การประชุมอย่างมีประสิทธิผล

การประชุมอย่างมีประสิทธิผล

Running Effective Department Meetings

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

27 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การประชุมอย่างมีประสิทธิผล (Running Effective Department Meetings) นำมาจากสรุปการบรรยายของ Quint Studer, BA., MS., ผู้ก่อตั้ง Studer Group เป็นตอนที่ 5 จากทั้งหมด 6 ตอน ของชุด Leadership Series

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/leadership-series-5-of-6-running-effective-department-meetings

การประชุม

• เราใช้เวลาส่วนมากไปกับการประชุม
• จากการวิจัยพบว่า บางคนใช้เวลาไปกับการประชุม ประมาณร้อยละ 50 ของเวลางานทั้งหมด
• การประชุมเป็นวิธีการที่ทำให้ทีมมีการติดต่อสื่อสารกัน
• จะเป็นการดียิ่งขึ้น ถ้าเรามีการประชุมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และทำให้เราประหยัดเวลาได้

ยุทธวิธีในการประชุม เพื่อช่วยลดความสูญเปล่า 3 ขั้นตอนดังนี้

• ก่อนการประชุม (Prior to your meetings)
• ระหว่างการประชุม (During the meetings)
• หลังการประชุม (Post meeting)

ก่อนการประชุม (Prior to your meetings)

1.ทำให้การประชุมเป็นการทำงานร่วมกัน (Make your meetings collaborative)

• ก่อนการประชุม 72 ชั่วโมง ให้ขอประเด็นการประชุมจากหัวหน้าหน่วย
• ระบุคำถาม และคำตอบ เพื่อใช้ในการติดตามความก้าวหน้าของงาน ที่สืบเนื่องจากการประชุมครั้งก่อน
• ทั้งนี้เพื่อเป็นการลดความซ้ำซ้อนของประเด็นคำถาม

2.ระบุหัวข้อการประชุมที่เป็นมาตรฐาน (Identify standard agenda items)

• สร้างรูปแบบการประชุมที่เป็นมาตรฐาน โดยการเน้นเฉพาะเรื่องที่มีความสำคัญ
• เช่น ประเด็นเรื่องของความชนะหรือพ่ายแพ้ การทบทวนเป้าประสงค์ของหน่วยงานหรือขององค์กร ความพึงพอใจของผู้ป่วยล่าสุด หรือหัวข้อของมาตรฐานที่จำเป็นต้องกล่าวถึง

3.ส่งประเด็นล่วงหน้าก่อนการประชุม (Send the agenda in advance of the meeting)

• แนะนำให้ส่งประเด็นการประชุมให้ผู้เข้าประชุม ล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมง
• เพื่อให้ผู้เข้าประชุมมีเวลาเตรียมตัวล่วงหน้าในการให้ข้อคิดเห็น
• ถ้าจะให้ดี ควรเป็นประเด็นเป้าประสงค์ที่มีความเกี่ยวเนื่องกับพันธกิจและเป้าประสงค์โดยรวมขององค์กร

ระหว่างการประชุม (During the meetings)

1.เน้นที่พันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยม (focused on the Mission, Vision and Values)

• เริ่มและปิดการประชุมด้วยพันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยม เพื่อเป็นการแสดงว่าเรามีเป้าหมายเดียวกัน
• เป็นเวลาที่ดีที่จะให้รางวัลกับหน่วยงานที่ทำได้ดี และอภิปรายถึงผลลัพธ์ที่ทำได้สำเร็จ
• อภิปรายสิ่งที่องค์กรทำได้ก้าวหน้าเกินความคาดหวัง เช่น การจัดซื้อโดยดูที่คุณค่าพื้นฐาน (Value Based Purchasing) และอธิบายว่าเรื่องนี้มีความสำคัญอย่างไร

2.ทบทวนเป้าประสงค์ของหน่วยงานและขององค์กร (Review department and company goals)

• มีการให้รางวัลและคำยกย่องหน่วยงานที่ทำได้ดี สามารถทำได้ตามเป้าประสงค์ ส่งผลทำให้องค์กรบรรลุพันธกิจ

3.เน้นย้ำเรื่องที่ต้องการให้มีการถ่ายทอดต่อ (Provide specific takeaways)

• ในการนำเสนอก่อนหน้านี้ เคยเสนอวิธีการสื่อสารทั่วทั้งองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมาแล้ว คือ Best Practices in Communication (3 of 6 : Leadership series)
• โดยการระบุสิ่งเฉพาะเจาะลงที่ต้องการให้สื่อสารไปทั่งทั้งองค์กร ด้วยวิธีที่เป็นมาตรฐาน ไม่ว่าเป็น PowerPoint slides ข่าวารที่เป็นสิ่งพิมพ์ เพื่อให้ผู้นำตามลำดับชั้นนำไปถ่ายทอดให้เป็นข่าวสารเดียวกัน

4.การประเมินวิธีการประชุม (Evaluate the meeting)

• ให้ผู้เข้าประชุมทุกคนประเมินผลของการประชุม ไม่ว่าเป็นการบอกกล่าว การเขียน หรือการให้คะแนน
• วิธีประเมิน อาจเป็นการเรียงลำดับคะแนนจากต้องปรับปรุงถึงดีเยี่ยม ข่าวสารที่ต้องไปถ่ายทอดต่อ 3 ลำดับแรกคืออะไร และให้ระบุว่ายังมีคำถามอะไรที่ยังคาใจอยู่

หลังการประชุม (Post meeting)

1.มีหัวข้อต่าง ๆ ที่ต้องนำไปปฏิบัติอย่างครบถ้วน (Keep actions items top of mind)

• เป็นการง่ายที่ที่ประชุมมัวแต่เน้นหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งจนหลงลืมประเด็นอื่น ๆ ไป
• เพื่อให้แน่ใจว่านอกจากหัวข้อที่ต้องนำไปปฏิบัติอย่างครบถ้วนแล้วควรจัดเวลาเผื่อไว้ให้มีข้อเสนอแนะ คำถามเพิ่มเติม หรือเรื่องเร่งด่วนอื่น ๆ
• ด้วยวิธีการนี้จึงไม่จำเป็นต้องรอถึงการประชุมในคราวหน้า

สรุป

• การประชุมเป็นโอกาสที่ดีที่ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่องวิธีการปฏิบัติที่เป็นเลิศ
• การประชุมที่ประทับใจ มีเรื่องเล่า วิดิทัศน์ หรือคำคม ที่กล่าวถึงความหมายในการดำรงอยู่ของเรา ที่ส่งผลกระทบในทางที่ดีต่อผู้ป่วย
• การนำข้อเสนอแนะวิธีการประชุมนี้ ช่วยให้การสื่อสารขององค์กรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลทั่วทั้งองค์กร และช่วยประหยัดเวลาในการประชุมได้

***********************