ห้องสมุดอัตโนมัติ หรือ Library Automation (ภาคที่ 1)

ห้องสมุดอัตโนมัติ หรือ Library Automation หรือ Automated Library หรือ Integrated Library System (ILS หรือ บางครั้งอาจได้ยินว่า ระบบห้องสมุดแบบบูรณาการ) หมายถึง การนำระบบห้องสมุดตามหน้าที่งานต่าง ๆ ตั้งแต่ การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ การวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ การยืม-คืน การสืบค้น การจัดการวารสาร (ซึ่งเป็นระบบที่ค่อนข้างยุ่งจึงได้มีการแยกออกเป็น Module ใหญ่ต่างหาก ไม่รวมกับทรัพยากรสารสนเทศอื่น ๆ ของห้องสมุด) มาเชื่อมโยงกันเพื่อให้สามารถทำงานได้แบบบูรณาการกัน

ระบบเดิม
การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ เช่น เมื่อซื้อหนังสือ ซีดี-รอม วารสาร วิดีทัศน์ เป็นต้น ซื้อแล้้วใบ Invoice หรือใบสั่งซื้อหนังสือ ก็ process ไปตามช่องทางเพื่อเบิกซื้อ และตัดงบประมาณเป็นแบบ manual และทางการเงินก็จะไปทำบัญชีตัดยอดงบประมาณของการสั่งซื้อให้อีกที โดยบรรณารักษ์ฝ่ายจัดหาทรัพยากรสารสนเทศจะต้องเป็นคนดูแลและจัดทำรายการงบประมาณในส่วนของการซื้อขึ้นไปยังฝ่ายสำนักงานเลขานุการ เพื่อควบคุมงบประมาณในแต่ละปี

เมื่อหนังสือหรือเอกสาร สื่อโสตฯ ที่ได้มาไม่ว่าจากการสั่งซื้อ รับบริจาคหรือแลกเปลี่ยน ก็จะถูกส่งไปยังฝ่ายวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ เพื่ออ่านและลงรายการบัตรร่าง จากนั้นส่งให้เจ้าหน้าที่พิมพ์ดีดในบัตรรายการ บรรณารักษ์จะต้องตรวจสอบความถูกต้องของการพิมพ์บัตรรายการ (ครบชุด) เจ้าหน้าที่เอาบัตรรายการไปเรียงที่ตู้บัตรรายการ บรรณารักษ์ตรวจการเรียงบัตรรายการ ความถูกต้องของการเขียนสัน พิมพ์บัตรยืม ตัวเล่มให้ถูกต้องแล้งส่งไปยังฝ่ายบริการ

ฝ่ายบริการนำหนังสือขึ้นชั้น เรียงตามเลขหมู่หนังสือ

เมื่อผู้ใช้ค้นหาหนังสือหรือสื่ออื่น ๆ จากบัตรรายการ ได้รายการที่ถูกต้องแล้ว นำหนังสือมายืมที่ฝ่ายบริการยืม คืน เจ้าหน้าที่ หรือบรรณารักษ์ฝ่ายยืม คืน จะให้เขียนชื่อผู้ยืม ชื่อหนังสือ ลงในบัตรยืมแล้วประทับตราวันกำหนดส่งที่บัตรยืม ทั้งนี้มีระเบียบการยืมว่า หนังสือประเภทสามารถยืมออกได้ ยืมออกไม่ได้ สามารถยืมได้ไว้ในครอบครองกี่เล่มตามสถานภาพของผู้ใช้

เมื่อผู้ใช้นำหนังสือมาคืน ตามกำหนด เจ้าหน้าที่ประทับตรารับคืนที่บัตรยืมของผู้ใช้ และที่บัตรยืมหลังตัวเล่ม ถ้าคืนเิกินกำหนด จะถูกปรับ โดยออกใบเสร็จให้

เพราะฉะนั้น ที่กล่าวมานี้คือ ระบบเดิม เมื่อมีระบบห้องสมุดแบบบูรณาการเข้ามาใช้ ก็สามารถทำให้เีราเชื่อมโยงการทำงานตั้งแต่ การจัดหา วิเคราะห์ จนจบกระบวนการ