การจัดองค์กรโครงการ

การจัดองค์กรโครงการ 

     เมื่อ เราทราบถึงขอบข่ายงาน และได้ชุดของกิจกรรมโครงการแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การจัดองค์กรโครงการ ซึ่งถือเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง ตามความเห็นของ Goodman and Love ที่ว่า "Organizations are the ENGINE of management" 

การ จัดองค์กรโครงการจะต้องคำนึงถึงความคล่องตัว ความยืดหยุ่น การสื่อสารและปฏิสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการของบุคลากรโครงการ เพื่อให้ง่ายต่อการประสานงานและการสร้างโยงในสัมพันธ์ (Integration) ด้านต่างๆ ด้วย

การจัดรูปแบบองค์กรโครงการ สามารถแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบ ดังนี้

       1.  การจัดองค์กรโครงการตามภาระหน้าที่ (Functional Organization) เป็น การจัดรูปแบบโดยยึดเอางานตามภาระหน้าที่ของหน่วยงานประจำเป็นฐานในการทำงาน โครงการ เช่น โครงการเกี่ยวกับการแก้ไขปัญหาผลผลิตทางการเกษตรตกต่ำ ก็อาจมอบหมายให้กรมส่งเสริมการเกษตรเป็นผู้รับผิดชอบ เป็นต้น 

 

• ข้อได้เปรียบ : เนื่องจากบุคลากรโครงการเป็นบุคลากรในหน่วยงานเดียวกัน จึงมีโอกาสที่จะมีความชำนาญเฉพาะด้านใกล้เคียงกัน จึงสามารถทำงานทดแทนกันได้ และสามารถประสานงานกันได้ง่าย อีกทั้งยังช่วยประหยัดทรัพยากรโครงการได้ด้วย เนื่องจากสามารถใช้ทรัพยากรของฝ่ายประจำได้
• ข้อควรระวัง : เนื่องจากโครงการผูกอยู่กับฝ่ายประจำทำให้มักไม่มีบุคลากรผู้รับผิดชอบ โครงการโดยตรง ไม่มีผู้จัดการโครงการ บุคลากรโครงการจะต้องทำงานทั้ง 2 ด้าน คืองานประจำและงานโครงการ การใช้ทรัพยากรร่วมกับฝ่ายประจำก็อาจสร้างความขัดแย้งในการจัดสรรทรัพยากร โครงการได้ โดยเฉพาะเมื่อในหน่วยงานนั้นมีโครงการที่ต้องดำเนินการมากกว่า 1 โครงการ จะมีโอกาสสูงที่จะเกิดปัญหาด้านการสื่อสารระหว่างโครงการได้ 
•  

       2. การจัดองค์กรเพื่อจัดทำโครงการโดยตรง (Projectized Organization or Project Task Force) เป็น การจัดองค์กรที่แยกออกจากงานประจำอย่างชัดเจน มีการจัดสรรทรัพยากรกับบุคลากรให้กับโครงการโดยเฉพาะเจาะจง ผู้จัดการโครงการมีอำนาจควบคุมโครงการและมีอิสระสูงกว่าการจัดองค์กรรูปแบบ อื่น 

• ข้อได้เปรียบ : เนื่องจากมีการจัดสรรทรัพยากรกับบุคลากรให้กับโครงการโดยเฉพาะ ทำให้ทั้งผู้จัดการโครงการและบุคลากรโครงการมีความรับผิดชอบต่อกิจกรรม โครงการโดยตรง สามารถแบ่งงาน กำหนดช่องทางการสื่อสาร ภายใต้การจัดการของผู้จัดการโครงการ และทำให้บุคลากรโครงการเกิดความผูกพันและจงรักภักดีต่อองค์กรโครงการค่อน ข้างสูง
• ข้อควรระวัง : การจัดสรรทรัพยากรให้กับแต่ละโครงการโดยตรงอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการใช้ ทรัพยากร ขาดความยืดหยุ่นในการถ่ายโอนตัวบุคลากร และการถ่ายโอนความรู้กับทักษะระหว่างโครงการกับงานประจำ ความผูกพันต่อโครงการอาจนำมาซึ่งความขัดแย้งระหว่างโครงการ และสิ่งที่ต้องระวังเป็นอย่างมากได้แก่ ความมั่นคงในการทำงานของบุคลากร โดยเฉพาะเมื่อโครงการใกล้ยุติ 
•  3.  การจัดองค์กรโครงการแบบผสมผสาน (Matrix Organization) เป็น รูปแบบที่ผสมผสานข้อได้เปรียบของ 2 รูปแบบแรกเข้าด้วยกัน โดยให้ผู้จัดการโครงการและผู้จัดการฝ่ายประจำทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด มีการแบ่งบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบต่อโครงการอย่างชัดเจน 

• ข้อได้เปรียบ : การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายโครงการกับฝ่ายประจำ ช่วยให้มีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน ผู้จัดการโครงการยังสามารถจัดการวางแผนและควบคุมโครงการตามสภาพที่ได้รับมอบ หมาย บุคลากรโครงการรับผิดชอบงานโครงการโดยตรง ง่ายต่อการประสานงาน และการถ่ายโอนความรู้และทักษะระหว่างงานโครงการกับฝ่ายประจำ ที่สำคัญสามารถช่วยสร้างความมั่นคงและความมั่นใจให้กับบุคลากรโครงการได้มาก ขึ้น เพราะเมื่อหมดภารกิจในโครงการแล้ว ก็สามารถกลับไปทำงานในฝ่ายประจำได้
• ข้อควรระวัง : บุคลากรในโครงการจะต้องเผชิญกับสภาวะที่เสมือนมีเจ้านายสองคนในเวลาเดียวกัน ซึ่งหากมีการขัดแย้งระหว่างฝ่ายประจำกับฝ่ายโครงการ จะทำให้บุคลากรโครงการเกิดความลำบากในการทำงาน ต้องระวังเรื่องดุลยภาพของอำนาจหน้าที่ และการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ระหว่างฝ่ายประจำกับฝ่ายโครงการ ซึ่งเป็นจุดเปราะบางที่จะทำให้เกิดความขัดแย้งกันได้ง่าย
• Goodman & Love ได้เสนอรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในองค์กรโครงการแบบผสมผสาน

ข้อพิจารณาในการตัดสินใจเลือกรูปแบบขององค์กรโครงการ

1.  
   1. ความสัมพันธ์ระหว่างการจัดรูปแบบองค์กรโครงการ ทักษะของผู้จัดการโครงการและทีมงาน กับระบบการวางแผนโครงการและการรายงาน
   2. ข้อได้เปรียบและข้อจำกัดของรูปแบบองค์กรโครงการแต่ละประเภท
   3. ปัจจัยเปรียบเทียบดังต่อไปนี้