สวัสดีค่ะชาว Blog
ก่อนอื่นต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่หายไปนานเลยไม่ได้นำบทความดี ๆ หรือหนังสือดี ๆ มาเล่าให้ทุกท่านได้ติดตามกัน แต่ต่อไปสัญญาว่าจะพยายามสรรหาเรื่องราวดี ๆ จากการอ่านมาเล่าให้ทุกท่านได้ฟังกันที่นี่อย่างสม่ำเสมอค่ะ สำหรับในวันนี้บังเอิญว่าไปอ่านเจอบทความของท่านอาจารย์จีระ ซึ่งท่านได้เคยเขียนไว้ในวารสารของท่านถึงแม้ว่าจะเป็นบทความตั้งแต่ปี 2002 แต่ดิฉันว่าแนวคิดอันนี้ยังทันสมัย และใช้ได้ดีทีเดียวในยุคนี้ และก็เป็นเรื่องที่ท่านอาจารย์จีระยังใช้บรรยายให้แก่ลูกศิษย์กลุ่มต่าง ๆ อยู่เสมอ ๆ เลยคิดว่าน่าจะได้นำบทความนี้มานำเสนอให้ทุกท่านได้คิด วิเคราะห์ และนำไปประยุกต์ใช้กันต่อไปก็คงจะเป็นประโยชน์ไม่น้อยทีเดียว
ปฏิรูปข้าราชการ ด้วยทฤษฎี 3 วงกลม
ทฤษฎี 3 วงกลมเป็นทฤษฎีที่ใช้วิเคราะห์องค์ประกอบในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญเพราะในปัจจุบันจากการวิเคราะห์นักวิชาการทุกๆ สำนักมีความเห็นพ้องต้องกันว่าการจะปรับปรุงยกระดับองค์กรมให้พัฒนา สร้างมูลค่าเพิ่มและประสิทธิภาพการผลิตของธุรกิจจะต้องทำให้ครบวงจร ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้ ทฤษฎีวงกลมที่ 1 :Context หรือบริบท ในวงกลมที่ 1 พิจารณา Context หรือบริบท โดยจะพิจารณาจากบริบทภายนอกและภายใน - ภายนอกได้แก่ระบบโลกาภิวัตน์ - ภายใน ได้แก่การนำระบบ IT , Process.การนำ Data และ Knowledge ฯลฯ การพัฒนาและการเสริมหลักสูตรที่จำเป็นต้องใช้ในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพสามารถทำได้ดังนี้
1.1 การปรับองค์กรให้เหมาะสม มีความทันสมัยทั้งด้านเทคโนโลยี และสภาพแวดล้อมในการทำงานในองค์กรสร้างให้ องค์กรมีบรรยากาศของการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคมโลกาภิวัตน์ ตลอดจนความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงานในองค์กร
1.2 การทำงานเป็นกระบวนการ (Process) ที่รวดเร็ว และมีคุณภาพ (Job Design) หรือ Re- engineering 1.3 การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ นำเอาองค์ความรู้ (Knowledge) ที่มีอยู่มาใช้ในการสร้างมูลค่าเพิ่ม การลดต้นทุนทั้งทางด้านการบริหารจัดการ และการผลิต
ทฤษฎีวงกลมที่ 2 : คือ Competencies หรือ ความสามารถของบุคลากร
ในวงกลมที่ 2 ต้องสร้างบุคคลากรให้มีความสามารถหรือมี Competencies โดยการวิเคราะห์จาก Gap Analysis ว่ามี Skills และ Competencies อะไรและขาดอะไร แล้วพยายามเติมช่องว่างนั้น การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่ควรพัฒนาศักยภาพ ทักษะและความสามารถ ที่เหมาะสมกับตำแหน่ง เพื่อเป็นประโยชน์ในการเพิ่มทักษะ และประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ของระบบราชการ จึงควรพิจารณาถึงหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นประการสำคัญ แต่ก็ควรพิจารณาถึงหน้าที่ และ ความรับผิดชอบของส่วนอื่นๆ ของระบบราชการด้วย เนื่องจากทุกหน่วยงาน ทุกฝ่ายในระบบราชการจะต้องดำเนินการให้มีความสัมพันธ์ ซึ่งกันและกัน Skills และ Competencies ที่จำเป็นสำหรับระบบราชการอาจ จัดแบ่งได้เป็น 3 ระดับคือ
1. Skills และ Competencies สำหรับผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ปลัดกระทรวง รองปลัดกระทรวง อธิบดีกรม ซึ่งได้แก่ข้าราชการระดับ10 และ 11 ดังนั้น Skills และ Competencies ในระดับนี้ ควรจะให้ความสำคัญในเรื่องต่อไปนี้
การบริหารจัดการ
ภาวะผู้นะ
ความคิดสร้างสรรค์
การคิดอย่างเป็นระบบ
การเจรจาต่อรอง
การเข้าใจวัฒนธรรมข้ามชาติ
การวางแผนอย่างเป็นยุทธศาสตร์
การสร้างและการบริหารเครือข่าย
การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง
การวางโครงสร้าง และ reengineering
การสื่อสารความคิด
การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
ฯลฯ
2. Skills และ Competencies สำหรับข้าราชการระดับกลาง ข้าราชการระดับกลาง ได้แก่ ข้าราชการระดับ 8-9 ดังนั้น Skills และ Competencies ระดับนี้ ควรจะให้ความสำคัญในด้าน
การมีความคิดและทัศนคติที่ดี
การวิเคราะห์
การตัดสินใจ
การมีส่วนร่วม
การเจรจาต่อรอง
การรับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
ภาวะผู้นำ,การจัดกำลังคน
การแก้ปัญหา
การบริหารความรู้ และวัฒนธรรมการเรียนรู้
การสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร
การบริหารจัดการด้านคุณภาพการ
การวางโครงสร้าง และ re-engineering
การสื่อสารความคิด และการสื่อสารภายในองค์กร
การใช้ภาษาต่างประเทศในการติดต่อสื่อสาร
การบริหารเวลา
การบริการลูกค้า เน้นเรื่องความพอใจสูงสุด
การอ่านและวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐานทางการเงิน
การสร้างมูลค่าเพิ่มให้องค์กรและงานขององค์กร
ฯลฯ
3. Skills และ Competencies สำหรับกลุ่มคลื่นลูกใหม่
ข้าราชการที่เป็นกลุ่มคลื่นลูกใหม่ ได้แก่ ข้าราชการรับ 5-7 ซึ่งจะเป็นผู้นำพาการเปลี่ยนแปลงมาสู้ระบบราชการในระยะยาว ดังนั้น Skills และ Competencies ระดับนี้ควรจะให้ความสำคัญในด้าน
การมีส่วนร่วม
การรับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะการฟัง
การทำงานร่วมกบผู้อื่นและทีม
การสร้างนวัตกรรมทางผลงาน
การบริหารความรู้และวัฒนธรรมการเรียนรู้
การเป็นผู้มีความรู้ในขอบข่ายงานของตน
การใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด
การบริหารความแตกต่างทางวัฒนธรรม
การใช้เทคโนโลยี โยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศฯลฯ
ทฤษฎีวงกลมที่ 3 :คือ Motivation หรือ แรงจูงใจในระบบการทำงาน
ทฤษฎีวงกลมที่ 3: คือเมื่อมีวงกลมที่ 1 และวงกลมที่ 2 แล้ว ในระบบราชการจะต้องแน่ใจว่าการบริหารจัดการขององค์กรกระตุ้น หรือ Motivation ข้าราชการให้ทำงานอย่างเต็มที่ซึ่งมีการวิเคราะห์เรื่องโครงสร้างเงินเดือน สวัสดิการที่จะต้องสอดคล้องกับ Performance หรือระบบจูงใจอื่นๆ เช่นการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ การให้ empowerment และวัฒนธรรมองค์กร (corporate culture) ที่ต้องปรับปรุงให้เหมาะสมการทำงานให้มีประสิทธิภาพโดยการใช้ Motivation ซึงควรพิจารณาจาก
1. ตำแหน่ง หน้าที่ และความรับผิดชอบของบุคลากรในองค์กร
2. ความสามารถและผลงาน
3. ระยะเวลาการทำงาน
4. สิ่งที่บุคลากรในองค์กรคาดหวังในการทำงาน นอกจากการพิจารณาถึงตัวข้าราชการแล้ว ควรพิจารณาถึงสภาแวดล้อมในการทำงาน วัฒนธรรมองค์กรและเพื่อนร่วมงานด้วย การให้ Motivation สำหรับข้าราชการในการทำงานนั้น สามารถทำได้หลายวิธี โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
1. ค่าตอบแทนที่เป็นไปได้
2. การให้อำนาจในการตัดสินใจ/ การให้มีส่วนร่วมบุคคลบางประเภทจะรู้สึกพอใจที่จะได้มีโอกาสในการแสดงความคิดเห็น และส่วนร่วมตัดสินใจโดยเขาจะ รู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งในการพัฒนาองค์กรให้อยู่รอด การพยายามให้เห็นว่าคือเจ้าขององค์กรเหมือนกัน
3. การสร้างบรรยากาศการทำงานให้มีการทำงานร่วมกันและการสร้างทีมในการทำงาน เพื่อจะได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ช่วยกันคิดเพื่อการพัฒนาองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การมอบงานที่ท้าทาย และงานใหม่ ๆ ที่น่าสนใจการมอบหมายงานลักษณะนี้จะเหมาะสำหรับบุคคลที่ไม่ชอบการทำงานประจำ และงานอยู่กับที่ ดังนั้นบุคคลเหล่านี้ จะพอใจที่ได้ทำงานที่แปลกใหม่ และท้าทายความสามารถของตนเอง
5. การสร้างบรรยากาศในที่ทำงานให้เกิดสังคมการเรียนรู้ เพื่อที่ข้าราชการจะได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและมีการเพิ่มทักษะในการพัฒนาตนเอง และพัฒนางาน
6. การให้ความเป็นธรรมและการประเมินผลอย่างโปร่งใส การทำงานใดๆ ก็ตาม บุคคลที่ตั้งใจและการรับผิดชอบในการทำงาน น่าจะได้รับผลตอบแทน สมควรกับความตั้งใจของเขา คนที่ทำงานดี มีความตั้งใจในการทำงาน น่าจะได้รับผลตอบแทนที่เหมาะสม คนที่ทำงานไม่รับผิดชอบและไม่ตั้งใจในการทำงานควรได้รับการพิจารณาผลงาน ดังนั้น การทำงานใยทุกกระทรวง ทบวง กรม ลงไปถึงระดับกองและแผนก จึงควรมีการประเมินผลอย่างใกล้ชิดและ ยุติธรรมเพื่อที่จะได้นำมาแก้ไข ปรับปรุง และพัฒนาองค์กรในระบบราชการให้มีประสิทธิภาพ
7. การสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้น่าอยู่มีสิ่งจำเป็นที่ใช้ในการทำงาน ฯลฯ กล่าวโดยสรุปแล้ว นอกจากข้าราชการมีความรู้ความสามารถ และทักษะที่ดี ประกอบกับการมีสถานที่ทำงานที่มีความพร้อมแล้ว สิ่งหนึ่งที่มีความจำเป็นไม่ น้อยกว่าก็คือข้าราชการ จะต้องมีกำลังใจ มีความพึงพอใจ มีความตั้งใจ และ ทัศนคติที่ดีในการทำงาน ฉะนั้น การสร้างแรงจูงใจสำหรับข้าราชการเป็นสิ่งที่จำเป็น
บทความจาก วารสาร เส้นทางสู่ศตวรรษใหม่ ฉบับประจำเดือน กรกฎาคม -สิงหาคม 2002
วราพร ชูภักดี
ทีมงาน Chira Academy
