การตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีกลยุทธ์

ทุกคนมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ถ้าผู้นำมีการตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยทั้งประหยัดเวลาและได้พัฒนาองค์กรด้วย

การตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีกลยุทธ์

Senior Leaders Rounding in Healthcare

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

27 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีกลยุทธ์ (Senior Leaders Rounding in Healthcare) นำมาจากสรุปการบรรยายของ Quint Studer, BA., MS., ผู้ก่อตั้ง Studer Group เป็นตอนที่ 4 จากทั้งหมด 6 ตอน ของชุด Leadership Series

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/leadership-series-4-of-6-senior-leader-rounding

Senior leaders need to practice not just rounding, but strategic rounding.

เพราะเหตุใดผู้บริหารระดับสูงควรตรวจเยี่ยมหน่วยงาน

  • เป็นโอกาสให้บุคลากรได้พบปะผู้นำเพิ่มขึ้น
  • เพิ่มความผูกพันของบุคลากร
  • บุคลากรเข้าใจการตัดสินใจของผู้นำระดับสูง
  • เป็นการยืนยันการเยี่ยมหน่วยของหัวหน้าหน่วย
  • ลดช่องว่างการแบ่งฝักแบ่งฝ่าย
  • เพิ่มการบูรณาการ

จุดเน้นการตรวจเยี่ยม

  • ใช้รูปแบบการเยี่ยมเป็นแบบเดียวกันกับของหัวหน้าหน่วยงาน
  • เยี่ยมหน่วยร่วมกับผู้นำอื่น ๆ โดยการใช้รายงานจากแนวหน้า (scouting report)

มีการเตรียมรายงานจากแนวหน้าไว้ล่วงหน้า เพื่อ

  • สอดรับกับการเยี่ยมหน่วยของหัวหน้าหน่วยงาน
  • ทำให้ได้สาระข่าวสารที่สำคัญของหน่วยงาน
  • เน้นสิ่งแวดล้อมภายนอก (ที่มีผลกระทบกับหน่วยงาน)
  • ระบุคำถาม/ปัญหาที่สำคัญ
  • เป็นการยกย่องและให้รางวัลบุคคลได้ตรงความจริง
  • รับทราบปัญหาที่ได้แก้ไขแล้ว
  • อุปกรณ์เครื่องมือใหม่ ๆ และสิ่งที่ต้องการเพิ่มเติม

ประสิทธิผลอย่างเป็นรูปธรรม

  • การตรวจเยี่ยมหน่วยไม่ได้ทำเป็นพิธีการเท่านั้น แต่ควรให้มีประสิทธิผลมากที่สุด เพราะเวลาเป็นสิ่งที่มีค่า
  • ผู้นำระดับสูงเป็นผู้ที่หาเวลาว่างได้ยาก ดังนั้นควรใช้เวลาให้เป็นประโยชน์มากที่สุดในการตรวจเยี่ยมหน่วย จะได้ไม่เป็นการเสียเวลาทั้งสองฝ่าย

การเป็นแบบอย่างที่ดีของผู้นำ (role model) เป็นสิ่งสำคัญ

  • เริ่มที่ผู้นำสูงสุด ตรวจเยี่ยมหน่วยรอง หน่วยรองตรวจเยี่ยมหน่วยรองลงไปเป็นลำดับขั้น
  • โดยการตรวจเยี่ยมด้วยวิธีเดียวกันทั่วทั้งองค์กรอย่างมีเป้าหมาย

การตรวจเยี่ยมหน่วยงานของผู้นำต้องอาศัยการได้รับความร่วมมือที่ดี

  • ดังนั้น ก่อนเยี่ยมหน่วย ควรมีแบบรายงานจากแนวหน้า (scouting report) ของผู้รับผิดชอบหน่วยงานนั้น ๆ
  • เพื่อทำให้ผู้นำไม่หลงประเด็นสำคัญที่ควรนำมาอภิปราย
  • การเยี่ยมควรเป็นเรื่องน่าสนุกมากกว่าเป็นการจับผิด

หัวข้อรายงาน 1 หน้ากระดาษ

  • สิ่งที่ทำได้ดี
  • เครื่องมือใหม่
  • บุคลากรดีเด่น
  • การใช้จ่ายของหน่วย
  • คำถาม/ปัญหาสำคัญ
  • สิ่งแวดล้อมภายนอก
  • กิจกรรมของแพทย์
  • ความพึงพอใจผู้ป่วย/ผลลัพธ์การดูแลรักษา
  • ความพึงพอใจของบุคลากร

นอกจากชื่นชมแล้ว พยายามต่อยอดความสำเร็จ

  • เช่น นายแพทย์มัวร์ มีการลงบันทึกการตรวจรักษาผู้ป่วยออนไลน์ (electronic medical records) ได้ดีมีความสมบูรณ์
  • นอกจากชมเชยแล้ว ควรถามต่อไปว่า คุณทำอย่างไรจึงทำออกมาได้ดีมาก แล้วโรงพยาบาลควรทำอย่างไร เพื่อให้แพทย์ท่านอื่น ๆ ได้เห็นประโยชน์และให้ความร่วมมือในการลงประวัติผู้ป่วยให้เกิดความสมบูรณ์

ควรสร้างแบบสรุปรายงาน (แบบไฟจราจร – เขียว เหลือง แดง) ตามที่ได้รับรู้หรือเรียนรู้มา ติดไว้ที่บอร์ด

  • ทำให้บุคลากรเห็นว่า ผู้นำได้รับทราบสิ่งที่พวกเขาพยายามบอกเล่า และมีแผนบริหารจัดการต่อไป

สรุป

  • ทุกคนมีสิ่งที่ต้องทำมากมาย ถ้าผู้นำมีการตรวจเยี่ยมหน่วยอย่างมีประสิทธิผล จะช่วยทั้งประหยัดเวลาและได้พัฒนาองค์กรด้วย

***********************

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน leadership



ความเห็น (0)