งานมหกรรม KM แห่งชาติครั้งที่ 3 ที่เพิ่งจบไป ทำให้ผมดีใจเป็นอย่างยิ่ง ...ดีใจที่งานนี้สามารถ จุดไฟ ในใจให้กับบางท่านได้ ...ทำให้บางท่านเกิด แรงบันดาลใจในเรื่อง KM ....ไม่ยอม ซังกะตาย ทำ KM ไปวันๆ เหมือนที่ผ่านมา ....มีหลายหน่วยงานติดต่อผมเรื่องการจัดอบรม KM ...ผมเห็นว่าเป็นความต้องการที่คล้ายๆ กันสำหรับหลายท่าน ....จึงขอถือโอกาสนี้สื่อสารกับท่านทั้งหลาย ดังนี้:

ตัวอย่างอีเมล์แสดงความประสงค์ :

เรียน อาจารย์ ดร.ประพนธ์

        อยากทำโครงการประชุม/อบรม เกี่ยวกับ KM ในหน่วยงานค่ะ เนื่องจากเห็นงาน KM ของกรมอื่น ก้าวหน้าไปแล้ว อยากให้ของหน่วยงานก้าวทันบ้าง.. ที่ทำอยู่นั้นเริ่มจากต้องทำตามเกณฑ์ ก.พ.ร. ซึ่งผู้นำบอกว่าต้องให้มี

         1) คำสั่งตั้งคณะทำงาน

        2) แผนการจัดการความรู้  (แผนพัฒนาคน  พัฒนานามานุกรม  และแผนพัฒนาศูนย์ความรู้)

        3) ทำตามแผน คือ แจกแบบฟอร์ม Portfolio ให้กรอกแล้วรวบรวมมาสรุปส่ง ก.พ.ร.  มีการจัดมุมหนังสือ/ห้องสมุด (ส่วนมากกลายเป็นสุสานหนังสือ)  และสุดท้าย

        4) ส่งรายงาน ก.พ.ร.

         ต้องยอมรับเลยว่าตอนนั้นทำโดยไม่ค่อยรู้เรื่องเท่าไหร่ รู้แต่ว่าถ้าทำตามนั้น จะผ่านการประเมิน...ทุกวันนี้บุคลากรส่วนใหญ่ก็ยังไม่ค่อยจะรู้เรื่อง KM และไม่เกิดการมีส่วนร่วม

        หลังจากได้เข้าร่วมงานมหกรรมการจัดการความรู้ครั้งที่ 3 จึงเกิดความอยากที่จะผลักดัน KM ให้เดินหน้าไปสู่จุดมุ่งหมายได้ โดยคิดจะจัดประชุม/อบรมเจ้าหน้าที่  โดยจะเชิญอาจารย์เป็นวิทยากร

        จึงใคร่ขอวันว่างจากอาจารย์ เพื่อที่จะจัดประชุม/อบรม และขอคำแนะนำด้วยว่าการจัดประชุม ควรใช้เวลากี่วัน  และหากมี workshop ด้วยควรกำหนดกลุ่มเป้าหมายอย่างไรคะ

ขอบคุณค่ะ 

คำตอบ (แบบครอบจักรวาล) สำหรับท่านที่ต้องการจะจัดอบรม :

การที่จะผลักดัน KM ให้เดินหน้าไปสู่จุดมุ่งหมายได้นั้น สิ่งที่สำคัญอันดับแรกก็คือการทำความเข้าใจ และการสร้างแรงบันดาลใจในเรื่อง KM ให้เกิดขึ้นในกลุ่มคนที่มีหน้าที่ ส่งเสริม/สนับสนุน เรื่อง KM ในหน่วยงาน (ซึ่งน่าจะหมายถึงบรรดาผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งของ KM Team และ ผู้บริหารที่ต้องรับผิดชอบเรื่อง KM หรือที่เรียกว่า “CKO”) ถ้าคนกลุ่มนี้ ยังไม่มีความเข้าใจ หรือเรื่อง KM “ยังไม่เข้าไปในใจ ของคนกลุ่มนี้แล้ว โอกาสที่จะ ขับเคลื่อน เรื่อง KM ภายในหน่วยงานคงจะเป็นไปได้ยาก

มีบ้างเหมือนกันที่บางหน่วยงานใช้วิธีการแบบ “Bottom-up” ก็ให้เริ่มต้นทำความเข้าใจจากระดับล่าง จากจุดปฏิบัติงาน (คุณกิจ) คือเน้นไปสอนคุณกิจให้เข้าใจเครื่องมือที่เรียกว่า KM นี้ เพื่อที่จะได้ใช้ ขับเคลื่อน งานที่ทำอยู่ ภายใต้แนวความคิดที่ว่า เมื่อคุณกิจได้นำ KM ไปใช้ในงานแล้ว อาจจะ ติดใจ แล้วนำไป ขยายผลต่อ

แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมพบว่าการทำ KM ในช่วงแรกๆ นั้นถือว่าเป็นช่วงที่สำคัญและยากที่สุดก็ว่าได้ ในหลายๆ ที่ช่วงเริ่มต้นนี้กลายเป็นการเปิด สมรภูมิทางความคิด ส่วนเรื่องที่ว่าอาจจะทำให้คุณกิจ ติดใจ จนถึงขั้นนำไป ขยายผล นั้น ผมมองว่าน่าจะเป็น ความฝัน มากกว่าที่จะเป็น ความจริง เพราะการเริ่มต้นในช่วงแรกๆ นี้เป็นช่วงที่ต้องมีคนคอยสอดส่องดูแล เข้ามาช่วยเหลือ หนุนเสริม ให้กำลังใจ จึงจะทำให้กระบวนการ KM นี้ขับเคลื่อนต่อไปได้ และถ้าทำต่อไปเรื่อยๆ จนเป็นนิสัย ก็จะเกิดเป็นวัฒนธรรมใหม่ในองค์กร แต่ทั้งนี้ผมเชื่อว่าจำเป็นจะต้องมีคนคอยช่วยส่งเสริม สนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เพราะเรื่อง KM เป็นเรื่องของการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)

สำหรับผมแล้วการจัด Workshop 2-3 วัน เพื่อเรียนรู้เรื่อง KM นั้น ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญ  เพราะมันเป็นโอกาสที่จะได้เรียนรู้ผ่านการทดลองทำจริง (Learning by Doing) สิ่งที่สำคัญก็คือ ผู้จัดจะต้องเตรียมการเป็นอย่างดี เป็นการจัดที่ พิถีพิถัน และจะต้อง เลือกสรร ผู้ที่มาเข้าร่วมให้ตรงกับ เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ ของการทำ Workshop ที่ผ่านมาผมพบว่าหน่วยราชการหลายแห่งยังคงติดวิธีคิดแบบดั่งเดิม เช่น การเชิญผู้เข้าร่วมก็เป็นการเชิญแบบ เหวี่ยงแห เช่น เชิญกรรมการ KM ทั้งคณะ ไม่ได้เจาะจง ไม่ได้เน้นตัวบุคคล บางคนที่มาไม่ได้ ก็มอบหมายให้ผู้อื่นมาแทน คนหลายคนที่มาบางทีก็ยังไม่รู้เหมือนกันว่ามาทำไม? ...เพราะเหตุใดจึงถูกเชิญ ....แค่ตัวอย่างเล็กๆแค่นี้ ก็คงจะบอกได้แล้วว่าเป็นการเริ่มต้นที่มาผิดทาง

เรื่องผู้เข้าร่วม Workshop นั้น หลายครั้งผมมักจะเสนอว่าน่าจะเชิญผู้ที่รับผิดชอบผลักดันเรื่อง KM นี้โดยตรง และถ้าจะให้ดีควรจะมีผู้บริหารหน่วยงานย่อย เข้ามาร่วมวงด้วย เพราะในที่สุดแล้วเรื่อง KM นี้ ต้องแทรกอยู่ในหน่วยต่างๆ หน่วยงานกลาง มีหน้าที่เพียงแค่ส่งเสริม เชื่อมโยง เท่านั้น องค์กรใดที่หน่วยงานกลาง (ที่ตั้งขึ้นมาใหม่เพื่อให้รับผิดชอบเรื่อง KM) ต้องรับเรื่อง KM ไว้ เต็มๆ แต่เพียงผู้เดียว ....บอกได้ทันทีครับว่าโอกาสที่จะล้มเหลวนั้นสูงมาก เพราะหน่วยงานอื่นจะมองว่าเป็นความรับผิดชอบของหน่วย KM จะไม่เข้าใจว่า KM เป็นเรื่องที่ผูกติดอยู่กับงานที่ทุกๆ คนทำอยู่

อีกสิ่งหนึ่งที่ผมได้เรียนรู้จากการเชิญบรรดาหัวหน้าหน่วยงานให้มาเข้าร่วม Workshop ก็คือ ท่านผู้บริหารเหล่านี้ไม่ค่อยมีเวลาครับ ผลสุดท้ายก็คือให้ผู้อื่นมาเข้าแทน เรื่องนี้ผู้ที่จัด Workshop ต้อง หนักแน่น นะครับ จะต้องไม่ยอมให้เข้าแทนกัน เพราะเรื่องการขับเคลื่อน KM เป็นเรื่องการใช้ภาวะผู้นำ (Leadership)ภาวะผู้นำเป็นสิ่งที่ส่งผ่าน หรือให้มาทำแทนกันไม่ได้ครับ นอกจากบรรดาผู้บริหารหน่วยงาน (ย่อย) และผู้บริหารสูงสุด (CEO หรือ CKO) แล้ว คนอีกกลุ่มหนึ่งที่ควรเข้าร่วม Workshop แรกนี้ก็คือผู้ที่หน่วยงานเห็นว่ามีศักยภาพที่พอจะเป็น “Change Agent” คือทำหน้าที่เป็น  กลไก ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในหน่วยงานได้ คนกลุ่มนี้ถือว่ามีความสำคัญเพราะสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เป็นวงกว้างออกไปได้

บางท่านอาจจะสงสัยว่าทำไมไม่ใช้ Workshop แรกนี้ในการฝึก คุณอำนวย ....ก็อย่างที่พูดไว้แหละครับว่า ถ้าวัตถุประสงค์ของ Workshop นี้ เน้นไปที่ การขับเคลื่อน KM” ผมว่าต้องจับ กลุ่มแกนนำ ให้ได้ก่อนเป็นอันดับแรก ....ซึ่งในกลุ่มแกนนำนี้ บางทีก็ประกอบไปด้วยคนที่หลากหลายครับ คือมีทั้งคุณเอื้อ คุณอำนวย และคุณกิจ เพราะฉะนั้นในตอนที่ตั้ง หัวปลา หรือ Knowledge Vision (ประเด็นหรือหัวข้อที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน) จะต้องระวังให้ดี ต้องตั้งหัวข้อที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับผู้ที่เข้าร่วมกระบวนการ เช่น ในวงที่เป็น "คุณกิจ" หัวข้อก็ต้องเกี่ยวกับเรื่องงาน และควรจะต้องเป็นเรื่องที่มีความสนใจร่วมกัน หรือถ้าเป็นกลุ่ม "คุณอำนวย" ก็ต้องตั้งหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการเรียนรู้ หรือถ้าเป็นกลุ่ม "คุณเอื้อ" ก็คงต้องเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหาร เป็นต้น

ดังนั้นคำแนะนำของผมในเรื่องการจัด Workshop นี้ ก็คือ... จะต้องตอบให้ได้ก่อนว่า "เป้าหมาย/วัตถุประสงค์" ของการจัด Workshop ครั้งนี้คืออะไร? ต้องการใช้ ขับเคลื่อน KM” หรือว่าต้องการใช้ Train คุณอำนวย หรือว่าต้องการสอนการใช้เครื่องมือเพื่อให้คุณกิจเอาไปใช้เคลื่อนงาน ....เมื่อเป้าหมายชัด ก็จะสามารถกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่จะให้เข้าร่วม Workshop ได้โดยไม่พลาดเป้า เรียกได้ว่ามีกลุ่มเป้าหมาย (Target Group) ที่ชัดเจน... และเมื่อรู้ว่าจะมีใครบ้างที่เข้า Workshop ก็จะสามารถกำหนด "หัวข้อ" ที่จะใช้ ทดลอง แลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ในแต่ละกลุ่มได้อย่างสมจริง

ที่ผมพูดมาทั้งหมดนี้ถือว่าเป็นส่วนเสี้ยวหนึ่งของ การจัดการความรู้ หรือ KM ครับ จะเห็นได้ว่า KM เป็นเรื่องที่ต้องอาศัย "การจัดการ" ที่ค่อนข้างจะปราณีต ....พวกเรามักจะติดอยู่กับคำว่า การจัดการ ในลักษณะที่ แข็ง และ ตายตัว เกินไป เช่น พอได้ยินคำว่า การจัดการ ก็นึกถึงแต่ "การทำแผน การตั้งงบฯ และ การฝึกอบรม"... เราคงต้องช่วยกันปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์ เรื่องการจัดการนี้ใหม่ เพื่อให้การทำ KM นั้น สำเร็จ ได้อย่างที่ตั้งใจไม่ใช่แค่ทำได้ เสร็จ คือผ่านการประเมินอย่างที่ผ่านมา โปรดอย่าลืมว่าการที่ ได้ทำ KM” กับการ ทำ KM ได้ นั้น มันแตกต่างกันค่อนข้างมากครับ !!