เรื่องดีที่ มวล. : ผลงานชาววิศวะ สร้างแรงบันดาลใจ

การประเมินคุณภาพการศึกษาภายในปีการศึกษา ๒๕๕๓ ทำให้ดิฉันได้รู้ว่าอาจารย์ ดร.อรรถโส ขำวิจิตร รองคณบดีสำนักวิชาวิศวกรรมศาสตร์และทรัพยากร ได้พัฒนาระบบการทำงานเรื่องการเงินการงบประมาณขึ้นมาใช้เอง (อ่านที่นี่) จึงตั้งใจไว้แล้วว่าจะไปขอเรียนรู้เพื่อเอามาพัฒนาการทำงานของเรา

ดิฉันคุยกับ ผศ.ดร.วิภาวรรณ ชะอุ่ม เพ็ญสุขสันต์ รองคณบดี และทีมเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุนว่าเราควรไปขอเรียนรู้ เพราะวิธีการทำงานของเราในเรื่องนี้ยังไม่ดี เวลาที่ต้องการรู้ว่าเงินหมวดไหนเหลือเท่าไหร่ ต้องใช้เวลาค้นหาและรวบรวมข้อมูล อีกทั้งการใช้ระบบ MIS ของมหาวิทยาลัยก็ไม่สะดวกสำหรับเรา เพราะดูเป็น segment ถ้าต้องการดูรายละเอียด จะต้องใช้เวลามาก 

น้องแหม่ม รัตนากร บุญกลาง ไปสืบเสาะข้อมูลมาได้บ้างว่าเขาใช้โปรแกรม Excel แต่ต่อจากนั้นไม่รู้ว่ามีการเขียนโปรแกรมใช้อย่างไร

วันที่ ๑๓ ตุลาคม เราเชิญอาจารย์ ดร.อรรถโส มาคุยให้ฟังว่าระบบการทำงานที่คิดขึ้นเป็นอย่างไร ดิฉันชวนเจ้าหน้าที่ของสำนักวิชาสหเวชศาสตร์และสาธารณสุขศาสตร์ ซึ่งอยู่ใกล้ๆ กันมาฟังด้วย

อาจารย์อรรถโสเริ่มต้นเล่าว่าระบบ MIS ไม่ใช่มุมมองของสำนักวิชาฯ ระบบที่พัฒนาขึ้นมาเรียกว่าระบบบันทึกและติดตามการเบิกจ่ายงบประมาณ (SER Recording and Monitoring System) เป็น Web Based Application ทดลองใช้มาตั้งแต่ปลายปีงบประมาณ ๒๕๕๓ ปีงบฯ ๒๕๕๔ ใช้ทั้งปีและมีการพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ แต่กว่าจะพัฒนาขึ้นมาได้ก็ใช้เวลามากเหมือนกัน

 

ซ้าย อ.ดร.อรรถโส ขำวิจิตร ขวา น้องๆ เจ้าหน้าที่

เหตุที่ต้องสร้างระบบนี้ขึ้นมา เพราะสำนักวิชาวิศวกรรมศาสตร์และทรัพยากรมีงบประมาณก้อนใหญ่และมีกิจกรรมหลายกิจกรรมที่ต้องติดตาม ใช้ระบบนี้เป็นเครื่องมือในการติดตามโดยดูจากการเบิกจ่ายงบ ว่ามีการเบิกจ่ายช่วงไหนของปี ทำให้รู้ว่ามีการจัดกิจกรรมในช่วงใด

พัฒนาขึ้นจากการใช้ Excel ใส่ข้อมูลการเบิก-จ่าย ใช้เลขเอกสารเป็นตัวคุม แต่ก็มีปัญหาเพราะ visualize ไม่ได้ หลายคนเข้าไปแก้ไขได้ เลยทำเป็น Web Based กำหนดสิทธิคนที่เข้าไปแก้ไข Concept คือ Excel บน web run บน Oracle (free version) ตอนนี้ใช้ PC run เป็น server

มีการใส่กิจกรรมไว้ให้สืบค้นได้ งบที่ตั้งไว้ ถ้าเบิกเกินจะรู้ ส่วนรายการข้อมูล แล้วแต่ว่าเราอยากจะดูอะไรบ้าง Double check กับ MIS segment ได้ ปี ๒๕๕๕ จะมีลูกเล่นที่ทำให้ใช้ได้สะดวกขึ้น เช่น มีชื่อบุคลากรให้เลือกได้ มีปฏิทินสำหรับเลือกเวลา ติดตามสถานะการเบิกจ่าย ติดตามความก้าวหน้าของแผนปฏิบัติการได้

อาจารย์อรรถโสแสดงหน้าตารายงานสำเร็จรูปที่สามารถดึงออกมาได้จากโปรแกรมนี้ น้องๆ ฮือฮากันว่าดีจัง สามารถใช้เป็นรายงานตามไตรมาสส่งส่วนแผนงานได้เลย ไม่ต้องมาเสียเวลาจัดทำรายงานกันอีก (ลดขั้นตอนและเวลาในการทำงาน)

ที่สำคัญแต่ละคนเกิดไอเดียว่าน่าจะประยุกต์ใช้กับงานเรื่องอื่นได้ด้วย คุณวรรณา นิลพัฒน์คิดจะประยุกต์ใช้กับการติดตามความก้าวหน้าของวิทยานิพนธ์/ สารนิพนธ์ของนักศึกษา ป.โท อาจารย์วิภาวรรณคิดจะใช้เป็นเครื่องมือในการ Simulate ข้อมูลการสอบขึ้นทะเบียนใบประกอบวิชาชีพฯ เป็นต้น พวกเราถามคำถามหลายข้อ แสดงว่าสนใจอยากเอาไปใช้งานกันจริงๆ

เราใช้เวลาพูดคุยกันเกือบ ๒ ชม.จุดประกายความคิดทั้งกับเจ้าของผลงานและคนฟังที่อยากจะเอาไปใช้งานจริงๆ (น้องแหม่มบอกอยากจะใช้เร็วๆ) อาจารย์อรรถโสยินดีจะมาติดตั้งระบบและสอนวิธีการใช้งานให้พวกเราในวันที่ ๒๐ ตุลาคม ดิฉันบอกให้น้องแหม่มประชาสัมพันธ์ เรายินดีให้หน่วยงานอื่นที่สนใจเข้าร่วมกิจกรรมด้วย

ในขณะเดียวกันอาจารย์อรรถโสก็บอกว่าอยากจะขอเรียนรู้เรื่องการจัดระบบเอกสารต่างๆ จากเรา เรื่องดีๆ มีอยู่ในทุกหน่วยงาน ถ้าเอามาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างกันบ่อยๆ บรรยากาศในการทำงานคงจะมีความสุข มีชีวิตชีวามากขึ้น เราวางแผนว่าเรื่องต่อไปที่จะไปขอเรียนรู้คือการทำ SAR Online ของศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษา ซึ่งอาจารย์อรรถโสก็สนใจจะเข้าร่วมด้วย

วัลลา ตันตโยทัย