ระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กร
ความหมายของระบบ
จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานให้ความหมายว่า ระบบคือ ระเบียบเกี่ยวกับการรวมสิ่งต่างๆ ซึ่งมีลักษณะซับซ้อนให้เข้าลำดับประสานกันเป็นอันเดียว ตามหลักเหตุผลทางวิชาการ และจากฐานข้อมูลของมหาวิทยาลัย Princeton ได้ให้ความหมายที่หลากหลายไว้ว่า ระบบคือ กลุ่มย่อยที่เป็นอิสระ แต่มีความสัมพันธ์เป็นส่วนประกอบที่รวมเป็นกลุ่มใหญ่, เป็นอุปกรณ์ที่ประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆที่มีปฏิสัมพันธ์กันโดยการออกแบบให้เข้ากันได้ นอกจากนี้ระบบยังหมายถึงผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระจากกัน แต่มีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่กำหนดไว้ (ชัยยงค์ พรหมวงศ์, 2523)
รศ.ดร.เปรื่อง กุมุท : ระบบ คือ ภาพส่วนรวมของโครงสร้าง หรือของขบวนการอย่างหนึ่ง ที่มีการจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ที่รวมกันอยู่ในโครงสร้างหรือขบวนการนั้น ผลรวมของหน่วยย่อยซึ่งทำงานเป็นอิสระจากกันแต่มีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
เบวา เอช เบนาที (Benathy) : ระบบ (system) คือ การรวมสิ่งต่าง ๆ ทั้งหลายที่มนุษย์ได้ออกแบบ และสร้างสรรค์ขึ้นเพื่อดำเนินงานทั้งหลายให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้
Robbins (1983:9) ผลรวมขององค์ประกอบย่อย ๆ ที่มีเอกลักษณ์เป็นของตนเองและมาประกอบรวมกันเป็นระบบเพื่อทำหน้าที่บางอย่าง โดยที่องค์ประกอบย่อยแต่ละอย่างในระบบเหล้านี้จะรับข้อมูลมาแล้วทำการแปรรูปข้อมูลนั้น เพื่อให้ได้ผลผลิตหรือผลลัพท์เกิดขึ้น
องค์ประกอบของระบบ
1. ข้อมูล (Input) เป็นการตั้งปัญหาและวิเคราะห์ปัญหา การตั้งวัตถุประสงค์หรือเป็นการป้อนวัตถุดิบ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในขบวนการหรือโครงการต่าง ๆ
2. กระบวนการหรือการดำเนินงาน (Process) เป็นการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่ป้อนเข้ามาจัดกระทำหรือดำเนินการ เพื่อให้เกิดผลตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้
3. ผลลัพธ์ ผลผลิตหรือการประเมินผล (Output) เป็นผลที่ได้ภายหลังจากการดำเนินงานในขั้นของกระบวนการสิ้นสุดลง ซึ่งหมายรวมถึงการประเมินผลด้วย
การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
เป็นวิธีการนำผลที่ได้ ซึ่งเรียกกันว่า ข้อมูลย้อนกลับ (Feed Back) จากผลผลิต หรือการประเมินผล (Evaluation) มาพิจารณาปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ
ดร.เลห์แมน (Lehman)
1. ปัญหา (Identity Problem) คือ การศึกษาวิเคราะห์ปัญหาแล้วนำมาจัดลำดับความสำคัญ
2. จุดมุ่งหมาย (Objectives) การระบุจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้น
3. ศึกษาข้อจำกัดต่าง ๆ (Constraints) เช่น เงิน บุคลากร เวลา สถานที่ วัสดุอุปกรณ์ เป็นต้น
4. ทางเลือก (Alternatives) คือ การสร้างทางเลือกในการแก้ปัญหา
5. การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (Selection)
6. การทดลองปฏิบัติ (Implementation) คือ การนำทางเลือกไปทดลองปฏิบัติว่าได้ผลหรือไม่
7. การประเมินผล (Evaluation) คือ การประเมินผลการทดลองว่าได้ผลตามที่วางไว้หรือไม่
8. การปรับปรุงแก้ไข (Modification) คือ การนำข้อค้นพบมาแก้ไข ปรับปรุงแล้วนำไปใช้ใหม่
รศ.ดร.เปรื่อง กุมุท
1. การประเมินความจำเป็น เพื่อพิจารณาว่าอะไรคือปัญหาที่แท้จริง
2. การเลือกทางแก้ปัญหา
3. การตั้งจุดมุ่งหมายทางการสอน
4. การวิเคราะห์งานและเนื้อหาที่จำเป็นต่อผลสัมฤทธิ์ตามจุดมุ่งหมาย
5. การเลือกยุทธศาสตร์การสอน
6. การลำดับขั้นตอนการสอน
7. การเลือกสื่อ
8. การจัดหรือกำหนดแหล่งทรัพยากรที่จำเป็น
9. การทดสอบ และ/หรือประเมินค่าประสิทธิภาพของแหล่งทรัพยากรเหล่านั้น
10. การปรับปรุงแก้ไขแหล่งทรัพยากรจนกว่าจะเกิดประสิทธิภาพ
11. การเดินตามวัฎจักรของกระบวนการทั้งหมดซ้ำอีก
ระบบงานหลักในองค์กร
โครงสร้างขององค์กรทั่วไปจะแบ่งออกเป็น 4 ระดับคือ ระดับกำหนดกลยุทธ์ (Strategic Level) ระดับการบริหาร (Management Level) ระดับผู้ชำนาญการ (Knowledge and Data Workers Level) และระดับปฏิบัติการ (Operational Level) และแบ่งโครงสร้างองค์กรตามกลุ่มหน้าที่การทำงานออกเป็น 5 กลุ่มคือ กลุ่มการขายและตลาด (Sales and Marketing) กลุ่มการผลิต (Manufacturing) กลุ่มการเงิน(Finance) กลุ่มการบัญชี (Accounting) และกลุ่มทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource )ระบบสารสนเทศจะถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองความต้องการของงานทั้งหมดนี้
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศในองค์กร
ระบบสารสนเทศหลัก 4 ประเภททำหน้าที่สนับสนุนการทำงานขององค์กรในระดับต่างกัน คือ สำหรับผู้ปฏิบัติงาน สำหรับผู้ชำนาญการ สำหรับผู้บริหาร และสำหรับผู้ดำเนินกลยุทธ์
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงาน (Operational-level system) สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารในส่วนปฏิบัติงานโดยการช่วยบันทึกรายละเอียดของงานระดับล่างและงานธุรกรรมข้อมูล ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบนี้ต้องเป็นข้อมูลที่สามารถเรียกใช้ได้สะดวก ทันสมัย และมีความเที่ยงตรง
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level system) สนับสนุนการทำงานของพนักงานผู้มีความรู้พิเศษหรือทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยเฉพาะ วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้คือให้ความช่วยเหลือในการรวบรวม การค้นหา และการประสานความรู้ใหม่ๆ รวมทั้งควบคุมการเผยแพร่และนำเสนอข้อมูลภายในองค์กร ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการในรูปแบบของเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน การทำงานเฉพาะบุคคล และการทำงานร่วมกันในสถานที่ทำงาน
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management-level system) ถูกออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบ การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารของผู้บริหารระดับกลาง ซึ่งจะต้องตอบคำถามเช่น ทุกส่วนขององค์กรกำลังทำงานไปตามปรกติหรือไม่ ให้ได้ ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารมักจะมีการทำรายงานสรุปตามระยะเวลามากกว่าการทำรายงานเป็นครั้งคราว ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารบางระบบสนับสนุนการตัดสินใจในเรื่องที่อยู่นอกเหนือการทำงานตามปรกติซึ่งมักจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับปัญหาแบบกึ่งมีโครงสร้าง (semi-structure) ที่ต้องการข้อมูลหลายรูปแบบเพื่อใช้กับปัญหาที่ไม่มีความชัดเจน ระบบจะต้องตอบคำถามประเภท สมมุติว่าเป็นอย่างนี้ แล้วจะเกิดอะไรขึ้น การตอบคำถามประเภทนี้มักจะต้องการข้อมูลจากทั้งภายในองค์กรและจากแหล่งอื่นภายนอกองค์กร จึงไม่สามารถนำมาจากฐานข้อมูลในระบบสารสนเทศสำหรับผู้ปฏิบัติงานเพียงอย่างเดียว
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้กำหนดกลยุทธ์ หรือแผนการระยะยาว (Strategic-level system) ช่วยผู้บริหารระดับสูงในการแก้ไขและกำหนดกลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจระยะยาวและแนวโน้มของสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นทั้งในองค์กรและสิ่งแวดล้อมภายนอก การทำงานพื้นฐานของระบบฯ จึงเกี่ยวข้องกับการกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายนอกกับความสามารถในการดำเนินธุรกิจขององค์กร
ระบบสารสนเทศอาจถูกจำแนกตามหน้าที่การทำงานเฉพาะด้าน หรือตามโครงสร้างองค์กร เช่น การขายและการตลาด การผลิต การเงิน การบัญชี และทรัพยากรมนุษย์ ล้วนแต่มีระบบสารสนเทศสำหรับตนเอง ในองค์กรขนาดใหญ่แต่ละส่วนอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยลงไปกว่านี้ซึ่งก็จะมีระบบสารสนเทศของตนเองเช่นกัน
หนังสืออ้างอิง
กิดานันท์ มลิทอง.เทคโนโลยีและการสื่อสารเพื่อการศึกษา.กรุงเทพ : อรุณการพิมพ์, 2548.
บุญเกื้อ ควรหาเวช. นวัตกรรมการศึกษา.กรุงเทพ: SR Printing, 2543.
Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon. Management Information Systems : Managing the digital firm. Bangkok : Pearson Education, 2546.
**************************************
ความเห็น (2)
ขอบคุณสำหรับข้อมูล เอาไปทำการบ้านเจ้าค่ะ
เด็กวุ่นวาย
ได้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ ม.ศิลปากร ตัดสินใจไม่ได้อะว่าจะเรียนดีไหม ใครก้อได้บอกที จบไปแล้วดีมั้ยจะมีงานทำมั้ยอะ เรียนยากมั้ย