WDC 2015 : ซ้อมการนำเสนอ

ได้เห็นวิธีการทำงานของฝรั่งที่เป็นระบบ แบบมืออาชีพ และมีการเตรียมการอย่างดี ถ้าที่บ้านของเราทำได้อย่างนี้งานการจัดการประชุมต่างๆ คงจะมีคุณภาพยิ่งขึ้น

วันที่ 2 ธันวาคม 2558 (ต่อ)

ช่วงบ่ายดิฉันตั้งใจจะเข้าฟัง Meet-the-Expert หัวข้อ An imperative: The prevention of type 2 diabetes ฟังได้ครู่เดียวก็นึกขึ้นได้ว่าคุณ Ronan LHeveder ได้แจ้งทาง e-mail ไว้ล่วงหน้าแล้วว่าในฐานะที่เป็น invited speaker ใน IDF BRIDGES Symposium (ที่นี่) ให้มาซ้อมการนำเสนอที่ห้อง 121/122 ระหว่างเวลา 19.45 – 21.15 น. เพื่อให้คุ้นเคยกับห้องและสื่อโสต

ตอนนี้ไฟล์ที่จะนำเสนอยังปรับแต่งไม่เรียบร้อยตั้งใจจะทำงานคืนนี้แล้วเอาไฟล์ไปส่งที่ห้อง preview ตอนเช้าวันที่ 3 (กำหนดให้ส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 4 ชม.) แต่พอจะต้องมีการซ้อมการนำเสนอไฟล์ presentation ก็จะต้องเสร็จทันใช้ในการซ้อมด้วย ดิฉันจึงรีบเดินกลับไปโรงแรมเพื่อทำงานให้เรียบร้อย

ดิฉันตรวจทานเนื้อหาที่เตรียมมาและซ้อมการนำเสนอของตัวเองที่ห้องพักในโรงแรม โดยตัดเนื้อหาที่พูดออกไปบ้าง จับเวลาได้ประมาณ 7 นาที เพราะต้องการจะใส่ VDO ที่เป็นค่ายสองวันแรกที่อำเภอครบุรีไปด้วย VDO มีความยาว 4.42 นาที รวมกับการพูดแล้วก็ไม่เกิน 12 นาที ตามเวลาที่กำหนดให้

เมื่ออ่าน speaker presentation guidelines แล้วพบว่าหากมีวิดีโอด้วยจะต้องนำไฟล์ไปส่งที่ห้อง preview ก่อนล่วงหน้าหนึ่งวันและไฟล์วิดีโอ จะต้องมีขนาดไม่เกิน 50 MB เป็นไฟล์ประเภท MPG (MPEG), WMV หรือ AVI เท่านั้น QuickTime (MOV, MP4) videos เล่นใน PowerPoint ไม่ได้และไม่ยอมรับให้ใช้

คราวนี้ตกใจหนัก แม้ว่าไฟล์วิดีโอที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์จะมีขนาดไม่เกินที่กำหนดแต่ก็เป็นไฟล์ MP4 คราวนี้เตรียมการมาไม่ดีเพราะยุ่งอยู่กับงานหลายเรื่อง เมื่อครั้งที่เป็น invited speaker ที่ World Diabetes Congress 2011 ที่ดูไบ ดิฉันปฏิบัติตาม guideline ที่เขาให้มาทุกเรื่อง แม้แต่วิดีโอก็ตัดมาอย่างสั้นๆ และทำเป็นไฟล์ AVI ทั้งหมด

ขณะนี้อยู่คนเดียว เดิมมั่นใจว่าจะใช้โปรแกรม QuickTime ตัดวิดีโอให้สั้นลง แต่เมื่อเป็นไฟล์ MP4 ก็ทำไม่ได้ พยายามค้นกูเกิ้ลหาวิธีการแปลงไฟล์ MP4 ให้เป็น AVI ก็ทำไม่ได้ download โปรแกรมที่มีการแนะนำไว้ก็ทำไม่ได้ เรียกว่าใครบอกว่าทำอย่างไรก็พยายามทำตามทั้งนั้น จนในที่สุดต้องยอมจำนน เนื่องจากจะต้องรีบเอาไฟล์ไปส่งที่ห้อง preview ซึ่งจะปิดตอน 18.00 น. จึงต้องรีบเดินกลับไปที่ศูนย์การประชุม

เจ้าหน้าที่ห้อง preview ให้บริการอย่างดี พอเข้าเห็นป้ายชื่อยังไม่ทันบอกอะไร เขาก็รู้แล้วว่าเราเป็น speaker เรื่องใด เมื่อบอกว่าไฟล์วิดีโอจะใช้เป็นไฟล์ MP4 เราไม่ได้ convert มาก่อน เขาก็บอกว่า “no problem” และจัดแจงเอาวิดีโอใส่ในไฟล์ PowerPoint ให้เรียบร้อย

ดิฉันชวนคุณน้องนุช บ่อคำ ให้ไปอยู่เป็นเพื่อนกันและไปรอที่หน้าห้อง 121 คุณ Ronan มาถึงก่อนเวลา มี speaker อีกหนึ่งคน และมีฝรั่งอีกคนหนึ่งด้วย ตอนนั้นดิฉันยังไม่รู้ว่าเป็นใคร เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิค (ที่บ้านเราคงเป็น organizers) มาแนะนำการใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่บนเวที ตัวที่เดินหรือถอยสไลด์ เมาส์ หน้าจอที่อยู่ที่โพเดียมมีเวลาขึ้นให้รู้ด้วยว่ามีเวลาหรือใช้เวลาไปเท่าใด pointer เขาแนะนำให้ใช้เมาส์ชี้ตรงที่ต้องการจะเน้น เพื่อจะได้มองเห็นใน VDO ที่บันทึกไว้

รอบแรกที่ดิฉันซ้อม ปรากฏว่าเปิดวิดีโอไม่ได้ เกิดความกังวลทันทีว่าเป็นเพราะไฟล์ที่ให้เขาไปนั้นมีรูปแบบไม่ถูกต้องหรือเปล่า แต่เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคบอกว่าขอเวลาแก้ไขสัก 5 นาที ระหว่างที่รอ speaker ท่านอื่นก็ซ้อมไปก่อน

ในที่สุดการซ้อมของดิฉันก็ผ่านไปด้วยดี สามารถเปิดไฟล์วิดีโอได้ เมื่อดิฉันถามคุณ Ronan ว่าวิดีโอยาวไปไหม เขาก็ตอบว่า “OK” เพราะใช้เวลาไม่เกินที่กำหนดไว้และคนฟังจะได้เห็นภาพว่าเราทำอะไร อย่างไร สมกับชื่อหัวข้อ Diabetes prevention: A real scenario

เสร็จภารกิจวันนี้เมื่อเวลาประมาณสองทุ่มครึ่งกว่า ดิฉันขอบคุณเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิค ปรากฏว่ามีคนหนึ่งที่เคยมาเมืองไทย พูดไทยได้เล็กน้อยและไหว้เป็นด้วย ได้เห็นวิธีการทำงานของฝรั่งที่เป็นระบบ แบบมืออาชีพ และมีการเตรียมการอย่างดี ถ้าที่บ้านของเราทำได้อย่างนี้งานการจัดการประชุมต่างๆ คงจะมีคุณภาพยิ่งขึ้น


วัลลา ตันตโยทัย

บันทึกเมื่อวันที่ 13 ธันวาคม 2558

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน DM KM Facilitator



ความเห็น (1)

ขอบคุณที่เล่าบรรยากาศให้ฟังค่ะ