แก้ไขปัญหาอย่างมีกึ๋น(ตอนที่1)

ปลูกฝังทัศนคติแก้ไขปัญหา

ต้องยอมรับกันจริงๆว่าทักษะการวิเคราะห์และแก้ปัญหาสำคัญยิ่งในการทำงาน โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ๆที่เป็นองค์กรประเภทกิจการ Manufacturing จำเป็นอย่างยิ่งยวดที่ต้องพัฒนาทักษะด้านนี้ให้กับบุคลากรเพื่อเป็นกำลังสำคัญในการพัฒนาองค์กร

บุคคลากรที่มีทักษะในการค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา มีความรู้ และประสบการณ์ในงาน จะสามารถคิดหาวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหานั้นๆ ปัญหาเดิมๆก็จะไม่เกิดซ้ำ และหากองค์กรพัฒนาทักษะด้านนี้ให้พนักงานอย่างเป็นระบบ เขาจะไม่เพียงแค่คิดแก้ปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำ แต่จะเพิ่มเติมในส่วน การนำวิธีการแก้ไขนั้นไปดำเนินการส่งเสริม(Implement)ที่ส่วนงานอื่นๆด้วย เพื่อให้ที่ส่วนงานอื่นเกิดการเรียนรู้จากความผิดพลาด และแก้ไขป้องกันไม่ให้เกิดขึ้น ในขณะเดียวกันเมื่อวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาที่เกิดแล้ว เราต้องใช้โอกาสเวลานั้น วิเคราะห์หาปัญหาอื่นๆที่สามารถเกิดขึ้นได้(Potential Problem (Opportunity)Analysis)เพื่อจัดทำวิธีการป้องกันก่อนที่จะเกิดปัญหา เป็นการพัฒนาประสิทธิภาพและคุณภาพในองค์กรอย่างต่อเนื่อง และปลูกฝังทัศนคติการทำงานให้พนักงานคิดแก้ไขและป้องกันปัญหาตลอดเวลาขอยืนยันว่าทัศนะคตินี้ปลูกฝังได้จริง แต่ต้องสร้างองค์กรให้มีระบบงานสอดคล้องกับวิธีการปฏิบัติข้างต้น เช่น กำหนดระเบียบในองค์กร ว่า เมื่อเกิดปัญหาในการทำงานต้องเขียนรายงาน วิเคราะห์ปัญหา วิธีการแก้ไขและป้องกัน สร้างแบบฟอร์มแก้ไขปัญหา ให้มีหัวข้อดังนี้

1. ระบุปัญหาให้ชัดเจน
2. บรรยายลักษณะของปัญหาที่เกิดตามความเป็นจริง(5W1H)อย่าใส่ความคิดเห็น เรียงตามลำดับเหตุการณ์
3. ค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา(root cause) จะใช้ประสบการณ์หรือหลักทฤษฎีไหนก็ได้(Why Why analysis, Kepner Tregoe etc.) …เห็นด้วยว่าคนมีประสบการณ์ ผู้เชี่ยวชาญมองแป๊บเดียวก็รู้ว่าสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาคืออะไรแต่ในการทำงานคนส่วนใหญ่จะเชื่อถือในหลักทฤษฎีที่ผ่านการพิสูจน์มากกว่า…เลือกใช้สักทฤษฎีเถอะค่ะจะดีกว่า
4. กำหนดวิธีการแก้ไขไม่ให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำ…นำวิธีการแก้ไขนี้ไปส่งเสริมให้เกิดการปฏิบัติจริง(อย่าให้เป็นเสือกระดาษ)
5. วิเคราะห์หาสาเหตุอื่นๆที่สามารถเกิดขึ้นได้(Potential Problem (Opportunity)Analysis: PPA) เพื่อป้องกัน และให้เกิดปัญหาน้อยที่สุดเท่าที่จะสามารถทำได้
6. ตรวจสอบว่าวิธีการได้นำไปปฏิบัติจริงและมีประสิทธิผล…กำหนดคนดูแลติดตาม

ประเด็นสำคัญ

1. ในการปฏิบัติตั้งแต่ข้อ1-6 คือพนักงาน(ผู้วิเคราะห์และแก้ไขปัญหา)ต้องมีทักษะในการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหา จะทำได้ดีกว่าพนักงานที่ด้อยทักษะด้านนี้
2. ส่งเสริมให้ทั่วทั้งองค์กรใช้แบบฟอร์มนี้เมื่อเกิดปัญหา และตรวจสอบยืนยันความถูกต้องในการเขียน ข้อ1-5 ก่อนนำไปดำเนินการ(Implement)
3. มีหน่วยงานหรือคนรับผิดชอบในการตรวจสอบว่าวิธีการได้นำไปปฏิบัติจริงและมีประสิทธิผล ก่อนปิดใบรายงานปัญหา
4. รายงานปัญหานั้น และเขียนวิธีการกำหนดให้เป็นมาตรฐานการปฏิบัติงาน
5. ปฏิบัติจริงๆ อย่าทำแบบขอไปที หรือสร้างภาพ

ปัญหาในองค์กร จะมีทุกวันทั้งปัญหาเล็กและใหญ่ บทพิสูจน์ที่ว่าปัญหาแก้ได้จริงที่ได้รับประสบการณ์ตรง และขอเขียนแชร์ เพื่อประโยชน์กับคนอ่านบทความนี้ หลังจากผู้เขียนทำงานฝ่ายผลิตมา10ปีได้ย้ายไปทำงานที่แผนกMaterial Planning แผนกนี้ปัญหาที่เกิดแทบทุกวัน คือ Material Shortage แล้วส่งผลกระทบกับไลน์การผลิตและวันส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า หัวหน้าซึ่งเป็นคนญี่ปุ่นมอบหมายงานให้วิเคราะห์และแก้ไขปัญหาวันละ 5 ชนิดของวัตถุดิบที่ขาดสต็อกตามแบบฟอร์มและวิธีการที่เขียนไว้ด้านบน นั่งวิเคราะห์และแก้ไขทุกวัน ปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง3เดือน สามารถปรับปรุง สร้างมาตรฐาน วิธีการทำงานเพื่อลดปัญหาขาดแคลนวัตถุดิบได้อย่างชัดเจนและเป็นที่ยอมรับในองค์กร

บทความต่อไป แก้ไขปัญหาอย่างมีกึ๋น(ตอนที่2) จะเขียนอธิบายพร้อมยกตัวอย่าง วิธีการวิเคราะห์และแก้ปัญหา …รออ่านน่ะค่ะ