สิ่งที่จำเป็นสำหรับการจัดอบรม KM
งานมหกรรม KM แห่งชาติครั้งที่ 3 ที่เพิ่งจบไป ทำให้ผมดีใจเป็นอย่างยิ่ง ...ดีใจที่งานนี้สามารถ “จุดไฟ” ในใจให้กับบางท่านได้ ...ทำให้บางท่านเกิด “แรงบันดาลใจ” ในเรื่อง KM ....ไม่ยอม “ซังกะตาย” ทำ KM ไปวันๆ เหมือนที่ผ่านมา ....มีหลายหน่วยงานติดต่อผมเรื่องการจัดอบรม KM ...ผมเห็นว่าเป็นความต้องการที่คล้ายๆ กันสำหรับหลายท่าน ....จึงขอถือโอกาสนี้สื่อสารกับท่านทั้งหลาย ดังนี้:
ตัวอย่างอีเมล์แสดงความประสงค์:
เรียน อาจารย์ ดร.ประพนธ์
อยากทำโครงการประชุม/อบรม เกี่ยวกับ KM ในหน่วยงานค่ะ เนื่องจากเห็นงาน KM ของกรมอื่น ก้าวหน้าไปแล้ว อยากให้ของหน่วยงานก้าวทันบ้าง.. ที่ทำอยู่นั้นเริ่มจากต้องทำตามเกณฑ์ ก.พ.ร. ซึ่งผู้นำบอกว่าต้องให้มี
1) คำสั่งตั้งคณะทำงาน
2) แผนการจัดการความรู้ (แผนพัฒนาคน พัฒนานามานุกรม และแผนพัฒนาศูนย์ความรู้)
3) ทำตามแผน คือ แจกแบบฟอร์ม Portfolio ให้กรอกแล้วรวบรวมมาสรุปส่ง ก.พ.ร. มีการจัดมุมหนังสือ/ห้องสมุด (ส่วนมากกลายเป็นสุสานหนังสือ) และสุดท้าย
4) ส่งรายงาน ก.พ.ร.
ต้องยอมรับเลยว่าตอนนั้นทำโดยไม่ค่อยรู้เรื่องเท่าไหร่ รู้แต่ว่าถ้าทำตามนั้น จะผ่านการประเมิน...ทุกวันนี้บุคลากรส่วนใหญ่ก็ยังไม่ค่อยจะรู้เรื่อง KM และไม่เกิดการมีส่วนร่วม
หลังจากได้เข้าร่วมงานมหกรรมการจัดการความรู้ครั้งที่ 3 จึงเกิดความอยากที่จะผลักดัน KM ให้เดินหน้าไปสู่จุดมุ่งหมายได้ โดยคิดจะจัดประชุม/อบรมเจ้าหน้าที่ โดยจะเชิญอาจารย์เป็นวิทยากร
จึงใคร่ขอวันว่างจากอาจารย์ เพื่อที่จะจัดประชุม/อบรม และขอคำแนะนำด้วยว่าการจัดประชุม ควรใช้เวลากี่วัน และหากมี workshop ด้วยควรกำหนดกลุ่มเป้าหมายอย่างไรคะ
ขอบคุณค่ะ
คำตอบ (แบบครอบจักรวาล) สำหรับท่านที่ต้องการจะจัดอบรม:
การที่จะผลักดัน KM ให้เดินหน้าไปสู่จุดมุ่งหมายได้นั้น สิ่งที่สำคัญอันดับแรกก็คือการทำความเข้าใจ และการสร้างแรงบันดาลใจในเรื่อง KM ให้เกิดขึ้นในกลุ่มคนที่มีหน้าที่ “ส่งเสริม/สนับสนุน” เรื่อง KM ในหน่วยงาน (ซึ่งน่าจะหมายถึงบรรดาผู้ที่เป็นส่วนหนึ่งของ KM Team และ ผู้บริหารที่ต้องรับผิดชอบเรื่อง KM หรือที่เรียกว่า “CKO”) ถ้าคนกลุ่มนี้ “ยังไม่มีความเข้าใจ” หรือเรื่อง KM “ยังไม่เข้าไปในใจ” ของคนกลุ่มนี้แล้ว โอกาสที่จะ “ขับเคลื่อน” เรื่อง KM ภายในหน่วยงานคงจะเป็นไปได้ยาก
มีบ้างเหมือนกันที่บางหน่วยงานใช้วิธีการแบบ “Bottom-up” ก็ให้เริ่มต้นทำความเข้าใจจากระดับล่าง จากจุดปฏิบัติงาน (“คุณกิจ”) คือเน้นไปสอนคุณกิจให้เข้าใจเครื่องมือที่เรียกว่า KM นี้ เพื่อที่จะได้ใช้ “ขับเคลื่อน” งานที่ทำอยู่ ภายใต้แนวความคิดที่ว่า เมื่อคุณกิจได้นำ KM ไปใช้ในงานแล้ว อาจจะ “ติดใจ” แล้วนำไป “ขยายผลต่อ”
แต่จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ผมพบว่าการทำ KM ในช่วงแรกๆ นั้นถือว่าเป็นช่วงที่สำคัญและยากที่สุดก็ว่าได้ ในหลายๆ ที่ช่วงเริ่มต้นนี้กลายเป็นการเปิด “สมรภูมิทางความคิด” ส่วนเรื่องที่ว่าอาจจะทำให้คุณกิจ “ติดใจ” จนถึงขั้นนำไป “ขยายผล” นั้น ผมมองว่าน่าจะเป็น “ความฝัน” มากกว่าที่จะเป็น “ความจริง” เพราะการเริ่มต้นในช่วงแรกๆ นี้เป็นช่วงที่ต้องมีคนคอยสอดส่องดูแล เข้ามาช่วยเหลือ หนุนเสริม ให้กำลังใจ จึงจะทำให้กระบวนการ KM นี้ขับเคลื่อนต่อไปได้ และถ้าทำต่อไปเรื่อยๆ จนเป็นนิสัย ก็จะเกิดเป็นวัฒนธรรมใหม่ในองค์กร แต่ทั้งนี้ผมเชื่อว่าจำเป็นจะต้องมีคนคอยช่วยส่งเสริม สนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เพราะเรื่อง KM เป็นเรื่องของการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
สำหรับผมแล้วการจัด Workshop 2-3 วัน เพื่อเรียนรู้เรื่อง KM นั้น ถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะมันเป็นโอกาสที่จะได้เรียนรู้ผ่านการทดลองทำจริง (Learning by Doing) สิ่งที่สำคัญก็คือ ผู้จัดจะต้องเตรียมการเป็นอย่างดี เป็นการจัดที่ “พิถีพิถัน” และจะต้อง “เลือกสรร” ผู้ที่มาเข้าร่วมให้ตรงกับ “เป้าหมาย/วัตถุประสงค์” ของการทำ Workshop ที่ผ่านมาผมพบว่าหน่วยราชการหลายแห่งยังคงติดวิธีคิดแบบดั่งเดิม เช่น การเชิญผู้เข้าร่วมก็เป็นการเชิญแบบ “เหวี่ยงแห” เช่น เชิญกรรมการ KM ทั้งคณะ ไม่ได้เจาะจง ไม่ได้เน้นตัวบุคคล บางคนที่มาไม่ได้ ก็มอบหมายให้ผู้อื่นมาแทน คนหลายคนที่มาบางทีก็ยังไม่รู้เหมือนกันว่ามาทำไม? ...เพราะเหตุใดจึงถูกเชิญ ....แค่ตัวอย่างเล็กๆแค่นี้ ก็คงจะบอกได้แล้วว่าเป็นการเริ่มต้นที่มาผิดทาง
เรื่องผู้เข้าร่วม Workshop นั้น หลายครั้งผมมักจะเสนอว่าน่าจะเชิญผู้ที่รับผิดชอบผลักดันเรื่อง KM นี้โดยตรง และถ้าจะให้ดีควรจะมีผู้บริหารหน่วยงานย่อย เข้ามาร่วมวงด้วย เพราะในที่สุดแล้วเรื่อง KM นี้ ต้องแทรกอยู่ในหน่วยต่างๆ “หน่วยงานกลาง” มีหน้าที่เพียงแค่ส่งเสริม เชื่อมโยง เท่านั้น องค์กรใดที่หน่วยงานกลาง (ที่ตั้งขึ้นมาใหม่เพื่อให้รับผิดชอบเรื่อง KM) ต้องรับเรื่อง KM ไว้ “เต็มๆ” แต่เพียงผู้เดียว ....บอกได้ทันทีครับว่าโอกาสที่จะล้มเหลวนั้นสูงมาก เพราะหน่วยงานอื่นจะมองว่าเป็นความรับผิดชอบของหน่วย KM จะไม่เข้าใจว่า KM เป็นเรื่องที่ผูกติดอยู่กับงานที่ทุกๆ คนทำอยู่
อีกสิ่งหนึ่งที่ผมได้เรียนรู้จากการเชิญบรรดาหัวหน้าหน่วยงานให้มาเข้าร่วม Workshop ก็คือ ท่านผู้บริหารเหล่านี้ไม่ค่อยมีเวลาครับ ผลสุดท้ายก็คือให้ผู้อื่นมาเข้าแทน เรื่องนี้ผู้ที่จัด Workshop ต้อง “หนักแน่น” นะครับ จะต้องไม่ยอมให้เข้าแทนกัน เพราะเรื่องการขับเคลื่อน KM เป็นเรื่องการใช้ภาวะผู้นำ (Leadership)ภาวะผู้นำเป็นสิ่งที่ส่งผ่าน หรือให้มาทำแทนกันไม่ได้ครับ นอกจากบรรดาผู้บริหารหน่วยงาน (ย่อย) และผู้บริหารสูงสุด (CEO หรือ CKO) แล้ว คนอีกกลุ่มหนึ่งที่ควรเข้าร่วม Workshop แรกนี้ก็คือผู้ที่หน่วยงานเห็นว่ามีศักยภาพที่พอจะเป็น “Change Agent” คือทำหน้าที่เป็น “กลไก” ที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในหน่วยงานได้ คนกลุ่มนี้ถือว่ามีความสำคัญเพราะสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เป็นวงกว้างออกไปได้
บางท่านอาจจะสงสัยว่าทำไมไม่ใช้ Workshop แรกนี้ในการฝึก “คุณอำนวย” ....ก็อย่างที่พูดไว้แหละครับว่า ถ้าวัตถุประสงค์ของ Workshop นี้ เน้นไปที่ “การขับเคลื่อน KM” ผมว่าต้องจับ “กลุ่มแกนนำ” ให้ได้ก่อนเป็นอันดับแรก ....ซึ่งในกลุ่มแกนนำนี้ บางทีก็ประกอบไปด้วยคนที่หลากหลายครับ คือมีทั้งคุณเอื้อ คุณอำนวย และคุณกิจ เพราะฉะนั้นในตอนที่ตั้ง “หัวปลา” หรือ Knowledge Vision (ประเด็นหรือหัวข้อที่จะแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน) จะต้องระวังให้ดี ต้องตั้งหัวข้อที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับผู้ที่เข้าร่วมกระบวนการ เช่น ในวงที่เป็น "คุณกิจ" หัวข้อก็ต้องเกี่ยวกับเรื่องงาน และควรจะต้องเป็นเรื่องที่มีความสนใจร่วมกัน หรือถ้าเป็นกลุ่ม "คุณอำนวย" ก็ต้องตั้งหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมการเรียนรู้ หรือถ้าเป็นกลุ่ม "คุณเอื้อ" ก็คงต้องเป็นประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหาร เป็นต้น
ดังนั้นคำแนะนำของผมในเรื่องการจัด Workshop นี้ ก็คือ... จะต้องตอบให้ได้ก่อนว่า "เป้าหมาย/วัตถุประสงค์" ของการจัด Workshop ครั้งนี้คืออะไร? ต้องการใช้ “ขับเคลื่อน KM” หรือว่าต้องการใช้ Train คุณอำนวย หรือว่าต้องการสอนการใช้เครื่องมือเพื่อให้คุณกิจเอาไปใช้เคลื่อนงาน ....เมื่อเป้าหมายชัด ก็จะสามารถกำหนดกลุ่มเป้าหมายที่จะให้เข้าร่วม Workshop ได้โดยไม่พลาดเป้า เรียกได้ว่ามีกลุ่มเป้าหมาย (Target Group) ที่ชัดเจน... และเมื่อรู้ว่าจะมีใครบ้างที่เข้า Workshop ก็จะสามารถกำหนด "หัวข้อ" ที่จะใช้ “ทดลอง” แลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ในแต่ละกลุ่มได้อย่างสมจริง
ที่ผมพูดมาทั้งหมดนี้ถือว่าเป็นส่วนเสี้ยวหนึ่งของ “การจัดการความรู้” หรือ KM ครับ จะเห็นได้ว่า KM เป็นเรื่องที่ต้องอาศัย "การจัดการ" ที่ค่อนข้างจะปราณีต ....พวกเรามักจะติดอยู่กับคำว่า “การจัดการ” ในลักษณะที่ “แข็ง” และ “ตายตัว” เกินไป เช่น พอได้ยินคำว่า “การจัดการ” ก็นึกถึงแต่ "การทำแผน การตั้งงบฯ และ การฝึกอบรม"... เราคงต้องช่วยกันปรับเปลี่ยน “กระบวนทัศน์” เรื่องการจัดการนี้ใหม่ เพื่อให้การทำ KM นั้น “สำเร็จ” ได้อย่างที่ตั้งใจไม่ใช่แค่ทำได้ “เสร็จ” คือผ่านการประเมินอย่างที่ผ่านมา โปรดอย่าลืมว่าการที่ “ได้ทำ KM” กับการ “ทำ KM ได้” นั้น มันแตกต่างกันค่อนข้างมากครับ !!
ความเห็น (17)
อรุณสวัสดิ์ค่ะ อ.ดร.ประพนธ์
- แวะมาทักทายค่ะ
เห็นด้วยกับข้อคิดของอาจารย์ครับ สำหรับบริบทของราชการ การจัดการไม่ควรแข็งหรือตายตัวมากเกินไปครับ อีกอย่างก้คือคนที่ทำ KM ส่วนกลาง หรือ KM Team จะต้องแบกรับเรื่องนี้เต็มๆ ไหนจะต้องมาสู้รบกันด้านความคิดที่ไม่ตรงกัน "ยิ่งถ้าหัวปลา(ที่ทำเหมือนจะจริงจัง) แต่ไม่ลงมืออย่างเต็มที่ KM คงเป็นนิทานก่อนนอนที่ยังไม่มีตอนจบ..พอหลับแล้วก็ได้แต่ฝันถึง LO.... " ครับ
ขอบคุณอาจารย์มากครับ
วิชิต ชาวะหา
MSU-KM Team
- เห็นด้วยกับท่านอาจารย์ครับ สำหรับผมนอกจากจะมีตัวละคร คือ คุณเอื้อ คุณอำนวย และคุณกิจ ต้องเพิ่มอีกตัว คือ คุณติดตาม
- ด้วยความเคารพครับ
Keyword คือ หนักแน่นครับ
ชอบคำว่า ได้ทำ KM กับ ทำ KM ได้
ขอบคุณมากค่ะ สำหรับบันทึกนี้ จุดประกายให้เจ้าหน้าที่อย่างดิฉันมากเลยค่ะ ในการที่จะเริ่มต้นให้คนในองค์กร ทำ KM ได้ เห็นด้วยกับอาจารย์ประพนธ์อย่างยิ่งค่ะ ในการเริ่มจาก Bottom-up ซึ่งจะทำให้เป็นการทำ KM ในเนื้องาน
ผมว่าเป็นบันทึกที่ คนมี KM ในหัวใจ "ไม่อ่านไม่ได้" แล้ว
ชัดเจน ครบถ้วน แถมมี วาทกรรม นำความคิด อีกด้วย ตัวอย่างเช่น ..
... การที่ “ได้ทำ KM” กับการ “ทำ KM ได้” นั้น มันแตกต่างกัน
... ถ้าคนกลุ่มนี้ “ยังไม่มีความเข้าใจ” หรือเรื่อง KM “ยังไม่เข้าไปในใจ” ของคนกลุ่มนี้
... เพื่อให้การทำ KM นั้น “สำเร็จ” ได้อย่างที่ตั้งใจไม่ใช่แค่ทำได้ “เสร็จ”
สาระจากบันทึกนี้ ขออนุญาตนำไปเผยแพร่กับกลุ่มผู้บริหาร รร.ราว 60 คน ที่อาจารย์จะกรุณาไปคุยด้วยในวันที่ 24 ธค. นี้ ด้วยนะครับ
- ขอบคุณมากครับอาจารย์
- ขออนุญาตินำเผยแพร่ต่อด้วยนะครับ
เรียน อาจารย์ประพนธ์ที่ เคารพ
ขอบคุณมากครับอาจารย์ อ่านดูแล้วรู้สึกว่าอาจารย์กำลังถือสปอร์ตไลท์ ส่องแสงสว่าง สำหรับเส้นทางของการทำ KM เพื่อไม่ให้ "ตกหลุมดำ" ยังงั้นแหละครับ
สุขใจที่ได้อ่าน Comment และได้เห็นว่า... ที่เขียนไว้นั้นได้ประโยชน์ครับ ...ขอบคุณจริงๆ ครับ
เรื่อง KM. ถ้าเริ่มที่ตัวเองก่อน ฐานจะแน่น
ไม่อย่างนั้นจะไปสาละวนอยู่กับเรื่องไกลตัว
ถามตัวเองเสียก่อน
วันนี้เราอยู่กับความรู้อะไร
เรามีความรู้แค่ไหน
สนใจจะรู้วิธีเรียนแล้วหรือยัง
ถ้าอธิบายให้ตัวเองได้ก็จบไปเกินครึ่งแล้วละค่ะ
ศากุน ปิติไกรศร
เห็นด้วยกับคุณภูคาค่ะ ขอบพระคุณกับไฟส่องทางที่อาจารย์คอยฉายให้เสมอๆ ไม่ให้เราเดินเป๋จนไถลลงหลุม และขออนุญาตินำไปเผยแพร่เช่นกันค่ะ.
เป็นอีกบันทึกอ่านแล้วย้อนกลับมาดูการดำเนินงานของตนเอง ก็ได้ประเด็นในการเรียนรู้และดำเนินการต่อ
พันธุ์บุณย์
ข้าผู้น้อยขอเสริมสักนิดสำหรับหน่วยงานที่ต้องการฝึกอบรมเรื่อง KM (สำหรับหน่วยงานที่มีการเริ่มทำ KM มาระยะหนึ่งแล้ว) ลองสำรวจตรวจตราดูซิว่าในหน่วยงานของท่านมี "หลุมดำ" กี่หลุม หลุมใดลึกสุด ใหญ่สุด หรือกว้างสุด แล้วหาทางถมหลุมดำนั้นเสีย
สำหรับจากโจทย์ข้างต้นขออนุญาตแสดงความคิดเห็นว่า สำนักของท่านพี่มีหลุมลึกที่สุดและกว้างใหญ่ไพศาลที่สุดก็คือ Peple trap และก็เป็นคนที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในหน่วยงานของพี่ท่านเสียด้วย
ดังนั้นการจัด Training คงไม่ช่วยอะไรได้มาก หากเจ้าสำนักยังไม่เข้าใจ หลุมนี้จะถมได้ถ้าใช้กระบวนท่า "ล้างใจ" และเป็นจังหวะเหมาะของท่านพี่ที่จะได้ "ล้างใจ" โดยการส่งสารให้เจ้าสำนักทราบว่าในสิ่งที่ไปประสบพบมาในงานมหกรรมฯ 3 เขามีอะไร และชาวยุทธ์เขาทำKMกันอย่างไร (โดยอาจจะถ่ายทอดผ่าน VCD หลุมดำ ที่กำลังจะวางแผงในเร็ว ๆ นี้)
เมื่อใช้วรยุทธ์ "ล้างใจ" ก็ให้สังเกตอาการว่าเจ้าสำนักเปลี่ยนไปหรือไม่อย่างไร แล้วก็นำเรื่องราวมาเล่าสู่กันฟังใน Blog นี้ มีจอมยุทธ์หลายท่านอาจจะช่วยชี้แนะท่านพี่ได้ และยังมีชาวยุทธ์ตัวเล็กตัวน้อยที่ยินดีจะร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับท่านพี่ แต่ข้าผู้น้อยก็มีความเชื่อว่า ในสำนักของท่านพี่เองมีจอมยุทธ์อยู่หลากหลายเพียงแต่ยังไม่ปรากฎกายออกมาตอนนี้ ที่สำคัญมีความเชี่ยวชาญวรยุทธ์ที่จำเป็นต่อการพัฒนาสำนักของท่านมากกว่าจอมยุทธ์นอกสำนัก ท่านพี่ต้องลองสืบเสาะและค้นหายอดฝีมือเหล่านี้ดู โดยจากประสบการณ์ของข้าผู้น้อยเห็นว่าการใช้กระบวนท่า "Action Learning" จะทำให้ค้นพบเหล่าบรรดายอดฝีมือในสำนักได้ไม่ยากนัก แล้วท่านพี่จะได้พบกับความประหลาดใจอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ลองทำดูเดี๋ยวนี้
ทั้งหมดที่ร่ายรำเพลงดาบมานี้ก็เพื่ออยากแจ้งแก่ท่านเหล่าชาวยุทธ์ KM ทั้งหลายว่า ในการทำ KM "กระบวนการเรียนรู้" (Learning) เป็นสิ่งจำเป็น อาจจะมากกว่าการ "ให้ความรู้" (Training) ก็เป็นได้ จะผิดหรือถูกประการใดก็ให้สุดยอดจอมยุทธ์ที่เป็นเจ้าของ Blog นี้ตอบดีกว่านะครับ
ขอแสดงความคารวะ
ตอนที่เราทำ ห้อง "หลุมดำ" ในงานมหกรรม KM ครั้งที่ 3 นั้น ตอนแรกก็ไม่มั่นใจเหมือนกันว่าจะได้ประโยชน์หรือไม่? เพียงใด? ...แต่ในที่สุดก็ได้ คุณพันธุ์บุณย์ มานำทัวร์ ทำให้ห้องนี้มีชีวิตชีวาขึ้นมาทันที ....และ Feedback ที่ได้นั้นค่อนข้างดี มีหลายๆ ท่านพูดอย่างตรงไปตรงมาว่า อยากเอาเรื่องนี้ไป "กระตุก" สิ่งที่เป็นอยู่ในองค์กร ...ใครที่ไม่รู้ว่า "หลุมดำ" คืออะไร ...คอยพบกับภาค "VCD" ได้ในเร็วๆ นี้ ติดต่อได้ที่ สคส. ครับ