5ส. ช่วยลดต้นทุนได้อย่างไร

ลดต้นทุนในคลังสินค้า โดยไม่ต้องใช้นวัตกรรม

บทความเรื่องนี้ตั้งท่าเขียนมานานแล้วแต่ไม่ได้เขียนซะที … วันนี้เริ่มล่ะ!! อยากเขียนเล่าเรื่องนี้มากๆเลยเพราะได้ประสบการณ์ตรงกับตัวเอง ก่อนหน้านี้ … ผู้เขียนเป็นคนไม่รักความสะอาดเลย ห่างไกลความเป็นระเบียบและไร้ซึ่งกฎเกณฑ์ ต่างๆ ไม่เคยใส่ใจ เรียนจบสมัครงานบริษัทญี่ปุ่น ไปเรียนงานที่ประเทศญี่ปุ่นอยู่เกือบปีและกลับมาทำงานที่เมืองไทย ก็ทำที่บริษัทเดิมของญี่ปุ่นนั่นแหละทำฝ่ายผลิตมากว่า10ปี จากนั้นย้ายไปทำในส่วนงาน Supply Chain ตลอดชีวิตการทำงาน 22 ปี ดูแล ส่งเสริมกิจกรรม5ส.ต้องทำทุกวันกระทั่งอยู่ในสายเลือด ปัจจุบันเป็นคนรัก ความสะอาด ความเป็นระเบียบ มากอีกคนหนึ่ง (เริ่มมีอาการอย่างนี้ มาเมื่อทำงานผ่านไปแค่ 3 ปีเอง …555) ฉะนั้นไม่ลังเลเลยที่จะบอกว่า 5ส.ปลูกฝังได้ หากคุณทำกิจกรรมทุกวัน โดยไม่ย่อท้อและละความพยายามซะก่อน

แรกๆทำ5ส. แค่พื้นฐานให้ สะอาด เป็นระเบียบ หาสิ่งของต่างๆง่าย มองดูงามตา ผ่านไประยะหนึ่ง ทำ5ส.เพื่อให้เกิดความปลอดภัยในการทำงาน เพื่อให้เครื่องจักร เครื่องมือมีประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่เสียบ่อย ไม่ชำรุด ไม่สูญหาย ไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหา ฯลฯ และสุดท้ายส่งเสริมการดำเนินกิจกรรม5ส. เพื่อลดต้นทุนในองค์กร ซึ่งสามารถช่วยได้จริงและเห็นการลดต้นทุนเป็นมูลค่าได้มากๆเมื่อทำหน้าที่อยู่ในส่วนงานSupply Chain มีหน้าที่ Forecast สั่งซื้อ ควบคุมปริมาณสินค้าคงคลัง เบิกจ่ายสินค้า จัดเก็บสินค้า ของ 1) direct material2) indirect material 3) packing material4) spare part5) Finished Goods6) Scrap

วิธีการส่งเสริมกิจกรรม5ส.เพื่อลดต้นทุนในคลังสินค้า

1) ส.สะดวก

1.1 การจัดเก็บสินค้าคงคลัง ต้องจัดทำระบบ First-in First-out ติดป้ายบ่งบอกที่ชั้นวางสินค้า วางสิ่งของให้ตรงตามป้ายระบุ จัดเก็บสินค้าในปริมาณที่พอเหมาะ ตามความจำเป็นที่ต้องใช้งาน อย่าสร้าง safety stock มากเกินความจำเป็น (กำหนดปริมาณ MIN. และ MAX. ของสินค้าในสต็อกแต่ละชนิด กำหนดปริมาณการสั่งซื้อตาม lead time, safety stock quantity, กำหนดความถี่ในการสั่งสินค้าเข้าสต็อก)

1.2 การ forecast ต้องเชื่อถือได้ในความเที่ยงตรงแม่นยำมากกว่า 80% โดยจัดทำ

1.2.1 Yearly forecast ที่ได้รับข้อมูลมาจากแผนกควบคุมการผลิต หรือข้อมูลที่นำมาทำ Budget ส่งแผนกบัญชีซึ่งจะจัดทำทุกๆ 6 เดือน

(สำหรับบริษัทสัญชาติญี่ปุ่น) จากข้อมูลนี้จะรู้ถึงแนวโน้มปริมาณการใช้

1.2.2 Monthly forecast ล่วงหน้า 3 เดือน เช่น forecast เดือนมกราคม จะประมาณการใช้ของ เดือนมกราคม กุมภาพันธ์ มีนาคม

1.2.3 Weekly Forecast (หากองค์กรไหนมีการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อได้ตลอดเวลาเข้ามาในระบบคอมพิวเตอร์)

1.2.4 Daily stock balance ตรวจเช็คปริมาณการใช้ ปริมาณสต็อกคงเหลือ ปริมาณ PO remain กำหนดวันรับและปริมาณสินค้าเข้าสต็อก เพื่อวิเคราะห์ปริมาณการใช้จริงสอดคล้องกับปริมาณการผลิตหรือเปล่า จะได้ดำเนินการแก้ไขทันเวลา หากไม่สอดคล้องจะได้เช็คเหตุผลว่าเกิดจากอะไร(สูญหาย ชำรุด ฯลฯ) หากว่าปริมาณการใช้เพิ่มขึ้น หรีอลดลง จะต้อง urgent สินค้านั้นเข้ามา หรือจะชะลอ หรือจะยกเลิกคำสั่งซื้อก็สามารถรู้ได้ทันเวลา

ประโยชน์จากการ forecast ที่ดีทำให้ปริมาณการสั่งซื้อเหมาะสม ลดต้นทุนสินค้าคงคลังและ dead stock จัดเก็บสินค้าในปริมาณที่พอเหมาะกับแผนการผลิต ไม่สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บสินค้า(ทำให้เกิดความสะดวกในการดำเนินกิจกรรมต่างๆในคลังสินค้า) สินค้าไม่ขาดสต็อก ไม่ต้องurgent บ่อย และลดต้นทุนการขนส่ง

2) ส.สะสาง

2.1 ตรวจพบสินค้าชำรุด เสียหาย ด้อยคุณภาพ หรือหมดอายุการใช้งาน ต้องจัดแยกชั้นวาง มีป้ายบ่งชี้ และมีมาตรฐานวิธีการปฏิบัติกับสินค้านั้น เพื่อนำมาใช้ต่อ เพื่อแจ้งclaim supplier เพื่อกำจัดทำลาย ฯลฯ

2.2 สินค้าที่ไม่เคลื่อนไหวในสต็อก หรือเคลื่อนไหวช้า (Dead stock) ต้องจัดทำมาตรฐานควบคุมดูแลไม่ให้มีปริมาณสินค้าลักษณะนี้เกิดขึ้น เว้นแต่ว่าเป็นเหตุสุดวิสัยจริงๆเช่น มี forecast หรือคำสั่งซื้อจากลูกค้า และชะลอการสั่งซื้อกะทันหัน ฯลฯ เมื่อมี dead stock ต้องมี ส.สะสาง(วิเคราะห์หาเหตุผล จัดทำมาตรการแก้ไขให้บรรเทาเบาบางเช่น นำไปใช้ผลิตสินค้าชนิดอื่นได้หรือไม่ ฯลฯ และหาวิธีการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำในปัญหาเดิม)

2.3 ไม่ซุก แอบซ่อน หรือวางสิ่งของอื่นใดในคลังสินค้า

3) ส.สะอาด

การทำความสะอาด รวมถึงการตรวจเช็คอุปกรณ์ เครื่องมือ ชั้นวางสินค้า รถเข็น ตู้เย็น ตู้วางสินค้า ฯลฯ ต้องอยู่ในสภาพใช้งานได้ดี เพื่อสุขภาพ อนามัย ความปลอดภัยของพนักงานที่ส่วนงานนั้นและที่สำคัญ สร้างภาพลักษณ์ที่ดีเมื่อลูกค้าเข้ามา audit ในคลังสินค้า ที่สะอาด เป็นระบบ ระเบียบ มีป้ายบ่งชี้ชัดเจน ปริมาณสินค้าจัดเก็บน้อยแต่ผลิตสินค้าส่งมอบทันตามเวลาที่กำหนด แสดงถึงประสิทธิภาพในการควบคุมจัดเก็บคลังสินค้าได้เป็นอย่างดี

4) ส.สุขลักษณะ และ 5) ส.สร้างนิสัย

ต้องกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากรในพื้นที่แต่ละคนเพื่อปลูกฝังให้มาตรฐานการปฏิบัตินี้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องด้วยวงจร PDCA(Plan Do Check Action)

  • พนักงานรับสินค้า ตรวจเช็คสินค้าก่อนรับเข้าสต็อก หากมีสินค้าไม่ได้คุณภาพตามข้อกำหนดให้ดำเนินการส่งคืนผู้ขาย ลงบันทึกรับปริมาณสินค้าเข้าสต็อก
  • พนักงานจัดเก็บสินค้า ต้องเก็บให้ตรงชั้นวาง วางตามวิธีการ first-in First-out หากเจอสินค้าในสต็อกชำรุด เสียหาย ให้แยกสินค้านั้นออกจากชั้นวางปกติ ติดป้ายบ่งชี้สินค้าชำรุดหรือด้อยคุณภาพและแจ้งผู้รับผิดชอบ เพื่อดำเนินการต่อไป
  • พนักงานเบิกจ่ายสินค้า เบิกจ่ายสินค้าให้ตรงตามชื่อสินค้าและปริมาณที่ระบุในใบเบิกจ่าย เบิกตามวิธีการ First-in First-out ที่กำหนดไว้ ลงบันทึกหักปริมาณสินค้าที่จ่ายออกไปจากสต็อกเพื่อให้สินค้าที่อยู่ในสต็อกตรงตามข้อมูลที่บันทึกไว้
  • พนักงานสั่งซื้อสินค้า ต้องจัดทำ forecast ให้มีข้อมูลที่เชื่อถือได้ในความเที่ยงตรงแม่นยำมากกว่า80% มีการตรวจเช็คข้อมูล PO remain วันกำหนดรับสินค้าปริมาณคงเหลือของสินค้าในสต็อก ปริมาณการเบิกจ่าย ปริมาณการรับ สินค้าเข้าสต็อกทุกวัน เพื่อ balance กับ Daily forecast ที่ทำไว้ (ตรวจเช็คปริมาณใช้จริงกับปริมาณ forecast การใช้ ตรงกันหรือเปล่า
  • พนักงานตรวจเช็คสต็อกสินค้า กำหนดระบบตรวจนับสินค้าคงคลังจริงอย่าน้อยเดือนละครั้ง(ไม่เกี่ยวกับแผนกบัญชีตรวจนับสินค้าคงคลัง) จากข้อมูลที่ตรวจเช็คทำให้ผู้ควบคุมดูแลวิเคราะห์ ได้ว่าระบบมีความบกพร่องในส่วนงานไหน จะได้ทำการปรับปรุง และหากการตรวจเช็คปริมาณสต็อกจริงตรงตามข้อมูลที่บันทึกไว้ สามารถปรับระยะเวลาในการตรวจนับสต็อกจริงเป็น 2 เดือนหรือ 3เดือนครั้งได้
  • หัวหน้าผู้ควบคุมดูแล ต้องมี daily patrol ว่าระบบยังดำเนินไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่ พนักงานปฏิบัติงานได้ถูกต้องตามวิธีการในการรับสินค้า การเบิกจ่าย การจัดวางสินค้า ปริมาณการสั่งซื้อ ปริมาณการจัดเก็บ มีสินค้าdead stock หรือไม่ เนื่องด้วยเหตุผลอะไร มีสินค้าชำรุด สูญหายหรือเปล่าเนื่องด้วยเหตุผลอะไร สินค้าที่ผิดปกติได้แยกออกมาจากชั้นวางปกติหรือไม่ มีการดำเนินการในขั้นตอนต่อไปหรือเปล่าหรือวางไว้เฉยๆเป็นระยะเวลานานแล้ว มีสิ่งผิดปกติอะไรบ้างในคลังสินค้า(เช่น อุณหภูมิร้อนไป เย็นไป หลังคารั่ว จัดวางของสูง เกินมาตรฐานการจัดเก็บ วางสินค้าบังถังดับเพลิง ฯลฯ ) ฯลฯ

ต้นทุนลดได้จากการ

1) พนักงานทำงานได้สะดวกขึ้น ไม่เสียเวลาในการค้นหา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2) ใช้พื้นที่จัดเก็บสินค้าน้อย ประหยัดต้นทุน

3) ลดอุบัติเหตุที่อาจจะเกิดขึ้น กับพนักงานหรือเป็นสาเหตุที่ทำให้สินค้าชำรุด เสียหาย

4) ลดค่าขนส่ง ในการ urgent สินค้า และจากความถี่ในการสั่งซื้อ สามารถกำหนดและหา shipment ที่ราคาถูกได้

5) ปริมาณสินค้าคงคลังน้อย เนื่องจากจัดเก็บในปริมาณเหมาะสมและควบคุมdead stock

6) ลดโอกาสในการเกิดปัญหาการขาดสต็อกของสินค้าคงคลัง

7) เพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้า ในการส่งมอบสินค้าได้ทันเวลา

สิ่งที่เขียนมาข้างต้นเกิดจากประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา และได้ผลจริงหากเราทำจริงจัง ไม่ได้เขียนในรายละเอียด แต่สามารถมองเห็นภาพกว้างๆได้ว่า5ส.ลดต้นทุนได้อย่างไรในองค์กร ทำไมคนญี่ปุ่น ปลูกฝังพนักงานในองค์กรตลอดเวลา อย่าทำ5ส.แบบสไตล์ทั่วๆไป ที่ทำเพื่อความสวยงาม สร้างความยุ่งยากให้ผู้ปฏิบัติและไม่มีคนควบคุมดูแลให้วิธีการดำเนินอย่างต่อเนื่อง ก็จะทำให้5ส.นั้นกลายเป็นการสร้างภาพ ไม่ได้ถึงประโยชน์ที่แท้จริง ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมติดต่อ[email protected] ค่ะ ยินดีแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Supply Chain



ความเห็น (0)