ระบบที่ฝืนธรรมชาติมนุษย์มาก ๆ จะล้มเหลวได้ง่าย เพราะระบบนั้น ใช้พลังงานมนุษย์เป็น'อาหาร' ซึ่งเป็นความสัมพันธ์แบบ ผู้ล่า-ผู้ถูกล่า หรือ ปรสิต-เหยื่อ ระบบที่สอดคล้องมนุษย์ จะทำให้เกิด symbiosis คือโตไปด้วยกันแบบพึ่งพา

ระบบเอกสารที่ดีจึงควรจะดำเนินไปได้ด้วยตัวเองเสมือนหนึ่งระบบมีชีวิตที่ต้องอยู่ร่วมกับมนุษย์

การมีชีวิตแบบเซลล์จะเป็นแบบจำลองที่ใกล้เคียงประเด็นนี้

เซลล์ใช้ทรัพยากรจากภายนอก'คุ้ม'ในมุมมองของอุณหพลศาสตร์ (ไม่ได้พูดเรื่องคุณค่านะครับ) นั่นคือ มีต้นทุนพลังงานต่ำ สามารถนำพลังงานส่วนเกินไปใช้ในกิจกรรมที่หลากหลายได้ ทำให้ไม่ต้องอาศัยการค้ำจุนแบบทุกย่างก้าว หรือเกือบถึงขั้น สามารถดำรงอยู่ได้ด้วยตนเอง ไม่ต้องอาศัยการมาแทรกแซงทุกย่างก้าวเพื่อให้เกิดกิจกรรมในระดับเซลล์ อาศัยเพียงระบบประสานงานเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล-พลังงาน โดยของเสียจากเซลล์หนึ่ง อาจกลายไปเป็นอาหารให้อีกเซลล์หนึ่ง

แนวคิดของการให้เอกสารไหลเวียนผ่านระบบ web มีโอกาสทำคะแนนเต็มในข้อนี้ได้ ถ้าออกแบบดี เพราะข้อมูลสามารถกระจายไปยังส่วนอื่นที่เกี่ยวข้องได้ด้วยตัวมันเอง โดยข้อมูลที่เป็นของ'เหลือใ้ช้'จากเซลล์เริ่มต้น ก็อาจถูกนำไปเป็นอาหารที่'ป้อน'เข้าให้อีกเซลล์หนึ่ง

ตัวอย่างเช่น ข้อมูลผลตรวจเลือด สำหรับห้องตรวจเลือด นั่นคือจุดจบสุดทางของข้อมูล สิ่งที่มีความหมายสำหรับห้องตรวจ อาจกลายเป็น 'วันนี้ตรวจได้กี่ตัวอย่าง' หรือ 'ใช้จ่ายเท่าไหร่ต่อตัวอย่าง' โดยโซเดียมจะเป็นเท่าไหร่ แคลเซียมจะเป็นเท่าไหร่ ก็เป็นเพียงข้อมูลดิบขาออกเสมือนเป็นของเหลือใช้ที่บูดเน่าง่ายจนต้องรีบกำจัดออก (ไม่งั้นเกิดเรื่อง) แต่สำหรับผู้ปฎิบัติงานบนวอร์ด นั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการนำข้อมูลนั้นไป'บริโภค'ต่อ

ลองห้องแล็ปตรวจเลือดหน่วงข้อมูลไว้ไม่ให้ใครดูสิครับ รับรอง วงแตก เพราะข้อมูลจะกลายเป็น สารพิษ สำหรับห้องแล็ปตรวจเลือดเอง

ตัวชี้วัดชีวิตในกรณีนี้ก็คือ ถ้าใช้ความพยายามแต่น้อย แต่ใช้สอยประโยชน์ได้มาก โดยไม่ต้องใช้เวลามาดูแลประคับประคองมาก

ระบบที่ดี ต้องสามารถลดปริมาณการกรอกข้อมูล(โดยมนุษย์)ลงให้อยู่ในระดับต่ำสุดเท่าที่จะเป็นไปได้และทำได้ง่ายขึ้นเรื่อย ๆ

ดังนั้น หากสามารถดึงข้อมูลระบบอื่นมาหมุนเวียนใช้ซ้ำ ระบบข้อมูลชุดนั้น ก็เท่ากับเริ่มมีชีวิตเป็นของตัวเอง

สมมติเช่น ในห้องยาอยากสร้างระบบเตือนแพ้ยา ถ้าเป็นระบบที่ดี เมื่อเรากรอกใบสั่งของคนไข้ ระบบต้องเตือนทันทีว่าคนนี้แพ้ยา โดยต้องฝังตัวอยู่ร่วมกับระบบใบสั่งที่มีอยู่เดิม เพื่อให้ใช้ข้อมูลรวมกัน

หากเป็นระบบที่ไม่ดี หลังจากกรอกโปรแกรมใบสั่งยาเสร็จ เราต้องกรอกใบสั่งซ้ำในอีกโปรแกรมหนึ่งที่ใช้ดูข้อมูลการแพ้ยา

ระบบที่ต้องป้อนข้อมูลซ้ำแล้วซ้ำอีกเช่นนี้ จะไม่สามารถอยู่รอดได้นาน เพราะฝืนธรรมชาติของมนุษย์ เพราะมนุษย์ จะเป็นเพียง 'เหยื่อ' หรือ 'ข้าทาส' สำหรับป้อนข้อมูล ให้กับระบบเอกสารที่กินจุ ตะกละ ซึ่งอาหารของระบบก็คือ 'ชีวิตมนุษย์'

ผมเชื่อว่า ถ้าจะประเมินระดับความมีชีวิตของเอกสาร คงต้องวัดจากจำนวนรูปแบบการหมุนเวียนใช้งานใหม่ได้

เซลล์มีกลไกในการทำลายตัวเอง เอกสารที่ดี ก็ควรมีกลไกทำนองเดียวกัน เช่น อาจมีการระบุการดูแล การทำสำเนาสำรอง การปรับเปลี่ยน การระบุวันหมดอายุหรือวันทำลายทิ้ง ประวัติการแก้ไขพร้อมรายละเอียด รวมทั้งสามารถเตือนผู้เกี่ยวข้อง และสามารถเสนอตัวเองถึงผู้ที่ควรได้รับข่าวสารนั้นได้อย่างทันเวลา ในรูปแบบที่เหมาะสม

ตัวอย่าง การสืบสวนกรณีแก๊ซพิษรั่วที่โภปาล หรือกรณียานอวกาศแชลเลนเจอร์ระเบิด ล้วนมีเบาะแสชี้นำที่มีผู้บันทึกและนำเสนอขึ้นตามสายงาน แต่ระบบไม่ดีพอ ไม่สามารถกลั่นกรองให้ไปถึงผู้รับผิดชอบที่มีอำนาจตัดสินใจได้ทันเวลา นั่นคือ เกิดความล้มเหลวของระบบประสาทรับรู้ข่าวสารในระดับองค์กร

พูดแบบกำปั้นทุบดิน มีแต่การการออกแบบให้เอกสารมีชีวิต เราจึงจะได้ระบบเอกสารมีชีวิต เทคโนโลยีแม้จำเป็น แต่เทคโนโลยีเป็นของตาย แต่คนเป็นของเป็น ออกแบบไม่ดี เทคโนโลยีจะเป็นนายของคน ออกแบบดี คนจะเป็นนายของเทคโนโลยี

กลับไปจุดตั้งต้น