สวัสดีค่ะชาว Blog
ก่อนอื่นต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่หายไปนานเลยไม่ได้นำบทความดี ๆ หรือหนังสือดี ๆ มาเล่าให้ทุกท่านได้ติดตามกัน แต่ต่อไปสัญญาว่าจะพยายามสรรหาเรื่องราวดี ๆ จากการอ่านมาเล่าให้ทุกท่านได้ฟังกันที่นี่อย่างสม่ำเสมอค่ะ สำหรับในวันนี้บังเอิญว่าไปอ่านเจอบทความของท่านอาจารย์จีระ ซึ่งท่านได้เคยเขียนไว้ในวารสารของท่านถึงแม้ว่าจะเป็นบทความตั้งแต่ปี 2002 แต่ดิฉันว่าแนวคิดอันนี้ยังทันสมัย และใช้ได้ดีทีเดียวในยุคนี้ และก็เป็นเรื่องที่ท่านอาจารย์จีระยังใช้บรรยายให้แก่ลูกศิษย์กลุ่มต่าง ๆ อยู่เสมอ ๆ เลยคิดว่าน่าจะได้นำบทความนี้มานำเสนอให้ทุกท่านได้คิด วิเคราะห์ และนำไปประยุกต์ใช้กันต่อไปก็คงจะเป็นประโยชน์ไม่น้อยทีเดียว
ปฏิรูปข้าราชการ ด้วยทฤษฎี 3 วงกลม
ทฤษฎี 3 วงกลมเป็นทฤษฎีที่ใช้วิเคราะห์องค์ประกอบในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญเพราะในปัจจุบันจากการวิเคราะห์นักวิชาการทุกๆ สำนักมีความเห็นพ้องต้องกันว่าการจะปรับปรุงยกระดับองค์กรมให้พัฒนา สร้างมูลค่าเพิ่มและประสิทธิภาพการผลิตของธุรกิจจะต้องทำให้ครบวงจร ซึ่งจะต้องประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้ ทฤษฎีวงกลมที่ 1 :Context หรือบริบท ในวงกลมที่ 1 พิจารณา Context หรือบริบท โดยจะพิจารณาจากบริบทภายนอกและภายใน - ภายนอกได้แก่ระบบโลกาภิวัตน์ - ภายใน ได้แก่การนำระบบ IT , Process.การนำ Data และ Knowledge ฯลฯ การพัฒนาและการเสริมหลักสูตรที่จำเป็นต้องใช้ในองค์กร ให้มีประสิทธิภาพสามารถทำได้ดังนี้
1.1 การปรับองค์กรให้เหมาะสม มีความทันสมัยทั้งด้านเทคโนโลยี และสภาพแวดล้อมในการทำงานในองค์กรสร้างให้ องค์กรมีบรรยากาศของการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคมโลกาภิวัตน์ ตลอดจนความพึงพอใจของลูกค้าและพนักงานในองค์กร
1.2 การทำงานเป็นกระบวนการ (Process) ที่รวดเร็ว และมีคุณภาพ (Job Design) หรือ Re- engineering 1.3 การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ นำเอาองค์ความรู้ (Knowledge) ที่มีอยู่มาใช้ในการสร้างมูลค่าเพิ่ม การลดต้นทุนทั้งทางด้านการบริหารจัดการ และการผลิต
ทฤษฎีวงกลมที่ 2 : คือ Competencies หรือ ความสามารถของบุคลากร
ในวงกลมที่ 2 ต้องสร้างบุคคลากรให้มีความสามารถหรือมี Competencies โดยการวิเคราะห์จาก Gap Analysis ว่ามี Skills และ Competencies อะไรและขาดอะไร แล้วพยายามเติมช่องว่างนั้น การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่ควรพัฒนาศักยภาพ ทักษะและความสามารถ ที่เหมาะสมกับตำแหน่ง เพื่อเป็นประโยชน์ในการเพิ่มทักษะ และประสิทธิภาพในการทำงาน ดังนั้นการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ของระบบราชการ จึงควรพิจารณาถึงหน้าที่ความรับผิดชอบเป็นประการสำคัญ แต่ก็ควรพิจารณาถึงหน้าที่ และ ความรับผิดชอบของส่วนอื่นๆ ของระบบราชการด้วย เนื่องจากทุกหน่วยงาน ทุกฝ่ายในระบบราชการจะต้องดำเนินการให้มีความสัมพันธ์ ซึ่งกันและกัน Skills และ Competencies ที่จำเป็นสำหรับระบบราชการอาจ จัดแบ่งได้เป็น 3 ระดับคือ
1. Skills และ Competencies สำหรับผู้บริหารระดับสูง
ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ปลัดกระทรวง รองปลัดกระทรวง อธิบดีกรม ซึ่งได้แก่ข้าราชการระดับ10 และ 11 ดังนั้น Skills และ Competencies ในระดับนี้ ควรจะให้ความสำคัญในเรื่องต่อไปนี้
- การบริหารจัดการ
- ภาวะผู้นะ
- ความคิดสร้างสรรค์
- การคิดอย่างเป็นระบบ
- การเจรจาต่อรอง
- การเข้าใจวัฒนธรรมข้ามชาติ
- การวางแผนอย่างเป็นยุทธศาสตร์
- การสร้างและการบริหารเครือข่าย
- การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง
- การวางโครงสร้าง และ reengineering
- การสื่อสารความคิด
- การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
- ฯลฯ
2. Skills และ Competencies สำหรับข้าราชการระดับกลาง ข้าราชการระดับกลาง ได้แก่ ข้าราชการระดับ 8-9 ดังนั้น Skills และ Competencies ระดับนี้ ควรจะให้ความสำคัญในด้าน
- การมีความคิดและทัศนคติที่ดี
- การวิเคราะห์
- การตัดสินใจ
- การมีส่วนร่วม
- การเจรจาต่อรอง
- การรับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
- ภาวะผู้นำ,การจัดกำลังคน
- การแก้ปัญหา
- การบริหารความรู้ และวัฒนธรรมการเรียนรู้
- การสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร
- การบริหารจัดการด้านคุณภาพการ
- การวางโครงสร้าง และ re-engineering
- การสื่อสารความคิด และการสื่อสารภายในองค์กร
- การใช้ภาษาต่างประเทศในการติดต่อสื่อสาร
- การบริหารเวลา
- การบริการลูกค้า เน้นเรื่องความพอใจสูงสุด
- การอ่านและวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐานทางการเงิน
- การสร้างมูลค่าเพิ่มให้องค์กรและงานขององค์กร
- ฯลฯ
3. Skills และ Competencies สำหรับกลุ่มคลื่นลูกใหม่
ข้าราชการที่เป็นกลุ่มคลื่นลูกใหม่ ได้แก่ ข้าราชการรับ 5-7 ซึ่งจะเป็นผู้นำพาการเปลี่ยนแปลงมาสู้ระบบราชการในระยะยาว ดังนั้น Skills และ Competencies ระดับนี้ควรจะให้ความสำคัญในด้าน
- การมีส่วนร่วม
- การรับข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะการฟัง
- การทำงานร่วมกบผู้อื่นและทีม
- การสร้างนวัตกรรมทางผลงาน
- การบริหารความรู้และวัฒนธรรมการเรียนรู้
- การเป็นผู้มีความรู้ในขอบข่ายงานของตน
- การใช้ทรัพยากรอย่างประหยัด
- การบริหารความแตกต่างทางวัฒนธรรม
- การใช้เทคโนโลยี โยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศฯลฯ
ทฤษฎีวงกลมที่ 3 :คือ Motivation หรือ แรงจูงใจในระบบการทำงาน
ทฤษฎีวงกลมที่ 3: คือเมื่อมีวงกลมที่ 1 และวงกลมที่ 2 แล้ว ในระบบราชการจะต้องแน่ใจว่าการบริหารจัดการขององค์กรกระตุ้น หรือ Motivation ข้าราชการให้ทำงานอย่างเต็มที่ซึ่งมีการวิเคราะห์เรื่องโครงสร้างเงินเดือน สวัสดิการที่จะต้องสอดคล้องกับ Performance หรือระบบจูงใจอื่นๆ เช่นการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ การให้ empowerment และวัฒนธรรมองค์กร (corporate culture) ที่ต้องปรับปรุงให้เหมาะสมการทำงานให้มีประสิทธิภาพโดยการใช้ Motivation ซึงควรพิจารณาจาก
1. ตำแหน่ง หน้าที่ และความรับผิดชอบของบุคลากรในองค์กร
2. ความสามารถและผลงาน
3. ระยะเวลาการทำงาน
4. สิ่งที่บุคลากรในองค์กรคาดหวังในการทำงาน นอกจากการพิจารณาถึงตัวข้าราชการแล้ว ควรพิจารณาถึงสภาแวดล้อมในการทำงาน วัฒนธรรมองค์กรและเพื่อนร่วมงานด้วย การให้ Motivation สำหรับข้าราชการในการทำงานนั้น สามารถทำได้หลายวิธี โดยสามารถแบ่งได้ดังนี้
1. ค่าตอบแทนที่เป็นไปได้
2. การให้อำนาจในการตัดสินใจ/ การให้มีส่วนร่วมบุคคลบางประเภทจะรู้สึกพอใจที่จะได้มีโอกาสในการแสดงความคิดเห็น และส่วนร่วมตัดสินใจโดยเขาจะ รู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งในการพัฒนาองค์กรให้อยู่รอด การพยายามให้เห็นว่าคือเจ้าขององค์กรเหมือนกัน
3. การสร้างบรรยากาศการทำงานให้มีการทำงานร่วมกันและการสร้างทีมในการทำงาน เพื่อจะได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ช่วยกันคิดเพื่อการพัฒนาองค์กร ให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้น
4. การมอบงานที่ท้าทาย และงานใหม่ ๆ ที่น่าสนใจการมอบหมายงานลักษณะนี้จะเหมาะสำหรับบุคคลที่ไม่ชอบการทำงานประจำ และงานอยู่กับที่ ดังนั้นบุคคลเหล่านี้ จะพอใจที่ได้ทำงานที่แปลกใหม่ และท้าทายความสามารถของตนเอง
5. การสร้างบรรยากาศในที่ทำงานให้เกิดสังคมการเรียนรู้ เพื่อที่ข้าราชการจะได้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและมีการเพิ่มทักษะในการพัฒนาตนเอง และพัฒนางาน
6. การให้ความเป็นธรรมและการประเมินผลอย่างโปร่งใส การทำงานใดๆ ก็ตาม บุคคลที่ตั้งใจและการรับผิดชอบในการทำงาน น่าจะได้รับผลตอบแทน สมควรกับความตั้งใจของเขา คนที่ทำงานดี มีความตั้งใจในการทำงาน น่าจะได้รับผลตอบแทนที่เหมาะสม คนที่ทำงานไม่รับผิดชอบและไม่ตั้งใจในการทำงานควรได้รับการพิจารณาผลงาน ดังนั้น การทำงานใยทุกกระทรวง ทบวง กรม ลงไปถึงระดับกองและแผนก จึงควรมีการประเมินผลอย่างใกล้ชิดและ ยุติธรรมเพื่อที่จะได้นำมาแก้ไข ปรับปรุง และพัฒนาองค์กรในระบบราชการให้มีประสิทธิภาพ
7. การสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานให้น่าอยู่มีสิ่งจำเป็นที่ใช้ในการทำงาน ฯลฯ กล่าวโดยสรุปแล้ว นอกจากข้าราชการมีความรู้ความสามารถ และทักษะที่ดี ประกอบกับการมีสถานที่ทำงานที่มีความพร้อมแล้ว สิ่งหนึ่งที่มีความจำเป็นไม่ น้อยกว่าก็คือข้าราชการ จะต้องมีกำลังใจ มีความพึงพอใจ มีความตั้งใจ และ ทัศนคติที่ดีในการทำงาน ฉะนั้น การสร้างแรงจูงใจสำหรับข้าราชการเป็นสิ่งที่จำเป็น
บทความจาก วารสาร เส้นทางสู่ศตวรรษใหม่ ฉบับประจำเดือน กรกฎาคม -สิงหาคม 2002
วราพร ชูภักดี
ทีมงาน Chira Academy