บันทึกความทรงจำ (๑๐):การจัดทำรายงาน

การรายงาน เป็นกิจกรรมหนึ่งของหน่วยงานในการกำกับ เร่งรัด และติดามผลการปฏิบัติงานของนหน่วยงานในสังกัด เพื่อรับทราบความคืบหน้าในการปฏิบัติงานแต่ละภารกิจที่ได้รัับมอบหมายไปปฏิบัติ

ปรเภทของการจัดทำรายงาน ที่ปฏิบัติกันอยู่ในปัจจุบันเป็นประจำ แบ่งประเภทใหญ่ๆ ได้จำนวน ๓ ประเภท ได้แก่ การรายงานประจำเดือน รายงานประจำงวด และรายงานประจำปี

นอกจากนี้อาจจะมีรายงานเร่งด่วน รายงานอื่น ๆ ที่มีมาเป็นครั้งคราว สำหรับใช้ในการปฏิบัติงานเฉพาะเรื่อง ที่หน่วยงานที่เกี่ยวข้องร้องขอมา

ในปีงบประมาณ พ.ศ.๒๕๕๘ สำนักงานอัยการสูงสุด ได้กำหนดตัวชี้วัดที่ ๓.๒ : จำนวนระบบงานและการรายงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานตามที่ได้รับการปรับปรุงตามเป้าหมาย ขึ้นมา สำหรับปรับปรุงรายงานต่าง ๆ ของสำนักงานฯ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน ลดความซ้ำซ้อนของการปฏิบัติงาน ลดภาระการรายงานข้อมูลผลการดำเนินงาน ลดต้นทุนและระยะเวลาการดำเนินงาน

ตามข้อมูลดังกล่าวมีจำนวนรายงานที่แต่ละหน่วยงานจะต้องจัดทำในแต่ละเดือน งวดและประจำปี เป็นจำนวน ๑๐ ระบบงาน รวม ๗๙ รายงาน โดยแยกได้ดังนี้

รายงานของภาระกิจหลัก จำนวน ๕ ระบบงาน รวม ๕๐ รายงาน

รายงานของภารกิจสนับสนุน จำนวน ๕ ระบบงาน รวม ๒๙ รายงาน

ถีอว่าการจัดทำรายงานดังกล่าวมีเป็นจำนวนมาก ทำให้เจ้าหน้าที่มีภาระในการจัดทำรายงาน เสียเวลาเป็นอย่างมาก บางรายงานมีความซ้ำซ้อน บางรายงานต้องจัดทำหลายรอบเพื่อส่งให้แต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การบริหารข้อมูลก็มีกระจัดกระจาย ไม่อยู่ในแหล่งเดียวกัน

การมีตัวชี้วัดดังกล่าว ก็จะทำให้มีการปรับปรุงและแก้ไขรายงานดังกล่าว ให้เหลือจำนวนน้อยลงและเท่าที่จำเป็น โดยในการขับเคลื่อนตัวชี้วัดดังกล่าว หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งคงทำไม่ได้ เพราะรายงานแต่ละงานจะมีเจ้าภาพคนละหน่วยงาน ทำให้การแก้ไปหรือปรับปรุงเป็นไปด้วยความล่าช้า เพราะจำเป็นแต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมาขับเคลื่อนตัวชี้วัดดังกล่าว

ทุกอย่างจึงขึ้นอยู่กับคณะทำงานฯ เป็นผู้ขับเคลื่อน ....จึงเป็นเรื่องน่าคิด!!!!