หากเรามองว่าระบบเอกสารคือหลักฐาน หรือร่องรอยของสิ่งที่เกิดขึ้น เราจะไม่ติดอยู่กับการที่เอกสารต้องเป็นกระดาษ หรือข้อมูลอิเลกทรอนิกส์ ความหมายของระบบเอกสารก็จะกว้างขึ้น

เมื่อเกิดคดีขึ้น สิ่งที่ทีมนิติเวชทำในการเก็บหลักฐาน ณ ที่เกิดเหตุ ก็เป็นตัวอย่างหนึ่งของระบบเอกสารที่มีความหมายกว้าง ๆ ดังกล่าว เส้นผม หยดเลือด เศษชิ้นส่วน ล้วนสามารถนับเป็นส่วนหนึ่งของระบบบันทึก

ที่ต้องมีเรื่องทันเวลามาเกี่ยวข้อง เพราะสิ่งที่ต้องบันทึก อาจเปลี่ยนแปลงไป หรือเสียหาย หรือหากสิ่งต้องบันทึกนั้นเป็นความทรงจำ ผ่านไปไม่นานก็ลืมได้

ธรรมชาติคนจะขี้ลืม โดยเฉพาะเรื่องที่มีสาระ

ใครหัดเขียนโปรแกรม จะถูกสอนย้ำให้เขียนหมายเหตุควบคู่ไปกับส่วนของโปรแกรม เพื่อให้แน่ใจว่า ความรู้ฝังลึกที่อยู่เบื้องหลังการเขียน ได้บันทึกไว้ทันเวลา ไม่เลือนหาย เพราะบางครั้ง ตัวแนวคิดในการเขียน (algorithm) อาจดึงมาจากอุปมาทางกายภาพ ซึ่งคนที่เข้าใจแนวคิด สามารถมองจุดอ่อนจุดแข็งของโปรแกรมท่อนนั้นออกก่อนอ่านรายละเอียดของโปรแกรมด้วยซ้ำ และจะทำให้ผู้มาสานต่อภายหลัง สามารถต่อเรื่องติดได้ง่าย เพราะแม้แต่ตัวคนเขียนเอง ผ่านไปสักระยะ ก็อาจลืมได้เช่นกัน ซึ่งไม่ใช่เรื่องสนุก ที่จะแก้โปรแกรมของตัวเองและตัวเองก็ลืมไปหมดแล้วว่าคิดยังไงตอนเขียน

กรณีขององค์ความรู้ฝังลึกในปราชญ์ชุมชนที่ได้จากการพูดคุย (ผ่านมุขปาฐะ) หากไม่สามารถบันทึกไว้ได้ทัน อีกเพียงยี่สิบปีข้างหน้าเราคงนึกเสียดายที่องค์ความรู้เหล่านี้ล่วงลับไปกับตัวคนเสมือนหนึ่งไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน ทั้งที่ตอนนี้ เรากำลังอยู่ตรงรอยต่อของสังคมสองยุค สิ่งเหล่านี้ ผ่านแล้วจะผ่านเลย

สมมติผมเป็นนักภาษาศาสตร์ที่อยากวิจัยเส้นทางเดินของชุมชนในอดีต ผ่านการวิเคราะห์ทางภาษา ผมคงต้องเก็บข้อมูลภาษาถิ่นในที่ต่าง ๆ เพื่อเปรียบเทียบให้เห็นร่องรอยการวิวัฒนาการของคำศัพท์ต่าง ๆ ในยุคนี้อาจเป็นไปได้ เพราะยังมีคนที่พูดภาษาถิ่นแบบดั้งเดิมอยู่ แต่เด็กรุ่นหลัง แม้พูดด้วยสำเนียงถิ่น แต่คำศัพท์ที่ใช้ กลายเป็นมาตรฐานกลาง เหมือนกางหนังสืออ่านออกเสียงภาษาถิ่น คำเก่าแก่โบราณ ก็ไม่ต่างจากสปีชีส์ของสิ่งมีชีวิต ล้มหายและสูญพันธุ์เมื่อโดนรุกรานด้วยสปีชีส์ที่เข้มแข็งกว่า

ผมเคยจอดรถถามทาง คำตอบคือ "ไปซื้อพรี้"

รู้แหละครับว่าไปตรง แต่นึกอยู่หลายปี กว่าจะโยงว่า "ไปซื่อ(ตรง)ปรี่(รี่รุด)"

คำกวีโบราณเลยนะครับ ทำให้ต้องนึกถึง ลิลิตพระลอ

"...ขับช้างปรี่ปรึงตาม ทั้งสามไประร่าย บ่ายหน้าสู่เขาเขียว เหลียวแลทิวเทินป่า ฝ่าแฝกแขมแกมเลา ..."

ฟังแล้วเห็นภาพคนตัวเล็ก ๆ นั่งตัวโยกตัวโคลงขณะนั่งช้าง เอนไปเอนมาพลางฝ่าป่าแฝก

คำแบบนี้จะไม่มีอีกในอนาคต และดูเหมือนว่าสักวันหนึ่ง หากจะสืบสาวรากเหง้าคำไทย เราอาจต้องเรียนรู้จากภาษาพื้นถิ่นลาว (พูดจริงนะครับ ไม่ได้ล้อเล่น) 

หรือสมมติว่าผมอยากคุมน้ำหนักตัวเอง ไม่ให้อ้วนมาก ผมใช้วิธีจดบันทึกการกินทุกอย่าง เพื่อเฝ้าดูวิถีการกินของตัวเอง เพื่อใช้เป็นข้อมูลวิเคราะห์หาจุดอ่อนว่า จริง ๆ แล้วอาจมีรูปแบบที่ผมกินเพราะเคยชิน กินแบบใจลอย ไม่ใช่เพราะหิวจริง ซึ่งหากหารูปแบบได้ ผมก็อาจมีหนทางในการฝืนความเคยชินดังกล่าว ถ้าผมกินเสร็จแล้วจดทันที ผมคงจดได้ครบ หรือหากจดก่อนนอน ก็อาจมีลืมนิดหน่อย แต่ถ้าผมเล่นรวบยอดจดเมื่อผ่านไปครบสับดาห์ ผมคงนึกไม่ออกแม้แต่น้อยว่าเมื่อสี่วันก่อน ผมทานอะไรไปบ้าง

หรือในกรณีทำ Lab หากผมไม่บันทึกรายละเอียดสารเคมีที่ใช้ตั้งแต่ต้น ก็เป็นไปได้ว่าจะเกิดปัญหาตามหลังเวลาจะเขียนงานวิจัยส่งตีพิมพ์ เพราะเดี๋ยวนี้วารสารหลายเล่มใช้มาตรการเข้มงวดเรื่องการสาวถึงต้นตอทุกขั้นตอน คือผู้ตรวจสอบ ต้องสามารถสาวกลับไปหาถึงระดับโรงงานผู้ผลิตสารเคมีได้ การบันทึกแต่เนิ่น ๆ จึงเป็นสิ่งที่แก้ปัญหาระยะยาวได้ดี ไม่ต้องมาปวดหัวจุกจิกว่าหลักฐานตกหล่น และโดยปรกติแล้ว ทำไปพลางบันทึกไปพลาง มักทำได้แบบสบาย ๆ

อย่าว่าแต่ปัจจุบันนี้ เทคโนโลยีบันทึกดีกว่าเมื่อก่อน รายละเอียดสารเึคมีอาจใช้วิธีถ่ายรูปฉลากเอา สามารถเก็บรายละเอียดได้หมดในเวลาที่สั้นมาก ลองนึกดูว่า โทรศัพท์มือถือสมัยนี้ ถ่ายรูปขนาด 10 ล้านพิกเซลได้ ก็มีแล้ว ใชัฟังเพลง ใช้แทนเครื่องคิดเลขก็ได้ ใช้แทนนาฬิกาปลุกก็ได้ ส่ง MMS ต่อเนตก็ได้ ค้น search engine ก็ได้ จ่ายเงินก็ได้ ทำได้สารพัด จนเกือบเรียกว่าขาดแต่การใช้เพื่อพูดคุยตามปรกติ และซักผ้าเท่านั้น

เอ้อ..ผมอาจพูดจาเกินเลยไปหน่อย..ขอถอนคำพูดเรื่องซักผ้าไปซักเรื่องละกัน