คิดเรื่องงาน (79) : กำกับติดตามบนฐานคิด KM & PDCA

ไม่ใช่แค่การถามซักถึงปัญหาต่างๆ เท่านั้น หากแต่ยังช่วยกันแสวงหาหาทางออก เพื่อให้ปัญหาต่างๆ คลี่คลายอย่างสร้างสรรค์และโปร่งใส เสมือนการ “ร่วมคิด ร่วมแก้ปัญหา และร่วมเยียวยา เสริมพลัง” กันไปในตัว ช่วยให้คนทำงาน (คนหน้างาน) ไม่รู้สึกว่าทำงานแทบตาย ทำงานด้วยความบริสุทธิ์ใจแล้วยังต้องมานั่งเผชิญชะตากรรมอยู่อย่างโดดเดี่ยว

วันนี้ (๔ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๗)  ผมได้รับเชิญจากหัวหน้ากลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ (คุณวัฒนพงษ์  คงสืบเสาะ) ให้เข้าร่วมประชุม  เพื่อสังเกตการณ์  และร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการสรุปผลงบประมาณการดำเนินงานโครงการกีฬามหาวิทยาลัยแห่งประเทศไทย ครั้งที่ ๔๑ ที่เพิ่งจัดขึ้นเมื่อวันที่ ๑๔-๒๒ มกราคม ๒๕๕๗  ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

การประชุมดังกล่าวนี้  หลักๆ ประกอบด้วยบุคลากรในกลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ  นอกจากนั้นก็เป็นเจ้าหน้าที่การเงิน และผู้อำนวยการกองกิจการนิสิต (คุณสุนทร  เดชชัย) หรือที่คนในองค์กรเรียกด้วยความคุ้นชินกันว่า “พี่ต่อ”

ในทางรูปแบบของการประชุม ประกอบด้วยกระบวนการเพียงไม่กี่อย่าง (๑)  เอกสารสรุปค่าใช้จ่าย  (๒)  ฉายขึ้นจอโปรเจคเตอร์ (๓) โสเหล่กันอย่างเป็นกัลยาณมิตร

 



โดยส่วนตัวแล้วผมชอบบรรยากาศเช่นนี้เป็นอย่างมาก  เพราะเป็นเสมือนการ “จัดการความรู้ควบคู่ไปกับการจัดการความรัก”   มีอะไรแต่ละคนก็บอกเล่าสู่กันฟังตามประสา "คนบ้านเดียวกัน"  ความสงสัยต่างๆ ล้วนถูกตั้งคำถามในมุมบวกของความเป็นมิตร  ไม่ใช่การมานั่งจิกถามจับผิดว่า “ใช้จ่ายกันจริงแค่ไหน”  หรือ “มีอะไรในกอไผ่”  หรือเปล่า !

ในทำนองเดียวกันนี้ก็ไม่ใช่แค่การถามซักถึงปัญหาต่างๆ เท่านั้น  หากแต่ยังช่วยกันแสวงหาหาทางออก เพื่อให้ปัญหาต่างๆ คลี่คลายอย่างสร้างสรรค์และโปร่งใส  เสมือนการ “ร่วมคิด ร่วมแก้ปัญหา และร่วมเยียวยา เสริมพลัง” กันไปในตัว  ช่วยให้คนทำงาน (คนหน้างาน) ไม่รู้สึกว่าทำงานแทบตาย ทำงานด้วยความบริสุทธิ์ใจแล้วยังต้องมานั่งเผชิญชะตากรรมอยู่อย่างโดดเดี่ยว 

แน่นอนครับ  การประชุมดังกล่าวนี้  สะท้อนถึงการบริหารจัดการแบบมีส่วนร่วม  เป็นกระบวนการที่สื่อให้เห็นถึงความโปร่งใสของการบริหารโครงการ  หรือในอีกมุมหนึ่งก็เป็นกระบวนการติดตามการบริหารโครงการ  เพื่อนำไปสู่การสรุปผลการดำเนินงาน และการส่งเอกสารเบิกจ่าย หรือ “เคลียร์เงินยืม” นั่นเอง

 



นอกจากนี้แล้วในช่วงท้ายของการประชุม  ผมถือโอกาสซักถามถึงที่มาที่ไปของการบริหารจัดการด้านงบประมาณในหลายประเด็น  รวมถึงการเชื่อมร้อยกลับไปยังรอบคัดเลือกเมื่อเดือนตุลาคม ๒๕๕๖ ว่าเกี่ยวโยงกับการทำงานในรอบมหกรรมอย่างไรบ้าง 

      ซึ่งผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้บอกเล่าอย่างน่าชื่นชมว่า


       “...  ปัญหาใหญ่ที่ค้นพบในรอบคัดเลือกคือไม่มีเจ้าหน้าที่การเงินไปรับผิดชอบโดยตรง  ภาระดังกล่าวจึงตกอยู่กับบุคลากรกลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ  แต่ละคนจึงเหมือนมีงานล้นหน้าตัก  วิ่งวุ่นอยู่กับหลายเรื่อง บางอย่างจึงบกพร่องต่อการจัดเก็บหลักฐานการใช้จ่าย  ด้วยเหตุนี้ในรอบมหกรรม  จึงได้นำประเด็นเหล่านี้หารือกับผู้บริหาร  เพื่อมอบหมายภารกิจให้เจ้าหน้าที่การเงินได้เดินทางไปราชการเพื่อปฏิบัติหน้าที่นี้ด้วยตนเอง  จนก่อเกิดเป็นผลดีต่อทุกฝ่ายอย่างที่เห็น...เช่น  แต่ละคนมีเวลาทำหน้าที่เฉพาะทางอย่างเต็มที่  เอกสารการเงิน ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ หรือการบันทึกรายการต่างๆ ก็เป็นไปอย่างมีระบบ สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา  จนเป็นที่มาของการสามารถสรปุงานได้อย่างรวดเร็ว และพร้อมที่จะส่งเบิก หรือเคลียร์เงินยืมได้เร็วขึ้น ...”

 

 

 

ครับ, ผมมองว่านี่คือต้นแบบง่ายๆ ที่สามารถสร้างขึ้นได้ในระบบของการทำงาน  เพราะนี่คือการทำงานที่เน้นการจัดการความรู้ (KM)  มองผ่านอดีต ทบทวนอดีตเพื่อนำมาปรับใช้ (ถอดบทเรียน)  สอดรับกับการทำงานภายใต้หลักคิด PDCA  ที่เป็นรูปธรรม กล่าวคือมีก่อนการทำแผนงบประมาณรอบมหกรรม   มีการทบทวนถึงข้อเท็จจริงในรอบคัดเลือกก่อนแล้วจึงขออนุมัติแผนการใช้เงิน (Action & Plan) และเมื่อแผนอนุมัติแล้วก็นำไปสู่การบริหารจัดการ หรือปฏิบัติการ (Do) ระหว่างการทำงานก็มีการสรุปและประเมินผลเป็นระยะๆ แบบ "รายวัน"  รวมถึงเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ  ก็มีเวทีสรุปงานในกลุ่มคนทำงาน (คนหน้างาน) ตามขั้นตอนของการตรวจสอบผลการดำเนินงาน (Check)  นั่นเอง


 

 

อย่างไรก็ดี  ไม่ใช่เพียงการสรุปผลการดำเนินงานในด้านงบประมาณเท่านั้น   ในเวทีดังกล่าวยังได้ทบทวนถึงประเด็นอื่นๆ อีกหลายเรื่อง  เช่น  ...

  • ประสิทธิภาพ หรือผลลัพธ์ของการเก็บตัวนักกีฬา 
  • สถานะของการรายงานผลการแข่งขันต่อมหาวิทยาลัย 
  • การแจ้งเวียนผลการแข่งขันเพื่อเผยแพร่และเชิดชูคณะนักกีฬาและผู้ฝึกสอนต่อคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยและองค์กรนิสิตทุกภาคส่วน 
  • การจัดเก็บข้อมูลนักกีฬา หรือข้อมูลโดยรวมเพื่อบันทึกไว้เป็นจดหมายเหตุด้านการพัฒนานิสิตผ่านกิจกรรมกีฬา  
  • การทบทวนถึงความล่าช้าของการจัดกิจกรรมขอบคุณและมอบทุนการศึกษาให้กับนักกีฬาที่ได้เหรียญรางวัล ซึ่งมีการกำชับอย่างจริงจังว่าต้องไม่ “ล่าช้า” เหมือนปี ๒๕๕๖ 
  • การวางแผนที่จะสรุปงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งนิสิต (นักกีฬา) ผู้ฝึกสอน และเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหลักของกลุ่มงาน  


ครับ, นี่คือเวทีง่ายๆ ที่ไม่ได้ซับซ้อน แต่เห็นภาพของการเรียนรู้ร่วมกันบนฐานคิดของการมีส่วนร่วม โปร่งใส ตรวจสอบได้  รวมถึงหลักคิดของการ "ทบทวนอดีตสู่การขับเคลื่อนปัจจุบันและอนาคต" ผ่านกลไกของ  KM และ PDCA  ที่เป็นรูปธรรม และหมุนเคลื่อนอย่างครบวงจร  แถมยังกลายเป็นโจทย์ หรือต้นแบบให้งานอื่นๆ ได้นำไปปรับใช้ในทำนองเดียวกันอย่างไม่เคอะเขิน  และหากสามารถติดตั้งเป็นระบบ หรือวัฒนธรรมในองค์กรได้  ผมเชื่อว่าในที่สุดแล้ว “คนและองค์กร”  ย่อมเปลี่ยนแปลงอย่างสร้างสรรค์อย่างไม่ต้องสงสัย


บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน pandin



ความเห็น (2)

ทุกงานถ้าทำแบบนี้ได้ งานก็จะลดปัญหาไปเรื่อยๆ

"ทบทวนอดีตสู่การขับเคลื่อนปัจจุบันและอนาคต"

ผ่านกลไกของ KM และ PDCA ที่เป็นรูปธรรม และหมุนเคลื่อนอย่างครบวงจร

เขียนเมื่อ 

สวัสดีครับ พี่ แก้ว..อุบล

ขอบพระคุณที่แวะมาให้กำลังใจนะครับ

โดยส่วนตัวผมมองว่า เวทีเล็กๆ ที่เรียบง่ายเช่นนี้ จะเป็นวิธีการอันดีที่ก่อให้เกิดความชัดเจนโปร่งใสในการทำงาน หลอมรวมความเป็นทีม และได้ร่วมสังเคราะห์กรณีศึกษาร่วมกัน ทั้งเพื่อคลี่คลาย สะสาง หรือต่อยอดในโอกาสถัดไป โดยไม่จำเป็นต้องรอให้โครงการเดิมวนรอบกลับมาให้ทำกันใหม่ แต่หมายถึงนำสิ่งที่ได้เรียนรูจากเวทีนี้ไปใช้ในโครงการถัดไปได้เลย ...