม หรือสนใจฟังในสิ่งที่คนในกลุ่มพูดกันยังไง เป็นไปได้ ควรพักหน้าจอให้น้อยที่สุดครับ คนอื่นจะได้เห็นว่าเราตั้งใจฟัง ให้เกียรติคนอื่นๆที่เขากำลังจั้งใจนำเสนอ)

ถ้ารู้ตัวว่า ไม่สามารถจะประชุมออนไลน์ได้ต่อ ควรแจ้ง Host อาจจะบอกตรงๆ หรือพิมพ์ข้อความบอกก็ได้ครับว่าจำต้องขอตัว และในส่วนคนที่เป็น HOST เองก็อาจจะสังเกตดูด้วยครับว่ามีใครที่ไม่ Concentrate หรือไม่ได้สนใจจดจ่อกับการประชุมแล้ว หรือเขากำลังง่วนกับกิจกรรมอื่นๆอยู่ ตรงนี้ HOST ก็ควรจะมีบทบาทไปสอบถาม อาจจะทางการพิมพ์ข้อความแจ้งเป็นการส่วนตัวตอนนั้นเลย เพื่อสอบทานความสมัครใจที่จะร่วมวงสนทนาต่อ ถ้าเขาไม่พร้อม Host ควรขออนุญาตให้เขาออกจากวงไปก่อนด้วยความสุภาพ ถนอมน้ำใจ ซึ่งเป็นการดีกับทุกฝ่ายมากกว่าฝืนใจประชุมไปแกนๆ

--------------------------------------------------------------------------------------------

Behind the Meeting : Family Life

ในการประชุมออนไลน์ ยิ่งในยุค Work From Home ส่วนใหญ่หนีไม่พ้นต้องประชุมออนไลน์จากที่บ้าน

ในบ้านมีสิ่งแวดล้อมหลายอย่างทั้ง คน สัตว์ สิ่งของ และในสิ่งแวดล้อมมีสัมพันธภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสัมพันธภาพระหว่างคนในครอบครัว คนในบ้านที่เราใช้เป็นพื้นที่ออนไลน์ ถ้าคนในบ้านไม่ให้ความร่วมมือกับเราในการจัดเวลา สถานที่ ที่เหมาะสมกับการประชุมออนไลน์ หรือคนในบ้านทะเลาะเบาะแว้ง ส่งเสียงหรือสิ่งรบกวนกระทบเข้ามา ต่อให้เราตั้งใจเข้าประชุมออนไลน์ยังไง ประสิทธิภาพก็ลดลงไปได้มาก

ความสัมพันธ์ ความอบอุ่นของเรากับคนในบ้าน หรือในสถานที่ที่เราใช้ออนไลน์นั้น จึงเป็นต้นทุนที่สำคัญมากๆครับ อย่ามองข้าม ต้องหมั่นใส่ใจ

ทั้งนี้รวมถึง มิติชีวิตด้านอื่นๆด้วย ไม่ว่าจะเป็น ชีวิตส่วนตัว เช่น สุขภาพ บุคลิกลักษณะ เสื้อผ้าหน้าผม ถึงจะไม่ต้องเป๊ะเหมือนไปทำงานเต็มฟอร์มมาก แต่ก็ไม่ควรจะไปรเวต หรือชุดลำลองจนเกินไป การใส่ชุดก็เหมือนแปลงร่าง ตรงนี้สมองจะถูกกระตุ้นว่า เฮ้ย เรากำลังทำงาน ไม่ใช่ไปเที่ยวนะ ชุดเสื้อผ้า บุคลิกตอนออนไลน์ก็สำคัญนะครับ มันส่งผลต่อการทำงานของสมอง และมันเป็นอวัจจนภาษาที่ส่งผลต่อการรับรู้และแปลความหมายของผู้เข้าประชุมทั้งหมด

เราสื่อสารทั้งภาพและเสียงครับ ไม่ใช่แค่คำพูด และหลายครั้งที่ภาษากายมีพลังมาก อาจจะมากกว่าภาษาคำพูดด้วยซ้ำ ถ้าเราต้องการให้คนอื่นรับสารจากเราให้ตรงจุดและหนักแน่น เราต้องใช้ทั้งวัจจนภาษาหรือภาษาพูด กับอวัจจนภาษาคือ ภาษาอื่นๆ เช่น ภาษากาย เครื่องแต่งกาย สีหน้า แววตา ท่าทาง บุคลิกภาพ เพราะฉะนั้นต้องตระหนักในสิ่งนี้ด้วย แม้ว่าจะใช้โปรแกรมประชุมออนไลน์อะไรอยู่ก็ตาม

--------------------------------------------------------------------------------------------

สุดท้ายครับ เราพบว่าผู้คนในยุคปัจจุบันมีการติดต่อสื่อสารกันอย่างกว้างขวางมากขึ้นกว่าเมื่อสิบปีก่อนมาก สะท้อนถึงความเป็นสัตว์สังคมที่เราอยู่คนเดียวไม่ได้ และเครือข่ายทางสังคมถือเป็นปัจจัยที่สำคัญมากขึ้นแบบทวีคุณ ยิ่งในยุคแห่งสงครามเชื้อโรค และพายุแห่งการเปลี่ยนแปลงแบบ VUCA World ด้วยแล้ว ผู้คนยิ่งต้องการสื่อสารถึงกันเพื่อสร้างการปรับตัวและรับมือ ตลอดจนเยียวยา ฟื้นฟู ให้กำลังใจ สร้างกลุ่มก้อนเครือข่ายใหม่ๆอย่างหลากหลาย อย่างที่ไม่เคยคิดว่าจะเป็นและทำได้มาก่อน

แน่นอนว่ามีเทคโนโลยีออกมาตอบรับความจำเป็นเช่นนี้มากมาย แต่หลักพื้นฐานในการใช้ วิธีคิด มุมมองและการให้คุณค่า รวมถึงการมีสติรู้เท่าทันในการใช้ ผู้คนกลับไม่มีเวลาพอที่จะเรียนรู้มากนัก ทั้งที่มันเป็นพื้นฐานสำคัญ เหมือนคุณไม่มีหลักคิดพื้นฐานในการขับรถ แต่จู่ๆจำต้องไปขับรถรับส่งผู้ป่วยฉุกเฉิน เราจะเห็นสถานการณ์อย่างนี้ทั่วไป ในแวดวงประชุมออนไลน์

โลกคงไม่หมุนกลับไปใช้การประชุมแบบเดิมได้เร็วนัก และใครต่อใครต่างบอกว่า มันคงต้องใช้ทั้งสองระบบนี้ทั้ง ออนไลน์ ออฟไลน์ ควบคู่กันไปอีกนาน

หลักพื้นฐานในการประชุมออนไลน์ จริยธรรมในการสื่อสาร ยิ่งเป็นสิ่งที่เราต้องตระหนักควบคู่กันไป

ทั้งหมดนี้ จะเรียกว่า “สัมมาวาจา” ก็ได้ จริงๆคำนี้ลึกซึ้งมากและใช้กับการสื่อสารได้ทุกรูปแบบ ไม่เฉพาะกับคำพูดตัวต่อตัว “สัมมาวาจา” นี้ศึกษาให้ดีๆจะพบว่าครอบคลุมทั้งหมดที่เป็นหลักการสื่อสารออนไลน์นี้เลยทีเดียว

และทั้งหลายทั้งปวงที่ผมพิมพ์นี้ จะรู้ได้ก็ต่อเมื่อท่านมีประสบการณ์กันเองนะครับ ผมก็ประมวลจากประสบการณ์ตรงรวมทั้งเรียนรู้จากแหล่งต่างๆมาเพิ่มแล้วประมวลกันเอามาฝากทุกท่าน ในวันดีๆอีกวันอย่างนี้ 

มีโอกาสก็ทักทาย แลกเปลี่ยนกันเข้ามาได้ครับ