ทุกคนมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ถ้าผู้นำมีการตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยทั้งประหยัดเวลาและได้พัฒนาองค์กรด้วย
การตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีกลยุทธ์
Senior Leaders Rounding in Healthcare
พันเอก มารวย ส่งทานินทร์
[email protected]
27 มกราคม 2558
บทความเรื่อง การตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีกลยุทธ์ (Senior Leaders Rounding in Healthcare) นำมาจากสรุปการบรรยายของ Quint Studer, BA., MS., ผู้ก่อตั้ง Studer Group เป็นตอนที่ 4 จากทั้งหมด 6 ตอน ของชุด Leadership Series
ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/leadership-series-4-of-6-senior-leader-rounding
Senior leaders need to practice not just rounding, but strategic rounding.
เพราะเหตุใดผู้บริหารระดับสูงควรตรวจเยี่ยมหน่วยงาน
- เป็นโอกาสให้บุคลากรได้พบปะผู้นำเพิ่มขึ้น
- เพิ่มความผูกพันของบุคลากร
- บุคลากรเข้าใจการตัดสินใจของผู้นำระดับสูง
- เป็นการยืนยันการเยี่ยมหน่วยของหัวหน้าหน่วย
- ลดช่องว่างการแบ่งฝักแบ่งฝ่าย
- เพิ่มการบูรณาการ
จุดเน้นการตรวจเยี่ยม
- ใช้รูปแบบการเยี่ยมเป็นแบบเดียวกันกับของหัวหน้าหน่วยงาน
- เยี่ยมหน่วยร่วมกับผู้นำอื่น ๆ โดยการใช้รายงานจากแนวหน้า (scouting report)
มีการเตรียมรายงานจากแนวหน้าไว้ล่วงหน้า เพื่อ
- สอดรับกับการเยี่ยมหน่วยของหัวหน้าหน่วยงาน
- ทำให้ได้สาระข่าวสารที่สำคัญของหน่วยงาน
- เน้นสิ่งแวดล้อมภายนอก (ที่มีผลกระทบกับหน่วยงาน)
- ระบุคำถาม/ปัญหาที่สำคัญ
- เป็นการยกย่องและให้รางวัลบุคคลได้ตรงความจริง
- รับทราบปัญหาที่ได้แก้ไขแล้ว
- อุปกรณ์เครื่องมือใหม่ ๆ และสิ่งที่ต้องการเพิ่มเติม
ประสิทธิผลอย่างเป็นรูปธรรม
- การตรวจเยี่ยมหน่วยไม่ได้ทำเป็นพิธีการเท่านั้น แต่ควรให้มีประสิทธิผลมากที่สุด เพราะเวลาเป็นสิ่งที่มีค่า
-
ผู้นำระดับสูงเป็นผู้ที่หาเวลาว่างได้ยาก ดังนั้นควรใช้เวลาให้เป็นประโยชน์มากที่สุดในการตรวจเยี่ยมหน่วย จะได้ไม่เป็นการเสียเวลาทั้งสองฝ่าย
การเป็นแบบอย่างที่ดีของผู้นำ (role model) เป็นสิ่งสำคัญ
- เริ่มที่ผู้นำสูงสุด ตรวจเยี่ยมหน่วยรอง หน่วยรองตรวจเยี่ยมหน่วยรองลงไปเป็นลำดับขั้น
- โดยการตรวจเยี่ยมด้วยวิธีเดียวกันทั่วทั้งองค์กรอย่างมีเป้าหมาย
การตรวจเยี่ยมหน่วยงานของผู้นำต้องอาศัยการได้รับความร่วมมือที่ดี
- ดังนั้น ก่อนเยี่ยมหน่วย ควรมีแบบรายงานจากแนวหน้า (scouting report) ของผู้รับผิดชอบหน่วยงานนั้น ๆ
- เพื่อทำให้ผู้นำไม่หลงประเด็นสำคัญที่ควรนำมาอภิปราย
- การเยี่ยมควรเป็นเรื่องน่าสนุกมากกว่าเป็นการจับผิด
หัวข้อรายงาน 1 หน้ากระดาษ
- สิ่งที่ทำได้ดี
- เครื่องมือใหม่
- บุคลากรดีเด่น
- การใช้จ่ายของหน่วย
- คำถาม/ปัญหาสำคัญ
- สิ่งแวดล้อมภายนอก
- กิจกรรมของแพทย์
- ความพึงพอใจผู้ป่วย/ผลลัพธ์การดูแลรักษา
- ความพึงพอใจของบุคลากร
นอกจากชื่นชมแล้ว พยายามต่อยอดความสำเร็จ
- เช่น นายแพทย์มัวร์ มีการลงบันทึกการตรวจรักษาผู้ป่วยออนไลน์ (electronic medical records) ได้ดีมีความสมบูรณ์
- นอกจากชมเชยแล้ว ควรถามต่อไปว่า คุณทำอย่างไรจึงทำออกมาได้ดีมาก แล้วโรงพยาบาลควรทำอย่างไร เพื่อให้แพทย์ท่านอื่น ๆ ได้เห็นประโยชน์และให้ความร่วมมือในการลงประวัติผู้ป่วยให้เกิดความสมบูรณ์
ควรสร้างแบบสรุปรายงาน (แบบไฟจราจร – เขียว เหลือง แดง) ตามที่ได้รับรู้หรือเรียนรู้มา ติดไว้ที่บอร์ด
- ทำให้บุคลากรเห็นว่า ผู้นำได้รับทราบสิ่งที่พวกเขาพยายามบอกเล่า และมีแผนบริหารจัดการต่อไป
สรุป
- ทุกคนมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ถ้าผู้นำมีการตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยทั้งประหยัดเวลาและได้พัฒนาองค์กรด้วย
***********************