การประชุมใหญ่ เป็นเวทีที่ดีในการอธิบายกระบวนการใหม่ ๆ หรือการพัฒนาองค์กรในรูปแบบใหม่ เพื่อชี้แจงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง

การประชุมใหญ่อย่างมีประสิทธิผล

Running Effective Employee Forums and Town Hall Meetings

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

27 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การประชุมใหญ่อย่างมีประสิทธิผล (Running Effective Employee Forums and Town Hall Meetings) นำมาจากสรุปการบรรยายของ Quint Studer, BA., MS., ผู้ก่อตั้ง Studer Group เป็นตอนที่ 6 จากทั้งหมด 6 ตอน ของชุด Leadership Series

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/leadership-series-6-of-6-forums-and-town-hall-meetings

การนำเสนอเอกสารเกี่ยวกับผู้นำชุดนี้

  • การนำเสนอนี้เป็นตอนสุดท้ายของชุด ของเรื่องการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล มีความเชื่อมโยง และมีความสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร
  • เป้าประสงค์เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ วิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศ
  • ทุกเรื่องเป็นประโยชน์ต่อผู้นำองค์กร ในการสื่อสารอย่างเป็นระบบ และเป็นวิถีสู่การเป็น องค์กรที่มีสมรรถนะสูง

การประชุมใหญ่ขององค์กร เป็นกุญแจสำคัญประการหนึ่ง ในการสร้างความเชื่อมโยงทั่วทั้งองค์กร มีเหตุผล 4 ประการว่า เพราะเหตุใด การประชุมใหญ่ขององค์กรจึงมีความสำคัญ

1. เป็นการบอกเล่าถึงสภาวะแวดล้อมภายนอกล่าสุด (provide updates on the external environment)

  • ความท้าทายของวงการการดูแลรักษาสุขภาพ คือสภาวะแวดล้อมภายนอกที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
  • ในฐานะผู้นำ ควรให้บุคลากรมีความเข้าใจที่ถูกต้อง เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
  • ดังนั้น การประชุมใหญ่จึงเป็นโอกาสที่เหมาะสมในการแจ้งเรื่องราวล่าสุด ให้เกิดความชัดเจนของข่าวสารเชื่อมโยงทั่วทั้งองค์กร และถือเป็นโอกาสตอบคำถามที่บุคลากรยังไม่เข้าใจ

2. เพื่อฉลองชัยชนะ ไม่ว่าเป็นขององค์กร หรือหน่วยงาน (to celebrate wins, whether organization-wide or within individual departments)

  • เราใช้โอกาสนี้ยกย่องหน่วยงานที่มีผลงานที่ดี เช่น บรรลุเป้าหมายความพึงพอใจของผู้ป่วย แสดงความยินดีสัปดาห์การพยาบาล หรือการได้รับจดหมายชมเชยจากผู้ป่วย
  • การฉลองความสำเร็จเป็นการกระตุ้นเตือนเป้าหมายการทำงานด้านการรักษาพยาบาล นั่นคือการช่วยเหลือผู้ที่เจ็บไข้ได้ป่วย

3.ระบุช่องว่างที่ยังมีขององค์กร (address any gaps in the organization)

  • บางครั้ง แผนกผู้ป่วยในทำผลงานได้ตามเป้าประสงค์ แต่แผนกผู้ป่วยฉุกเฉินอาจยังทำไม่ได้ตามเป้าหมาย ในการประชุมใหญ่อาจชี้แจงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นระหว่างแผนก หรือต่อองค์กรโดยรวมได้ เพื่อใช้เป็นเวทีหากลยุทธ์ในการแก้ไข
  • ประสบการณ์ที่ไม่ดีในห้องฉุกเฉิน เช่นการรอคอยเป็นระยะเวลานาน ที่ทำให้ผู้ป่วยปฏิเสธการรักษา อาจส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กรในการดำเนินงาน

4. ได้แลกเปลี่ยนข้อมูลสะท้อนกลับ (share feedback) เป็นการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เรื่องการบริหารจัดการสภาวะแวดล้อมในการทำงานของบุคลากร

  • ผู้นำสามารถจัดระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลสะท้อนกลับ โดยให้บุคลากรเขียนคำถามส่งมาล่วงหน้า แล้วคัดเลือกนำมาตอบในที่ประชุมใหญ่
  • อีกทางหนึ่งคือ การให้บุคลากรลงคะแนนให้กับองค์กร ผู้นำ หรือหัวหน้าหน่วย ในหัวข้อต่าง ๆ เพื่อจะได้นำโอกาสพัฒนามาปรับปรุงต่อไป

สรุป

  • การประชุมใหญ่ เป็นเวทีที่ดีในการอธิบายกระบวนการใหม่ ๆ หรือการพัฒนาองค์กรในรูปแบบใหม่ เพื่อชี้แจงสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง
  • เช่น การนำกระบวนการที่เป็นเลิศมาใช้ในโรงพยาบาล ผู้นำจะได้ถือโอกาสอธิบายว่า กระบวนการใหม่นี้ จะส่งผลในการดูแลรักษาผู้ป่วยให้ดีขึ้นได้อย่างไร
  • การอธิบายเพราะเหตุใด (why) เป็นการลดความกังวลให้กับบุคลากร และบ่งบอกเหตุผลที่ผู้นำเลือกวิธีการดังที่กล่าวมาใช้

สรุปโดยรวม

  • จากการนำเสนอทั้ง 6 ตอน เป็นเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการสื่อสารภายในองค์กร ให้เกิดความเชื่อมโยงและมีความครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร ของแนวทางการปฏิบัติที่เป็นเลิศขององค์กรภาคการรักษาพยาบาล
  • การนำไปใช้ประโยชน์ ขึ้นกับบริบทขององค์กร ที่จะนำไปทดลองหรือดัดแปลงได้ตามความเหมาะสม

***********************