การปฏิบัติที่เป็นเลิศในการสื่อสาร

การปฏิบัติที่เป็นเลิศในการสื่อสาร

Best Practice in Communication

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

27 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การปฏิบัติที่เป็นเลิศในการสื่อสาร (Best Practice in Communication) นำมาจากสรุปการบรรยายของ Quint Studer, BA., MS., ผู้ก่อตั้ง Studer Group เป็นตอนที่ 3 จากทั้งหมด 6 ตอน ของชุด Leadership Series

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/leadership-series-3-of-6-best-practices-in-communication

การประเมินภาวะผู้นำ

• บริษัท Studer Group สำรวจความเห็นผู้นำนับพันราย
• จากการประเมินตนเอง พบว่าในการสร้างความเชื่อมโยงและสร้างความสม่ำเสมอของระบบการนำองค์กรและเป้าประสงค์ขององค์กรนั้น มีอุปสรรคที่พบเป็นอันดับสูงสุดคือ เรื่องความรับผิดชอบ (accountability) และลำดับรองลงมาคือช่องว่างของการสื่อสาร (gap in communication)

การสื่อสารตามลำดับขั้น

• การสื่อสารเริ่มจากผู้นำระดับสูงแล้วถูกถ่ายทอดตามลำดับขั้น
• ผู้นำแต่ละคนมีวิธีการที่แตกต่างกันออกไป
• ในที่นี้ขอนำเสนอวิธีการง่าย ๆ 3 ขั้นตอน (three easy steps) เพื่อความมีประสิทธิภาพและได้ผลทั่วทั้งองค์กร

ลำดับแรก ทุกครั้งที่มีการประชุม ควรแต่งตั้งผู้ทำหน้าที่ถามคำถามข่าวสารที่ต้องการสื่อออกไป

• ผู้ที่ได้รับมอบหมายมี 4 คำถามเพื่อสรุปข่าวที่ต้องการสื่อ
• ตัวอย่างเช่น ที่ประชุมมีมติจัดงานเลี้ยงขอบคุณพนักงาน เมื่อมีข้อสรุป ให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายถามคำถามทั้ง 4 คือ
• "Who ใคร เป็นผู้รับผิดชอบในการนำข่าวนี้สื่อสารต่อบุคลากร ?"
• "What มีอะไรบ้าง ที่ควรจะบอกในการสื่อสารครั้งนี้ ?"
• "When เมื่อใด จึงเป็นเวลาที่สมควรสื่อสารออกไป ?"
• "How ด้วยวิธีใด ที่เราจะใช้ในการประกาศสื่อสารครั้งนี้ ?"
• ก่อนประชุมประเด็นต่อไป ทุกคนในที่ประชุมควรเห็นพ้องกับคำตอบ

ลำดับที่สอง คือควรสรุปวิธีการที่มีประสิทธิผลมากที่สุดในการสื่อสารภายในองค์กร เพื่อใช้เป็นมาตรฐานในการสื่อสารให้เกิดความสม่ำเสมอของข่าวสารที่ต้องการจะสื่อ

• ถามผู้นำแต่ละคนว่าเขามีวิธีการอย่างไรและเมื่อใด ในการสื่อสารสิ่งที่มีความสำคัญให้ลูกน้องได้รับรู้
• คำตอบจะมีต่าง ๆ นานา บ้างใช้การประชุมรายเดือน รายสัปดาห์ หรือส่ง emails

ลำดับที่สาม จัดทำมาตรฐานของข่าวสารที่ต้องการจะสื่อถึงบุคลากร

• เพื่อให้ผู้ที่เข้าประชุมสามารถสื่อสารข่าวสารอย่างเดียวกันถึงลูกน้องได้อย่างทั่วถึงและมีความสม่ำเสมอ เช่น หลังประชุมทีมนำเสร็จ ภายในวันนั้นก็ประชุมลูกน้องต่อเลย เพราะยังจำได้ดีอยู่ และทันกาลเวลา
• ถ้าข่าวสารนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง อาจเรียกประชุมบุคลากรทั้งหมดเข้ารับฟังพร้อมกันในคราวเดียวกันก็ได้
• มีทางเลือกอื่นคือ ผู้ที่ทำหน้าที่ตั้งคำถาม จดข้อความข่าวสารที่จะสื่อเป็น 4 หัวข้อ คือ ใคร ทำอะไร เมื่อใด อย่างไร กล่าวย้ำเตือนข้อความนั้นกับทีมนำที่เข้าประชุมก่อนเลิกประชุมอีกครั้ง
• ถ้าเป็นไปได้ อาจพิมพ์ข้อความดังกล่าวให้กับทีมนำที่เข้าประชุม ถือกลับไปยังหน่วยงานของตน เพื่อสำเนาแจกจ่ายต่อไปและใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง

สรุป

• ถ้าทำตามนี้ได้ ปัญหาเรื่องการติดต่อสื่อสารในองค์กรก็จะหมดไป และเป็นการสร้างความเชื่อมโยงและความสม่ำเสมอของข่าวสารทั่วทั้งองค์กร

***********************