ไม่ใช่แค่การถามซักถึงปัญหาต่างๆ เท่านั้น หากแต่ยังช่วยกันแสวงหาหาทางออก เพื่อให้ปัญหาต่างๆ คลี่คลายอย่างสร้างสรรค์และโปร่งใส เสมือนการ “ร่วมคิด ร่วมแก้ปัญหา และร่วมเยียวยา เสริมพลัง” กันไปในตัว ช่วยให้คนทำงาน (คนหน้างาน) ไม่รู้สึกว่าทำงานแทบตาย ทำงานด้วยความบริสุทธิ์ใจแล้วยังต้องมานั่งเผชิญชะตากรรมอยู่อย่างโดดเดี่ยว

วันนี้ (๔ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๗)  ผมได้รับเชิญจากหัวหน้ากลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ (คุณวัฒนพงษ์  คงสืบเสาะ) ให้เข้าร่วมประชุม  เพื่อสังเกตการณ์  และร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เกี่ยวกับการสรุปผลงบประมาณการดำเนินงานโครงการกีฬามหาวิทยาลัยแห่งประเทศไทย ครั้งที่ ๔๑ ที่เพิ่งจัดขึ้นเมื่อวันที่ ๑๔-๒๒ มกราคม ๒๕๕๗  ณ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

การประชุมดังกล่าวนี้  หลักๆ ประกอบด้วยบุคลากรในกลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ  นอกจากนั้นก็เป็นเจ้าหน้าที่การเงิน และผู้อำนวยการกองกิจการนิสิต (คุณสุนทร  เดชชัย) หรือที่คนในองค์กรเรียกด้วยความคุ้นชินกันว่า “พี่ต่อ”

ในทางรูปแบบของการประชุม ประกอบด้วยกระบวนการเพียงไม่กี่อย่าง (๑)  เอกสารสรุปค่าใช้จ่าย  (๒)  ฉายขึ้นจอโปรเจคเตอร์ (๓) โสเหล่กันอย่างเป็นกัลยาณมิตร

 



โดยส่วนตัวแล้วผมชอบบรรยากาศเช่นนี้เป็นอย่างมาก  เพราะเป็นเสมือนการ “จัดการความรู้ควบคู่ไปกับการจัดการความรัก”   มีอะไรแต่ละคนก็บอกเล่าสู่กันฟังตามประสา "คนบ้านเดียวกัน"  ความสงสัยต่างๆ ล้วนถูกตั้งคำถามในมุมบวกของความเป็นมิตร  ไม่ใช่การมานั่งจิกถามจับผิดว่า “ใช้จ่ายกันจริงแค่ไหน”  หรือ “มีอะไรในกอไผ่”  หรือเปล่า !

ในทำนองเดียวกันนี้ก็ไม่ใช่แค่การถามซักถึงปัญหาต่างๆ เท่านั้น  หากแต่ยังช่วยกันแสวงหาหาทางออก เพื่อให้ปัญหาต่างๆ คลี่คลายอย่างสร้างสรรค์และโปร่งใส  เสมือนการ “ร่วมคิด ร่วมแก้ปัญหา และร่วมเยียวยา เสริมพลัง” กันไปในตัว  ช่วยให้คนทำงาน (คนหน้างาน) ไม่รู้สึกว่าทำงานแทบตาย ทำงานด้วยความบริสุทธิ์ใจแล้วยังต้องมานั่งเผชิญชะตากรรมอยู่อย่างโดดเดี่ยว 

แน่นอนครับ  การประชุมดังกล่าวนี้  สะท้อนถึงการบริหารจัดการแบบมีส่วนร่วม  เป็นกระบวนการที่สื่อให้เห็นถึงความโปร่งใสของการบริหารโครงการ  หรือในอีกมุมหนึ่งก็เป็นกระบวนการติดตามการบริหารโครงการ  เพื่อนำไปสู่การสรุปผลการดำเนินงาน และการส่งเอกสารเบิกจ่าย หรือ “เคลียร์เงินยืม” นั่นเอง

 



นอกจากนี้แล้วในช่วงท้ายของการประชุม  ผมถือโอกาสซักถามถึงที่มาที่ไปของการบริหารจัดการด้านงบประมาณในหลายประเด็น  รวมถึงการเชื่อมร้อยกลับไปยังรอบคัดเลือกเมื่อเดือนตุลาคม ๒๕๕๖ ว่าเกี่ยวโยงกับการทำงานในรอบมหกรรมอย่างไรบ้าง 

      ซึ่งผู้ที่เกี่ยวข้อง ได้บอกเล่าอย่างน่าชื่นชมว่า


       “...  ปัญหาใหญ่ที่ค้นพบในรอบคัดเลือกคือไม่มีเจ้าหน้าที่การเงินไปรับผิดชอบโดยตรง  ภาระดังกล่าวจึงตกอยู่กับบุคลากรกลุ่มงานกีฬาและนันทนาการ  แต่ละคนจึงเหมือนมีงานล้นหน้าตัก  วิ่งวุ่นอยู่กับหลายเรื่อง บางอย่างจึงบกพร่องต่อการจัดเก็บหลักฐานการใช้จ่าย  ด้วยเหตุนี้ในรอบมหกรรม  จึงได้นำประเด็นเหล่านี้หารือกับผู้บริหาร  เพื่อมอบหมายภารกิจให้เจ้าหน้าที่การเงินได้เดินทางไปราชการเพื่อปฏิบัติหน้าที่นี้ด้วยตนเอง  จนก่อเกิดเป็นผลดีต่อทุกฝ่ายอย่างที่เห็น...เช่น  แต่ละคนมีเวลาทำหน้าที่เฉพาะทางอย่างเต็มที่  เอกสารการเงิน ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ หรือการบันทึกรายการต่างๆ ก็เป็นไปอย่างมีระบบ สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา  จนเป็นที่มาของการสามารถสรปุงานได้อย่างรวดเร็ว และพร้อมที่จะส่งเบิก หรือเคลียร์เงินยืมได้เร็วขึ้น ...”

 

 

 

ครับ, ผมมองว่านี่คือต้นแบบง่ายๆ ที่สามารถสร้างขึ้นได้ในระบบของการทำงาน  เพราะนี่คือการทำงานที่เน้นการจัดการความรู้ (KM)  มองผ่านอดีต ทบทวนอดีตเพื่อนำมาปรับใช้ (ถอดบทเรียน)  สอดรับกับการทำงานภายใต้หลักคิด PDCA  ที่เป็นรูปธรรม กล่าวคือมีก่อนการทำแผนงบประมาณรอบมหกรรม   มีการทบทวนถึงข้อเท็จจริงในรอบคัดเลือกก่อนแล้วจึงขออนุมัติแผนการใช้เงิน (Action & Plan) และเมื่อแผนอนุมัติแล้วก็นำไปสู่การบริหารจัดการ หรือปฏิบัติการ (Do) ระหว่างการทำงานก็มีการสรุปและประเมินผลเป็นระยะๆ แบบ "รายวัน"  รวมถึงเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ  ก็มีเวทีสรุปงานในกลุ่มคนทำงาน (คนหน้างาน) ตามขั้นตอนของการตรวจสอบผลการดำเนินงาน (Check)  นั่นเอง


 

 

อย่างไรก็ดี  ไม่ใช่เพียงการสรุปผลการดำเนินงานในด้านงบประมาณเท่านั้น   ในเวทีดังกล่าวยังได้ทบทวนถึงประเด็นอื่นๆ อีกหลายเรื่อง  เช่น  ...

  • ประสิทธิภาพ หรือผลลัพธ์ของการเก็บตัวนักกีฬา 
  • สถานะของการรายงานผลการแข่งขันต่อมหาวิทยาลัย 
  • การแจ้งเวียนผลการแข่งขันเพื่อเผยแพร่และเชิดชูคณะนักกีฬาและผู้ฝึกสอนต่อคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยและองค์กรนิสิตทุกภาคส่วน 
  • การจัดเก็บข้อมูลนักกีฬา หรือข้อมูลโดยรวมเพื่อบันทึกไว้เป็นจดหมายเหตุด้านการพัฒนานิสิตผ่านกิจกรรมกีฬา  
  • การทบทวนถึงความล่าช้าของการจัดกิจกรรมขอบคุณและมอบทุนการศึกษาให้กับนักกีฬาที่ได้เหรียญรางวัล ซึ่งมีการกำชับอย่างจริงจังว่าต้องไม่ “ล่าช้า” เหมือนปี ๒๕๕๖ 
  • การวางแผนที่จะสรุปงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ทั้งนิสิต (นักกีฬา) ผู้ฝึกสอน และเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหลักของกลุ่มงาน  


ครับ, นี่คือเวทีง่ายๆ ที่ไม่ได้ซับซ้อน แต่เห็นภาพของการเรียนรู้ร่วมกันบนฐานคิดของการมีส่วนร่วม โปร่งใส ตรวจสอบได้  รวมถึงหลักคิดของการ "ทบทวนอดีตสู่การขับเคลื่อนปัจจุบันและอนาคต" ผ่านกลไกของ  KM และ PDCA  ที่เป็นรูปธรรม และหมุนเคลื่อนอย่างครบวงจร  แถมยังกลายเป็นโจทย์ หรือต้นแบบให้งานอื่นๆ ได้นำไปปรับใช้ในทำนองเดียวกันอย่างไม่เคอะเขิน  และหากสามารถติดตั้งเป็นระบบ หรือวัฒนธรรมในองค์กรได้  ผมเชื่อว่าในที่สุดแล้ว “คนและองค์กร”  ย่อมเปลี่ยนแปลงอย่างสร้างสรรค์อย่างไม่ต้องสงสัย