วันก่อนผมได้คุยกับคนทำงานราชการท่านหนึ่ง.

"อาทิตย์นึงประชุม 4 วัน ได้ทำงานแค่วันเดียว"

โห !!... ผมพอเดาออกว่าจะเป็นยังไงต่อ เพราะเคยมีประสบการณ์ประชุมโหดคล้ายกัน. 

แต่ไม่โหดขนาดนี้....

.

เขาเล่าต่อ

"กลับบ้านก็ดึก ไม่ค่อยมีเวลาให้ครอบครัว เสาร์ อาทิตย์ก็ต้องไล่ทำงานที่ค้าง"

แบบนี้ เสียหายนะครับ  ทำงานแล้วงานทำร้ายเรา ...มันใช่เหรอ ?

- งานทำเรา ไม่ใช่เราทำงาน -

.

ผมก็ถามต่อ... ภาพการประชุมเป็นแบบนี้ใช่ไหมครับ

.

1. คนประชุมไม่ได้เตรียมตัวมา มาเริ่มถกกันในที่ประชุม

2. เวลานำเสนออะไรก็น้ำท่วมทุ่ง พูดยาว....บางทีพูดจนผู้ฟังงง ว่าตกลงพูดประเด็นอะไร

3. พอถามข้อคิดเห็น ก็มีความเงียบเป็นส่วนใหญ่ มักจะไม่ค่อยได้ไอเดียในการประชุมเท่าไหร่

การสรุปปิดจ๊อบงานก็เลยยาก

4. พอมีคนนำเสนออะไรแล้วมักจะมีคนขัด แล้วก็เกิดการถกกันยาว กินเวลาประชุมนานมาก

5. จะมีบางคนที่พาออกนอกเรื่อง โดยเฉพาะผู้นำประชุมเอง จากที่ควรประชุมสั้น กลับยาวโดยไม่จำเป็น

6. บางทีมีไอเดียในที่ประชุมมากมาย แต่กลับสรุปไม่ลง ต้องติดค้างเอาไว้ประชุมซ้ำครั้งหน้าอีก

7. ซ้ำร้ายที่สุด ถกจนทะเลาะกันในห้องประชุม เกิดปัญหาการทำงาน เกิดการแบ่งพรรคแบ่งพวกกัน

.

คำตอบก็คือ ใช่... เจอมาทั้งหมด เหนื่อยนะ เหนื่อยกับการทำงานแบบนี้

.

ผมเชื่อว่า บรรยากาศการประชุมก็คงเป็นแบบนี้ หลายๆ ที่

การประชุมที่ขาดประสิทธิภาพ  ก่อเรื่องเลวร้ายกว่าที่คาด

.

คำถามคือ ทำยังไงการประชุมจะลดเวลาลงได้ จาก 3 ชม. เหลือ ชั่วโมงเดียวได้ไหม ?

แล้วหาข้อสรุปได้เลย ไม่ต้องมาประชุมเรื่องเดิมซ้ำอีก ?

และการประชุมมีประสิทธิภาพ งานก็เดินดี มีข้อสรุปชัดเจน

.

.

เรื่องนี้ ผมมีคำตอบครับ...

บ. โตโยต้าประชุมสั้นมากๆ และมีประสิทธิภาพสูง (LEAN)  จนได้เป็นบริษัทรถยนต์อันดับหนึ่งของโลก

ผมได้เรียนรู้ และใช้เทคนิคของเขา ทำการประชุมเรื่องใหญ่ๆ  ให้จบลงภายในครึ่ง ชม. ...

ทำมาหลายที่แล้วด้วยครับ


เราจะได้กลับบ้านตรงเวลา มีเวลาพักผ่อน  สดชื่น มีแรงมาทำงานในวันรุ่งขึ้นอย่างดีเยี่ยม

และมีเวลาอยู่กับครอบครัวเพิ่มขึ้นนะครับ

.
ขอเชิญนะครับ งานจิตอาสา