ชีวิตที่พอเพียง 3533. ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง : ๑. บทนำ

The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑)  เมื่อปี ๒๕๖๑   เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้    และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401

ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย    ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน    เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา    (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด  และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้   

กล่าวใหม่ว่า เอกสาร ISO 30401 นี้มุ่งหนุนให้องค์กรพัฒนาขีดความสามารถในการสร้างคุณค่าและมูลค่า (value creation) จากความรู้  ผ่านการสร้างและใช้ความรู้        

ความรู้เป็นดาบสองคม    หากใช้ในทางที่ถูก และใช้อย่างถูกต้อง ก็เป็นคุณอนันต์    แต่หากใช้ในทางที่ผิด หรือใช้ในวิธีที่ผิด ก็อาจก่อโทษมหันต์    การจัดการความรู้ก็เป็นดาบสองคมเช่นเดียวกัน    เช่นโทษมหันต์อาจเกิดจากการยึดมั่นในความรู้ที่ล้าสมัย หรือความรู้ที่ผิด    ใน ISO 30401 จึงมีคำแนะนำที่ผมนำมาตีความลงในบันทึกที่ ๓ หัวข้อ ๔.๒ ที่ระบุว่า ต้องหมั่นปรับปรุงความรู้อยู่เสมอ

การจัดการความรู้เป็นสิ่งที่ซับซ้อน ไม่ได้มีนิยามเดียว  และไม่มีรูปแบบตายตัว    เป็นครั้งแรกที่ ISO เข้าไปพัฒนามาตรฐานของการจัดการความรู้เป็นมาตรฐานโลก   เพื่อลดความสับสนหรือความเข้าใจผิดเรื่องการจัดการความรู้    รวมทั้งแนะนำเรื่องอุปสรรคต่อการจัดการความรู้   

เป้าหมายของมาตรฐาน ISO 30401

เอกสาร ISO 30401 นี้ มีเป้าหมายหลัก ๒ ประการคือ  (๑) เสนอแนวทางจัดการความรู้แก่องค์กรที่ต้องการใช้ความรู้ให้เกิดผลอย่างเหมาะสม หรือพอเหมาะ    และ (๒) เป็นแนวทางแก่องค์กรที่ทำหน้าที่ตรวจสอบ รับรอง ประเมิน และสร้างการยอมรับ องค์กรที่มีขีดความสามารถสูงด้านการจัดการความรู้    เป็นการเสนอหลักการและแนวทางกว้างๆ ยืดหยุ่น    ให้สามารถนำไปปรับใช้ได้ในองค์กรทุกรูปแบบ     

นิยาม

การจัดการความรู้เป็นสาขาหนึ่งของการจัดการ ที่เน้นวิธีการที่องค์กรสร้างและใช้ความรู้    การจัดการความรู้ไม่ได้มีนิยามเดียว  และไม่เคยมีการจัดทำมาตรฐานโลกว่าด้วยการจัดการความรู้มาก่อน     กล่าวใหม่ได้ว่า ISO 30401 เป็นมาตรฐานโลกชิ้นแรก ว่าด้วยการจัดการความรู้   

ในโลกนี้มีมายาของการจัดการความรู้ ที่ดำรงอยู่อย่างแพร่หลาย ๓ ประการคือ  (๑) ตัวขัดขวาง  (๒) ความสับสน  และ (๓) ความเข้าใจผิด    มาตรฐาน ISO 30401 จะช่วยขจัดมายาทั้งสาม    ดังจะกล่าวถึงต่อไป    

การจัดการความรู้ต้องบูรณาการเป็นเนื้อเดียวกันกับกิจกรรมหรือธุรกรรมทุกด้านขององค์กร   

ความสำคัญของการจัดการความรู้

เอกสาร ISO 30401 เน้นความสำคัญ ๗ ประการคือ

• เพื่อสร้างผลงานที่ทรงคุณค่า จากการใช้ความรู้    มีการใช้ความรู้เป็นพลังหลักต่อการสร้างความแตกต่างขององค์กร ในด้านประสิทธิผล    และเพิ่มความร่วมมือ และขีดความสามารถในการแข่งขัน
• ยุคนี้เป็นยุคของการทำงานด้วยความรู้  หรือยุคเศรษฐกิจฐานความรู้    ซึ่งหมายความว่าความรู้เป็นปัจจัย หรือทรัพย์สินสำคัญที่สุดต่อการสร้างความมั่งคั่ง    โดยความรู้มีบทบาทต่อ  (๑) การตัดสินใจที่ถูกต้อง  (๒) ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน  (๓) ความคล่องแคล่วในการปรับตัว  (๔) ความสามารถในการแข่งขัน  และ (๕) การที่ตัวความรู้เองเป็นผลิตภัณฑ์หรือสินทรัพย์ขององค์กร
• เมื่อเพิ่มโอกาสเข้าถึงความรู้ ให้แก่พนักงาน  จะมีผลต่อการพัฒนาบุคลากร ผ่านการเรียนรู้  การปฏิบัติ  และการแลกเปลี่ยน
• ในยุคปัจจุบัน ต้องการการเรียนรู้ที่เร็ว และตรงเป้าหมายความต้องการขององค์กร    จึงต้องมีกระบวนการสร้าง  สังเคราะห์  ปรับปรุง  จัดเก็บ  ใช้ และใช้ซ้ำความรู้  ที่ทรงพลังและรวดเร็วกว่าอัตราการเปลี่ยนแปลง    ที่สำคัญคือ ช่วยให้เกิดความเห็นแจ้ง (insight) ต่อสภาพในอนาคตขององค์กร
• องค์กรที่มีหน่วยงานย่อยอยู่ในต่างพื้นที่ ที่ทำงานเดียวกัน ผลิตผลิตภัณฑ์หรือให้บริการแบบเดียวกัน  มีข้อได้เปรียบในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้ามแดน 
• พฤติกรรมของคนทำงานในยุคปัจจุบัน ที่คนเปลี่ยนงานบ่อย ส่งผลให้ต้องการการดำเนินการจัดการความรู้    นอกจากนั้นพฤติกรรมการทำงานแบบไซโล ขาดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ความรู้สำคัญจากพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญ   มีความเสี่ยงที่ความรู้สำคัญจะสูญหายไปจากองค์กร 
• การจัดการความรู้ที่ดำเนินการอย่างได้ผล จะมีส่วนสนับสนุนความร่วมมือระหว่างองค์กร เพื่อบรรลุเป้าหมายที่ทรงคุณค่าร่วมกัน  

ความสำคัญประการสุดท้ายนี้ สำหรับประเทศไทยเห็นได้ชัดเจนจากคุณค่าของ HPON ซึ่ง สคส. จัดร่วมกับองค์กรภาคี มาแล้ว ๕ ครั้ง (๒)

หลักการพื้นฐานของการจัดการความรู้

เอกสารระบุ ๘ ประการคือ

• ธรรมชาติของความรู้   เป็นสิ่งที่จับต้องไม่ได้ ซับซ้อน และสร้างโดยคน
• คุณค่า    ความรู้เป็นแหล่งคุณค่าหลักสำหรับองค์กร ในการบรรลุเป้าประสงค์   คุณค่าที่จับต้องได้อยู่ที่การทำประโยชน์แก่องค์กร ในด้าน เป้าหมายที่ทรงคุณค่า วิสัยทัศน์ เป้าประสงค์ นโยบาย กระบวนการทำงาน และการบรรลุผล    การจัดการความรู้เป็นกระบวนการทำให้ความรู้ออกฤทธิ์เพื่อผลดังกล่าว
• โฟกัส   การจัดการความรู้ต้องพุ่งเป้าที่เป้าประสงค์ ยุทธศาสตร์ และความต้องการ ขององค์กร
• ความสามารถในการปรับตัว    การจัดการความรู้ไม่ได้มีรูปแบบมาตรฐานเดียว ที่เหมาะต่อทุกองค์กร    แต่ละองค์กรต้องพัฒนารูปแบบที่เหมาะต่อการใช้งานภายในองค์กร
• มีความเข้าใจร่วมกัน    ปัจเจกบุคคลแต่ละคนตีความหรือเข้าใจเรื่อราวต่างๆ แตกต่างกัน    การจัดการความรู้ช่วยให้มีการแชร์ความเข้าใจเหล่านั้น ผ่านการจัดการให้คนมีปฏิสัมพันธ์กัน
• สภาพแวดล้อม    การจัดการความรู้ไม่ได้เน้นการจัดการที่ความรู้โดยตรง    แต่เน้นจัดการสภาพแวดล้อมในการทำงาน ให้เอื้อต่อการหมุนวงจรชีวิตของความรู้ (knowledge lifecycle)
• วัฒนธรรม    วัฒนธรรมเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการจัดการความรู้
• วนซ้ำ (iterative)   การจัดการความรู้ดำเนินการเป็นวงจร  มีวงจรเรียนรู้ และวงจรป้อนกลับ      

รูปแบบของการจัดการความรู้ที่หลากหลาย

เอกสารให้รายละอียดของรูปแบบและสถานภาพ (state) ของการจัดการความรู้ที่แตกต่างหลากหลายใน Annex A   ซึ่งสรุปได้ว่า ความรู้มีหลายชนิด (type) และหลายรูปแบบ (form)    เป็น continuum ตั้งแต่ ความรู้ที่จัดเขียนหรือทำเป็นสัญลักษณ์ (codify) ได้ชัดเจน    ไปจนถึงความรู้ที่ไม่สามารถเขียนออกมาได้  โดยอยู่ในรูปของประสบการณ์ในตัวคน หรืออยู่ในการกระทำ (action-based knowledge)   โดยในบางกรณีผู้มีความรู้อาจไม่รู้ตัวว่าตนมีความรู้นั้นๆ    และผมขอเพิ่มเติมว่า ความรู้ในมิติที่ลึกอาจอยู่ในปฏิสัมพันธ์ระหว่างคน    หรือภายในวัฒนธรรมองค์กร    ความรู้เหล่านี้สามารถเปลี่ยนรูปแบบได้ และไหลเวียนได้    และเป็นเป้าหมายของการจัดการความรู้   ที่มุ่งส่งเสริมการเปลี่ยนรูปแบบและสถานภาพของความรู้เพื่อสร้างคุณค่า (และมูลค่า) แก่องค์กร     

เอกสารให้ข้อสรุปเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการความรู้ กับสาขาการจัดการที่ใก, ล้เคียงกันใน Annex B   ซึ่งประกอบด้วย information management; data management; business intelligence; customer relationship management; learning, organizational development and training; organizational learning; human resource development; innovation management; risk management; quality management    โดยที่ส่วนใหญ่เป็นการจัดการ “สินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้” (intangible assets) เช่นเดียวกันกับการจัดการความรู้  

สรุป

เอกสาร ISO 30401 นี้ ระบุองค์ประกอบสำคัญของการจัดการความรู้ขององค์กร    ภายใต้หลักการว่า แต่ละองค์กรต้องคิดระบบและวิธีดำเนินการเอาเองให้เหมาะสมต่อเป้าหมายและบริบทขององค์กร    เอกสารนี้มุ่งระบุอย่างยืดหยุ่น   เปิดช่องให้องค์กรนำไปใช้อย่างคล้องจองกับความต้องการขององค์กร       

วิจารณ์ พานิช

๗ กันยายน ๒๕๖๒