MS Word กับการแก้ไขปัญหา (1)

MS Word กับการแก้ไขปัญหา (1)

การตั้งค่า Margins หรือระยะขอบที่ไม่เท่ากัน

          เมื่อ 2-3 วันก่อนได้มีโอกาสไขปัญหา "หญ้าปากคอก" ให้กับอาจารย์แพทย์ท่านนึง เกี่ยวกับการตั้งค่า Margins ที่ต่างกัน กล่าวคือ หน้าที่มีคำว่าบทที่ 1-5 ให้ตั้ง Margins : Top = 2.0 นิ้ว และหน้าปกติขอบแต่ละบท ตั้งค่า Margins : Top = 1.5 นิ้ว และไม่แสดงเลขหน้า 1 ด้วย

          หลายท่านที่พอรู้จักคำสั่งดูเหมือนไม่ยาก แต่ผู้เขียนเห็นว่าหลายท่าน ทำตามขั้นตอนของ MS Word จนลืมนึกถึงการปฏิบัติจริง

          วิธีตั้งค่าที่ไม่ค่อยเวิร์ค คือ เมื่อหน้าบทที่ 1 เป็นหน้า 1 และ Margins : Top = 2.0 นิ้ว ก็เลยตั้งค่า Margins : Left = 1.5, Right = 1.0, Top = 2.0, Bottom = 1.0 นิ้ว แล้วก็พิมพ์ไปเรื่อยๆ พอจบหน้า ก็ทำ Section Break แล้วตั้งค่า Margins เป็น Left = 1.5, Right = 1.0, Top = 1.5, Bottom = 1.0 นิ้ว

          ถ้าทำดังนี้พอถึงบทที่ 2 ก็ต้องทำ Section Break อีก 2 ครั้ง พร้อมทั้งลบเลขหน้าของบทที่ 2 อีกด้วย ซึ่งจะเกิดความยุ่งยากก็คือ ถ้าต้องการเพิ่มเนื้อหาตอนต้นของบทที่ 1 (หน้า 1) จะมีปัญหาว่าเนื้อหาตอนต้น ข้ามไปหน้า 2 และที่ทำ Section Break ไว้จะเปลี่ยนเป็นหน้า 3 นั่นก็คือ หน้า 2 Margins จะยังคงเป็น Left = 1.5, Right = 1.0, Top = 2.0, Bottom = 1.0 นิ้ว

 

แล้วทำอย่างไรถึงจะง่าย

          วิธีทำคือ หน้าเนื้อหา ตั้งแต่บทที่ 1-บทสุดท้าย ตั้งค่า Margins : Left = 1.5, Right = 1.0, Top = 2.0, Bottom = 1.0 นิ้ว หลายท่านที่เคยทำคงจะงง ไม่ผิดหรอกครับ ตั้งไว้อย่างนั้นแหละ เนื่องจากระเบียบกำหนดให้หน้าประจำบทที่ 1-5 ไม่ต้องแสดงเลขหน้า นั่นก็คือคลิ๊กที่ Different First Page

          ส่วนวิธีตั้งค่า Margins ของหน้าบทที่ 1 คือ แทรกบรรทัดว่าง 1 บรรทัดเหนือคำว่าบทที่ 1-บทที่ 5 และที่บรรทัดว่างให้ตั้งค่า Line Spacing = Exactly 35 point

          ทั้งนี้เป็นเพราะผู้เขียนลองวัดดูแล้วพบว่า Line Spacing = Exactly 35 point มีค่าประมาณ 0.5 นิ้ว ของ Line Spacing ฉะนั้น ค่าที่ตั้งไว้ 1.5 นิ้ว ก็จะกลายเป็น 2.0 นิ้ว โดยปริยาย ตั้งค่าอย่างนี้ แค่ 5 หน้า (ที่มีคำว่าบทที่ ??)

          ข้อดีของการตั้งค่าหน้ากระดาษด้วยวิธีนี้ก็คือ ไม่ว่าส่วนต้นของแต่ละบท จะเพิ่มหรือลดเนื้อหา จะไม่ส่งผลกระทบไปถึงหน้าถัดไปแต่อย่างใด

           ง่ายกว่าที่คิด ของกล้วยๆ (piece of cake) หากท่านผู้อ่านมีปัญหาเรื่องการใช้ MS Word ผู้เขียนยินดีไขปัญหาให้ ถ้าวันนี้ไม่รู้จะค้นคว้ามาให้อย่างเร็วที่สุด

           วันนี้จบลงที่การตั้งค่า Margins ที่ไม่เท่ากันก่อน

+++++++++++++++++