เรื่องเล่า "เส้นทาง...การทำ KM ของ กรมสุขภาพจิต"

เอาเรื่องเล่าที่ถอดเทปมาจาก พี่สมพร อินทร์แก้ว หนึ่งในแกนนำทีม KM กรมสุขภาพจิต มาโพสต์ให้อ่านกันค่ะ พี่สมพร เล่าเรื่องนี้ให้ภาคีฟังเมื่อวันที่ 19 ต.ค. 49 ในงานประเมิน สคส. ค่ะ

(คุณสมพร อินทร์แก้ว)

............. "การจัดการความรู้ ของกรมสุขภาพจิต เริ่มต้นเข้ามาเมื่อปลายปี 2547 แต่ตัว คุณสมพร เองได้รับมอบหมายให้เข้ามาดูแลเมื่อเดือน มี.ค. 48 ซึ่ง ผ่านไปแล้ว 6 เดือน สิ่งที่ได้รับมาก็คือ มีแผนมาแล้ว 1 แผน นอกนั้นไม่มีอะไรเลย สิ่งที่ต้องทำก็คือ ต้องทำให้ได้ตามตัวชี้วัดของแผน และต้องช่วยให้คนในกรมสุขภาพจิตรู้จัก KM ด้วย ในส่วนของการทำให้สำเร็จภายใต้คำรับรองการปฏิบัติราชการที่ไปเซ็นตข้อตกลงกับทาง ก.พ.ร. อันนี้ก็ถือว่าเป็นไปตามระบบราชการปกติ แต่หลังจากที่มาทบทวนดู ก็รู้สึกว่ามันมีอะไรที่ดีมากกว่านั้นคือ กระบวนการพัฒนาบุคลากรของกรม ซึ่งน่าสนใจ จึงเข้าไปปรึกษากับผู้บริหารว่าเป็นไปได้ไหมที่ KM ของกรมจะทำเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนที่ 1. มุ่งเน้นการพัฒนาคุณภาพภายใน พัฒนาคน และองค์กรของเรา ส่วนด้านรอง 2. ผลักดันให้ได้ตามตัวชี้วัด คือ ทำให้กรมจะอยู่ได้ภายใต้ระบบราชการที่เป็นอยู่ ซึ่งผู้บริหารก็ยินดี เพราะท่านอธิบดี นพ.มล. สมชาย จักรพันธุ์ และ รองอธิบดีวชิระ เพ็งจันทร์ (CKO) เป็นนักวิชาการทั้งคู่ จึงสนใจในเรื่องนี้ เลยคุยกันได้ง่าย

(อธิบดี นพ. มล. สมชาย จักรพันธุ์) (รองอธิบดีวชิระ เพ็งจันทร์)

ครั้งแรกแบ่งงานออกเป็น 3 ส่วน คือ 1. กระบวนการพัฒนาหน่วยงานภายใต้กรม กรมมีหน่วยงานในสังกัด, โรงพยาบาล และ สถาบันวิชาการ รวมทั้งหมด 17 แห่งทั่วประเทศ 2. ส่วนของศูนย์เขต 15 แห่งทั่วประเทศ เป็นศูนย์ที่ประสานให้กับหน่วยงานในพื้นที่ (ในระบบสาธารณสุขที่อยู่ภายใต้สำนักปลัดกระทรวง) 3. กองส่วนกลาง 8 กอง ในกรม รวมทั้งหมดแล้วประมาณ 40 หน่วยที่เราต้องสร้างความรู้ความเข้าใจให้เกิดขึ้น

จากนั้นเราก็คิดว่าถ้าจะให้ทุกอย่างขับเคลื่อนไปได้ดี อย่างน้อยต้องบอกข่าวให้รู้ทั่วกัน จึงเป็นการจัดการในส่วนของการวางระบบงานก่อน โดยในส่วนของกรมเอง นอกจากท่านรองอธิบดีวชิระ (CKO) และ ท่านอธิบดี จะเล่นด้วยแล้ว ก็น่าจะมีตัวช่วยในงานของคณะกรรมการ เลยเสนอให้มีการตั้งกรรมการ ได้ ผอ. รพ. และ ผอ. ศูนย์เขต ทั้งหมด 25 ท่าน โดยสำนักพัฒนฯ เป็นฝ่ายเลขา นอกจากมีคณะกรรมการแล้ว เนื่องจากเรามีภารกิจมาก เราก็เลยคิดว่าเอาคนที่เป็นผู้ปฏิบัติในหน่วยงานเข้ามาเป็นคณะทำงานด้วยน่าจะดี เลยมีการแต่งตั้งคณะทำงานจากตัวแทนของหน่วยงานที่เราคิดว่ามีความสนใจ ได้ 22 หน่วย 30 คน เข้ามาเป็นคณะทำงานของกรม อันนี้เป็นส่วนของโครงสร้างองค์กร นอกจากนี้ เราบอกว่าทุกหน่วยใน 40 หน่วยควรจะต้องมีคนเป็นเจ้าของเรื่อง เลยมีนโยบายให้ทุกหน่วยมีคณะทำงาน KM เกิดขึ้น พร้อมมีรายชื่อชัดเจน โครงสร้างชัดเจน เมื่อตัวโครงสร้างเร็จแล้ว ก็มาคิดว่า ถ้าจะให้ทำงานได้ดี คนที่เป็นแกนหลักอย่างน้อย 60 %ของทุกหน่วยควรจะรู้เรื่อง KM ว่าคืออะไร และเอาไปใช้งานอย่างไรบ้าง เราจึงจัดเวทีขึ้นมา มีตัวชี้วัดว่า 60% ของทุกหน่วยต้องรู้ KM ซึ่งครั้งแรกประสานไปที่ สคส. และ อ. วิจารณ์ แนะนำวิทยากรให้ คือ อาจารย์จิรัชฌา วิเชียรปัญญา จึงจัดเวทีได้ 2 รุ่น รุ่น 1 เป็นแกนนำ รพ. ในสังกัดกรม รุ่น 2 เราจัดให้ศูนย์เขตกับกองส่วนกลาง โดยมีการบรรยาย และสาธิตด้วย ถือเป็นเวทีของการเรียนรู้เบื้องต้น แต่พอหลังจากนั้นมา 2 เดือน ทุกอย่างค่อนข้างเงียบ เราก็ไม่รู้จะเริ่มตรงไหน ไม่รู้จะทำอย่งไร โชคดีได้สมัครไปงานประชุมวิชาการจัดการความรู้ ของ สคส. แล้วไปเจอ “โมเดลปลาทู” ก็รู้สึกชอบมาก ซื้อหนังสือ “KM ฉบับมือใหม่หัดขับ” ไป อ่านรวดเดียวจบภายในคืนนั้น รู้สึกว่านี่คือคำตอบ จึงไปคุยกับผู้บริหารว่าถ้าจะเริ่มงานของเราอย่างจริงจังในกระบวนการพัฒนาองค์กร ตัวคุณสมพร คิดว่าโมเดลนี้น่าจะง่ายที่สุดสำหรับกรมสุขภาพจิตแล้วก็เห็นผล และก็เป็นการสร้างกระแสเบื้องต้นให้บุคลากรได้มีโอกาสปฏิบัติ ท่านรองอธิบดีวชิระ เพ็งจันทร์ (CKO) ก็เอาหนังสือไปอ่านแล้วบอกว่า ท่านเห็นด้วย เราจึงพยายามเชื่อมต่อกับ สคส. โดยส่ง คุณภัคนพิน กิตติรักษนนท์ (คุณเกิ้ล) ไปเกาะติดกับ สคส. เข้าไปขอร่วมสังเกตการณ์ทุกเวที อย่างน้อยให้ทีม สคส. รู้จัก, ได้รับข้อมูลต่างๆ อย่างรวดเร็ว และสร้างความสัมพันธ์ที่ดี ซึ่งคุณเกิ้ล เป็นคนสนใจใผ่รู้แล้วมีคำถามเยอะมาก จึงเหมาะที่จะมาทำการจัดการความรู้ เรารู้สึกว่านี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี มีการคุยกันระหว่าง ท่านรองอธิบดีวชิระ เพ็งจันทร์ กับ สคส. ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด บอกเราว่าต้องทำการบ้านก่อน ซึ่งเราต้องมี “หัวปลา” ก่อน เราจึงจัดให้มีการทำวิสัยทัศน์ KM ขึ้นมา หลังจากเรามีหัวปลา มีเกณฑ์ จากนั้นเราจัด Workshop อีกครั้งเอาตัวแทนมาจากทุกแห่ง 40 แห่ง มาทดลองทำกระบวนการ ซึ่งเป็น Workshop ที่ใหญ่มาก แล้วหัวปลาของเรามีตั้ง 4 หัวปลาใหญ่ และมีองค์ประกอบย่อยมากมาย ดังนั้นท่านอธิบดี จึงบอกว่างาน “สุขภาพจิตชุมชน” ซึ่งเป็นงานใหญ่อันหนึ่งของกรมฯ เนี้ยะทำมาตั้งแต่ปี 2521 จนกระทั่งบัดนี้ 20 กว่าปีแล้ว มีองค์ความรู้มากมายเกิดขึ้น แต่พอถามว่ามีอะไรบ้าง ไม่มีใครตอบได้เลย ไหนเอา KM มาช่วยหน่อย อีกเรื่องซึ่งเป็นนโยบาย คือ “สุขภาพจิตภัยพิบัติ” กรมออกไปทำงานเอยะเลย แต่พอมีอะไรเกิดขึ้นต้องมาประชุมกันใหม่ทุกครั้งเลย เครื่องมือทุกครั้งต้องมาถกกันทุกครั้งเลย ไม่ทัน ไม่พร้อม อย่างนั้นเอา KM มาช่วยทำ 2 เรื่องหลักนี้หน่อย เราก็เลยเอา 2 เรื่องนี้มาตั้งเป็นหัวปลาย่อยเรา คนเข้ามาตั้ง 100 กว่าคน อ.ประพนธ์ ยังว่าคนเยอะขนาดนี้ Workshop จะไม่เข้มข้น คือตอนนั้นเราคิดว่าน่าจะได้เพราะโดยพื้นฐานเราเป็นกรมวิชาการ แต่พอเราทำก็เห็นเหมือนที่อาจารย์บอก ภายใต้ครั้งแรกที่เปิดประเด็นหลายอย่าง เหมือนเราเปิดแนวรบหลายด้าน แล้วนักรบคุณอำนวยเราก็ไม่ค่อยมีฝีมือเท่าไหร่ แต่สุดท้ายทุกคนก็พอจะได้ เป็นการจุดประกายให้กับเขาว่ามันมีกระบวนการแตกต่างจากที่เราคุ้นเคย ถือเป็นเวทีสาธิต