ระบบสารสนเทศของ 7-11



ร้านเซเว่นอีเลฟเว่น ได้ชื่อว่าเป็น ร้านค้าปลีกประเภทคอนวีเนียนสโตร์ มีสาขามากมายอยู่แทบทุกหัวมุมของถนน ในแต่ละปีเซเว่นอีเลฟเว่นจะเปิด สาขาไม่ต่ำกว่า 200 สาขา ถึงกับมีการ จดสถิติไว้ว่ามีสาขาเซเว่นอีเลฟเว่นเปิด ใหม่ทุกๆ 40 ชั่วโมง การบริหารสินค้า การจัดส่งสินค้า ที่จะต้องถึงมือร้านค้าทั่วประเทศให้เร็ว ที่สุด บริหารคลังสินค้าไม่ให้มีสต็อกมากเกินไป และแผนตลาดที่สอดคล้อง กับพฤติกรรมของผู้บริโภคได้มากที่สุด คือโจทย์ที่เซเว่นอีเลฟเว่นต้องหาคำตอบให้ได้ "ข้อมูลการขาย" ที่สามารถเรียก ใช้งานได้ทันที จึงเปรียบเสมือนเป็น "หัวใจ" ของการทำธุรกิจร้านค้าแบบคอนวีเนียนสโตร์ และการใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์ก็จำเป็นต้องพึ่งพาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (ไอที) มาช่วยบันทึกข้อมูล และประมวลผลข้อมูลให้ทันท่วงที ถึงกับมีการเปรียบเทียบอย่างไม่เป็นทางการว่า ธุรกิจที่ใช้ไอทีเป็นอันดับ สองรองจากบรรดาธนาคาร ก็คือ ธุรกิจ ค้าปลีกนี่เอง ทางเซเว่นอีเลฟเว่นจึงคิดว่าจะทำอย่างไรกับข้อมูลการขายทุกรายการที่มาจากลูกค้าทั้ง 1,300 แห่งทั่วประเทศที่ต้องเอามาประมวลผลจึงได้มีรองกรรมการผู้จัดการใหญ่ ของบริษัทเทเลคอม เอเชีย คอร์ปอเรชั่น (ทีเอ)คือคุณ วิเชาว์ รักษ์พงศ์ไพโรจน์ ที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ เรื่องนโยบายด้านไอทีให้กับธุรกิจค้าปลีกมาช่วยในการวางระบบเทคโนโลยีสารสนเทศของบริษัท

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ซึ่งเปรียบเสมือนเป็น "หัวใจ" ของการบริหารร้านเซเว่นอีเลฟ เว่น ทางร้านเซเว่นอีเลฟเว่นต้องเรียนรู้เรื่องราวธุรกิจค้าปลีก ที่ไม่ใช่เพียงแค่การอาศัยความรู้วิศวกรรมติดตั้งเครือข่ายให้เสร็จ แต่เขาต้องเรียนรู้ถึงการบริหาร การขายทำอย่างไรจึงจะบริหารข้อมูล ขายอย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารระบบจัดส่งสินค้าให้เหมาะสมที่สุด โมเดลของการบริหารไอทีของเซเว่นอีเลฟเว่นในไทย ได้ถูกจัดวางไปตามกิจกรรมหลักในการทำธุรกิจในแต่ ละวัน ซึ่งจะเกี่ยวพันกับหน่วยงาน 4ส่วนหลัก คือ ร้านค้า สำนักงานใหญ่ ศูนย์จัดส่งสินค้า และผู้ผลิตสินค้า (Suppliers)

แต่ความซับซ้อนของความต้อง การใช้ไอทีไม่ได้มีมากไปกว่า การมีเพียง อุปกรณ์ 2 ชิ้น คือ เครื่องบันทึกเงินสด และพีซีอย่างละเครื่องเท่านั้น

ร้านเซเว่นอีเลฟเว่นทุกแห่งจะมี



เครื่องบันทึกเงินสด ( Electronic Cash Register หรือ ECR) หน้าที่ของมันคือ นอกจากคำนวณเงินที่ขายสินค้าได้ เครื่องนี้ยังเป็นแหล่งข้อมูลดิบที่เกี่ยวข้องกับผู้บริโภคโดยตรง เพราะทันทีที่สินค้าถูกขายออกไป ข้อมูล ทั้งหมดที่เกี่ยวกับตัวสินค้าที่ขายได้ทุกชิ้น ประเภท ยี่ห้อ ราคา จำนวน ข้อมูล เหล่านี้จะถูกส่งไปยังเครื่องพีซี ที่ตั้งอยู่ หลังร้าน



เครื่องพีซี จะทำหน้าที่จัดการข้อมูลภายในร้านทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการบริหารเงิน บริหารสินค้า ในทุกๆ เย็น ข้อมูลเหล่านี้จะส่งผ่าน (On-line) โทรศัพท์และโมเด็ม (Modem) ไปยังคอมพิวเตอร์ที่สำนักงานใหญ่ ในแต่ละวันข้อมูลนับล้านๆคำสั่ง เหล่านี้จะถูกส่งผ่านจากเครื่องพีซีจาก ร้านของเซเว่นอีเลฟเว่นทั้ง 1,300 สาขา วิ่งสายโทรศัพท์ผ่านโมเด็มมายังสำนัก งานใหญ่ เพื่อทำหน้าที่ประมวลผลข้อมูลเหล่านี้


บาร์โค้ด-Barcode หรือรหัสแท่ง ลักษณะเป็นแท่งขนานดำ-ขาว หมายถึง ระบบสัญลักษณ์ หรือเครื่องหมายประจำตัวสินค้าซึ่งเป็นเลขรหัส เป็นภาษาสากลที่ใช้เพื่อสื่อหรือบ่งบอกถึงประเทศผู้ผลิต บริษัทที่ผลิต ชนิดของสินค้า ราคาสินค้า เพื่อให้เกิดความสะดวกแก่ผู้ผลิตและผู้ประกอบการในการตรวจสอบสินค้า ตั้งแต่ขั้นตอนการผลิต การเก็บ การจัดจำหน่าย กำหนดนโยบายการตลาด ประโยชน์ของบาร์โค้ด ด้านผู้ผลิต ได้ทราบถึงแหล่งที่มาของสินค้า ข้อมูลยอดขาย และส่งเสริมการขายได้รวดเร็ว ควบคุมการขายได้ดี ป้องกันสินค้าขาด ด้านผู้ค้าส่ง กระตุ้นทั้งระบบให้รวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการสั่งซื้อสินค้า การรับ-ส่งสินค้า ควบคุมสินค้าคงคลัง ด้านผู้ค้าปลีก ป้องกันการติดราคาผิด เก็บเงินได้เร็วขึ้น ประหยัดแรงงานพนักงาน บริการลูกค้าได้ดีขึ้น ด้านผู้บริโภค ป้องกันการผิดพลาดเวลาชำระเงิน ได้รับบริการเร็วขึ้น มีรายละเอียดของสินค้าที่ซื้อ


เครื่องอ่านบาร์โค้ด (barcode reader) ตัวเลขของรหัสสินค้าที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลของระบบสินค้าคงคลังจะมีจำนวนหลักค่อนข้างมาก เมื่อต้องการเรียกใช้หรือตรวจสอบโดยการป้อนข้อมูลผ่านแป้นพิมพ์จะทำให้เกิดการผิดพลาดได้ง่าย จึงเกิดแนวคิดในการพิมพ์รหัสสินค้าออกมาเป็นแบบแท่งรหัสสีดำและขาวต่อเนื่องกันไปเรียกว่า บาร์โค้ด ซึ่งนำไปใช้พิมพ์ในรหัสสินค้าอุปโภคและบริโภคทั่วไป เพื่อสะดวกในการเช็คสินค้าคงเหลือรวมไปถึงการคิดเงินนั่นเอง เครื่องอ่านรหัสเราเรียกว่าเครื่องอ่านบาร์โค้ด มีหลายรูป เช่น แบบมีด้ามจับคล้ายปืน
หรือบางแบบก็ฝังในแท่นของเครื่องเก็บเงินสดเลย พบเห็นได้ตามจุดบริการขาย (
POS - Point Of Sale)ในร้านอาหาร ร้านสะดวกซื้อ หรือห้างสรรพสินค้าทั่วไป


เปรียบเทียบไอทีกับธุรกิจ

เปรียบเทียบความต้องการ ใช้ไอทีกับธุรกิจอื่นๆ ไว้ว่า ธุรกิจค้าปลีก ไม่ต้องการความหลากหลายแต่จะต้องเป็นระบบใหญ่ เพราะหัวใจของธุรกิจนี้คือ การที่ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวน มาก ความต้องการใช้ไอทีของเซเว่นอีเลฟเว่น จะถูกแบ่งออก 3 ลำดับ

1. เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Appication Software) ที่ใช้งานอยู่ใน ธุรกิจทั่วไป เช่น ซอฟต์แวร์ระบบบัญชี ระบบบริหารคลังสินค้า ระบบสต็อก ซึ่ง จะรองรับในการบริหารสำนักงานทั่วไป

2. เป็นการนำเอาระบบ Supply chain management หรือการบริหารกระบวนการของสินค้า ตั้ง แต่การผลิตการจัดส่งไปจนถึงมือลูกค้า ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การส่งของให้ได้ตามเวลาที่ต้องการ และส่งได้รวดเร็วแม่นยำไม่มีสินค้าเหลือในสต็อกมากเกินไป ยกตัวอย่างเช่น การนำอีดีไอมาใช้แทนใบสั่งของกับผู้ผลิตสินค้าราย ใหญ่ๆ ทำให้กระบวนการของการสั่งซื้อ สินค้าเร็วขึ้น เพราะไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ซ้อน ทำให้การจัดส่งสินค้าเร็วขึ้น และ ประหยัดต้นทุนในเรื่องกระดาษ เพราะ ไม่ต้องทำใบสั่งซื้อ และอุปกรณ์ที่เตรียม ไว้ในอนาคต สแกนบาร์โค้ด ซึ่งเป็นส่วน ที่จะทำให้ข้อมูลถูกต้อง และละเอียดมากขึ้นกว่าเดิม แต่ค่าใช้จ่ายจะสูงมาก จึงทดลองอยู่บางสาขาเท่านั้น

3. เป็นการนำเอาระบบCustomer Relationship Management ซึ่งเป็นกระบวนในการสร้างและ รักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าในระยะยาว โดยจะอาศัยการวิเคราะห์ฐานข้อมูลเป็นสำคัญ

กระบวนนี้จะประกอบไปด้วย ระบบเก็บข้อมูลสินค้า (Datamart) ระบบข้อมูลคลังสินค้า (Dataware house) ซึ่งจะกว้างกว่าระบบแรก และ ระบบช่วยในสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support)

อีกส่วนหนึ่งจะเป็นระบบปรับ ปรุงประสิทธิภาพภายใน (Workflow Automation) โปรแกรมอิเล็กทรอนิกส์เมล ของโลตัสโน้ต มาใช้ในการติดต่อสื่อสารภายในสำนักงานใหญ่ ที่อยู่บริเวณสีลม แต่แยกกันอยู่คนละตึก มาทดแทนการใช้กระดาษ

"ใบลาป่วย พักร้อน ลากิจ การเบิกจ่ายเงิน จัดซื้ออุปกรณ์ภายในจะผ่านระบบเวิร์คโฟล์ แบบฟอร์มต่างๆ จะ เป็นอิเล็กทรอนิกส์ฟอร์ม ส่งตามสายงานไปที่รับผิดชอบเพื่ออนุมัติ จะทำให้การทำงานคล่องตัวมากขึ้น" ข้อมูลการขายที่ประมวลแล้ว ส่วนหนึ่งจะเข้าสู่อินทราเน็ต เพื่อเป็นข้อมูลภายในเพื่อใช้วางแผนธุรกิจ เช่น รายงานข่าว ค่าใช้จ่าย รายงานการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ เพื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่บริษัทวางไว้ แต่การส่งข้อมูลระหว่างสาขา 1,300 แห่งไปยังสำนัก งานใหญ่ ยังคงเป็นแค่สายโทรศัพท์และ โมเด็มธรรมดา ว่า เทคโนโลยีทันสมัยที่สุดอาจไม่ใช่สิ่ง ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ สิ่งสำคัญของการ ลงทุนไอทีคือ ต้องให้สัมพันธ์กับเงินลงทุน Cost Effective มากที่สุด

"กำไรของธุรกิจแบบนี้แต่ละสาขาน้อยมาก อย่างการจะนำระบบสแกนเนอร์/บาร์โค้ด เราก็รู้ว่า ระบบนี้จะทำ ให้ข้อมูลถูกต้องและละเอียดขึ้น แต่เราก็ยังไม่ตัดสินใจนำมาใช้ เพราะต้นทุนสูงมาก ทั้งราคาเครื่องที่จะติดตั้งและต้องลงทุนเพิ่มขนาดของคอมพิวเตอร์ที่สำนักงานใหญ่ด้วย


อ้างอิง : http://k-pom-kpom.blogspot.com/
หมายเลขบันทึก: 613087เขียนเมื่อ 30 สิงหาคม 2016 14:57 น. ()แก้ไขเมื่อ 30 สิงหาคม 2016 15:08 น. ()สัญญาอนุญาต: ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลงจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (0)

ไม่มีความเห็น

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท