Course Outline มีประโยชน์อย่างไร?

สวัสดีครับ คงยังไม่สายเกินไปที่จะสวัสดีปีใหม่นะครับ

ผ่านปีใหม่มา 13 วันแล้วนะครับ (วันที่บันทึก) ใครที่ตั้งใจว่าจะทำอะไรไว้ตั้งแต่ก่อนปีใหม่ จะเริ่มต้นในวันที่ปีใหม่ ท่านได้ลงมือหรือยังครับ ถ้ายังก็เริ่มได้แล้วนะครับ เพราะเพียงแค่ท่านหลับตาลงเดี๋ยวก็สิ้นปีอีกแล้ว วันเวลาช่างผ่านไปรวดเร็วเหลือเกิน หากใครที่บอกว่าจะเริ่มต้นพัฒนาตนเองให้ดีขึ้นไม่ว่าในด้านใดก็ตามถือเป็นเรื่องดีนะครับ

วกกลับมาเรื่องที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้ แน่นอนว่าเกี่ยวกับเรื่องของการอบรมสัมมนาเพื่อพัฒนาบุคลากร ทุกครั้งที่จะมีการจัดอบรมสัมมนาในหัวข้อใดก็ตาม ขั้นตอนหนึ่งที่เรามักจะทำกันก็คือ การเขียนรายละเอียดของหลักสูตร หรือที่เรามักเรียกกันหรู ๆ ว่า Course Outline ที่แสดงถึงเหตุผลและความจำเป็นของการจัดอบรมสัมมนานี้ขึ้นมา ซึ่งประกอบไปด้วยรายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้

1. ชื่อหลักสูตร

2. หลักการและเหตุผล (ผมมักใช้ "เหตุผลและความจำเป็น") เป็นการอธิบายเหตุผลว่าทำไมเราจึงควรจัดการอบรมสัมมนาในหลักสูตรนี้ และจะมีประโยชน์อย่างไรถ้าจัดขึ้น และจะมีผลเสียอย่างไรถ้าเราไม่จัด

3. วัตถุประสงค์ ที่บ่งบอกถึงปลายทางความสำเร็จในการจัดหลักสูตรอบรมสัมมนานี้ว่าต้องการให้เกิดอะไรขึ้นต่อผุ้เข้ารับการอบรมกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งเราสามารถแบ่งระดับของวัตถุประสงค์ได้ 5 ระดับคือ

3.1 ระดับความพึงพอใจในการจัดหลักสูตรตามแผนงาน - ประเมินเพียงแค่ความพึงพอใจต่อสถานที่ อาหาร การเดินทาง ฯลฯ

3.2 ระดับการเรียนรู้ - ประเมินว่ามีการจดจำ เกิดความเข้าใจในข้อมูลที่วิทยากรถ่ายทอดหรือไม่ วัดได้จากการทำแบบประเมิน การถามตอบในห้องอบรม การแสดงออกเชิงพฤติกรรมตามกิจกรรมที่กำหนดให้

3.3 ระดับการนำไปใช้ - ประเมินว่ามีการนำข้อมูลที่ได้จากการเรียนรู้ไปใช้ประกอบการปฏิบัติงานจริงอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เป็นการวัดประเมินภายหลังสิ้นสุดการจัดอบรมสัมมนาไปแล้วตามระยะเวลาที่กำหนด เช่น 3 เดือน เป็นต้น

3.4 ระดับผลกระทบต่อองค์กร - ประเมินว่าการจัดการอบรมสัมมนาในครั้งนี้ ต้องการให้องค์กรมีผลประกอบการดีขึ้น มีการพัฒนาไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ เป็นระดับที่วัดประเมินโดยใช้ระยะเวลานานกว่าระดับการนำไปใช้

3.5 ระดับผลตอบแทน - เป็นวัตถุประสงค์ในระดับที่วัดว่า ผลประกอบการที่เป็นกำไรหรือที่พัฒนาขึ้นนั้นเป็นผลมาจากการจัดอบรมในหลักสูตรนี้กี่ % ซึ่งไม่ค่อยมีองค์กรใดวัดมาถึงระดับนี้เท่าที่ควร

4. หัวข้อหรือขอบเขตการเรียนรู้ - ระบุว่าในหลักสูตรนี้มีหัวข้อการเรียนรู้กี่หัวข้อ หัวข้อหลัก หัวข้อย่อยอะไรบ้าง? ซึ่งต้องสัมพันธ์กับวัตถุประสงค์และระยะเวลา

5. วิธีการ (Methodology) มีวิธีการอบรมอะไรบ้าง เช่น การบรรยาย กิจกรรมประกอบการเรียนรู้ กรณีศึกษา ศึกษาดูงาน แสดงบทบาทสมมติ เป็นต้น และระบุสัดส่วนที่ใช้ในการอบรมอย่างคร่าว ๆ

6. คุณสมบัติและจำนวนที่เหมาะสม - ให้ระบุคุณสมบัติของกลุ่มเป้าหมายว่าควรจะอยู่ในระดับตำแหน่งใด ทำงานเกี่ยวข้องกับหัวข้อนี้หรือไม่ หรือต้องผ่านการอบรมหลักสุตรใดมาก่อน พร้อมกับจำนวนผุ้เข้ารับการอบรมที่เหมาะสมต่อหัวข้อและระยะเวลา เพื่อคุณภาพของการเรียนรู้

7. ระยะเวลาและกำหนดการ - ให้ระบุว่าใช้เวลากี่ชั่วโมง (ตามมาตรฐานทั่วไป 6 ชั่วโมง = 1 วัน) เพราะบางหลักสุตรอาจจะมีไปต่างจังหวัดซึ่งมีภาคกลางคืน 1 วันจึงอาจจะเท่ากับ 9 ชั่วโมงก็เป็นได้ พร้อมกับระบุกำหนดการอบรมว่าในแต่ละช่วงเวลาจะมีการอบรมหัวข้อใด ด้วยวิธีการใดบ้าง

8. วิธีการประเมินผลหลักสูตร - จะสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่เรากำหนดขึ้นในตอนต้น เช่น ต้องการประเมินในระดับการเรียนรู้ ให้ระบุว่า "ประเมินโดยการให้ผู้เข้ารับการอบรมกลุ่มเป้าหมายทำแบบทดสอบก่อนหลัง (Pre-Post test) เป็นต้น" หรือการประเมินผลกระทบต่อองค์กร ให้ระบุดังตัวอย่างว่า "ประเมินโดยการวัดระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการก่อนอบรมและหลังอบรมไปแล้ว 6 เดือน" เป็นต้น

9. ผลที่คาดว่าจะได้รับ - ให้ระบุเป็นลักษณะของตัวชี้วัดผลผลิต และตัวชี้วัดผลลัพธ์ เพราะเท่าที่ผ่านมาเห็นระบุกันโดยลอกวัตถุประสงค์ลงมา (แล้วจะบอกต่อไปว่าส่งผลกระทบอย่างไร)

10. งบประมาณที่ต้องใช้ (ถ้าต้องระบุ)

นี่คือองค์ประกอบของ Course Outline ซึ่งผมในฐานะวิทยากรมักจะถูกร้องขอให้เขียนรายละเอียดหลักสูตรขึ้นเพื่อนำไปแนบโครงการเพื่อขออนุมัติการจัดอบรมจากผู้บริหารเท่านั้น ย้ำว่าเท่านั้นจริง ๆ แล้วหลังจากที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ก็ไม่เคยสนใจ Course Outline อีกต่อไปว่าจะมีรายละเอียดอย่างไร จัดไปตามที่ตนเองอยากจะจัด จากประสบการณ์ครั้งหนึ่งในชีวิตการเป็นวิทยากรของผม มีหน่วยงานหนึ่งมาปรึกษาผมว่าองค์กรของเขาซึ่งต้องประสานงานกับหน่วยงานอื่น ๆ ที่ปฏิบัติงานในบริเวณเดียวกัน เกิดปัญหาเรื่องการประสานงานระหว่างกัน ส่งผลให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงานอยู่บ่อยครั้ง ผมจึงเขียนรายละเอียดหลักสูตรไปให้ ผู้รับผิดชอบอ่านแล้วก็ตอบกลับมาว่า ยังไม่ตรงนัก (ตรงได้ไง ผมเขียนเป็นหลักการกว้าง ๆ เพื่อให้เขาดูว่าเหมาะสมกับองค์กรของเขาหรือไม่?) ผมจึงขอเข้าไปในพื้นที่เพื่อศึกษาปัญหาดังกล่าว และนำปัญหาที่พบมาออกแบบหลักสูตรอีกครั้ง ปรากฎว่าโดนใจอย่างมาก

ผมแอบดีใจอยู่เล็ก ๆ ว่า หน่วยงานนี้เอาจริงเอาจังตั้งแต่การเขียน Course Outline เลยทีเดียว ชอบมาก สรุปว่าให้ผมจัด 2 รุ่น รุ่นละ 3 วัน พอโครงการอนุมัติผ่านเรียบร้อย ก็เริ่มต่อรองให้ลดระยะเวลาลง ลดความเข้มข้นของหัวข้อลง เพราจะพาผู้เข้ารับการอบรมไปเที่ยวในสถานที่ต่าง ๆ โดยไม่สนใจรายละเอียดใน Course Outline ที่เขียนขึ้นมาอีกเลย

หากเราสามารถใช้ประโยชน์จาก Course Outline หรือรายละเอียดหลักสูตรที่เขียนขึ้นมาแล้ว ผมว่าการจัดฝึกอบรมสัมมนาจะมีคุณค่าและจะเป็นกระบวนการในการพัฒนาบุคลากรหรือพัฒนาองค์กรอย่างแท้จริงทีเดียว เพราะ Course Outline คือเครื่องมือในการติดตามประเมินผลว่ากระบวนการจัดอบรม เป็นไปตามหลักการขั้นตอนตามที่กำหนดไว้หรือไม่ บรรลุผลตามที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ เพราะในนั้นมีวัตถุประสงค์ที่ควรให้ความสำคัญ พร้อมทั้งวิะีการประเมินว่าบุคลากรกลุ่มเป้าหมายเกิดความเข้าใจ ทักษะและทัศนคติตามที่กำหนดไว้หรือไม่ หากไม่อาจจะต้องเปลี่ยนวิธีการหรือเพิ่มเติมเนื้อหาอะไรบางอย่างเข้าไป

Course Outline ถือเป็นคู่มือหรือคัมภีร์ในการจัดอบรมสัมมนา ให้สำหรับเป็น Check List ในการจัดอบรม เป็นเครื่องมือในการติตตามประเมินผล หากคุณไม่ทอดทิ้ง โดยส่วนใหญ่ Course Outline จะหมดอายุตอนที่ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารแล้ว แท้ที่จริง มันไม่มีวันหมดอายุเลย เมื่อสิ้นสุดการจัดอบรม course outline จะยังคงเป็นเครื่องมือที่บอกเราว่า ที่จัดอบรมไปนั้นได้ผลหรือไม่ อย่างไร และจะมีการต่อยอดอย่างไรบ้าง?

กรุณาใช้ Course Outline ให้ถูกวิธี ให้ถูกเรื่อง มันจะเป็นประโยชน์ต่อการจัดการอบรมสัมมนาอย่างมาก อย่าใช้มันเพียงเครื่องมือขออนุมัติเท่านั้น

สวัสดีครับ