(๑๕) ถอดบทเรียนกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ


กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ โดย คุณฉลิมเกียรติ ณ ปั่น ผู้อำนวยการสำนักงานมหาวิทยาลัย มหาวิทยาลัยเชียงใหม่

๘ ธันวาคม ๒๕๕๓  กิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่อง เทคนิคการเขียนหนังสือราชการ โดย คุณฉลิมเกียรติ ณ ปั่น

วันนี้ได้ถอดบทเรียนกิจกรรมดังกล่าว

ลักษณะของหนังสือติดต่อราชการ

หนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ มี ๖ ชนิด คือ

๑. หนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อราชการทั่วไป

๒. หนังสือภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

๓. หนังสือประทับตรา ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

๔. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

๖. หนังสือเจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น ๆ

ความหมายของหนังสือราชการ

หนังสือภายนอก คือหนังสือราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑเขียน เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก

กรณีที่ใช้

หนังสือภายนอก ใช้ติดต่อราชการระหว่างกระทรวงหนึ่ง หรือ กรมหนึ่ง หรือจังหวัดหนึ่ง หรือส่วนราชการแห่งใดแห่งหนึ่ง กับ กระทรวงอื่น หรือกรมอื่น หรือ จังหวัดอื่น หรือ หน่วยงานอื่น หรือกับบุคคลภายนอก

หนังสือภายใน ความหมาย และกรณีที่ใช้

หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

 

การเขียนหนังสือโต้ตอบเพื่อประสานงาน

โครงร่างหนังสือโต้ตอบ

- ส่วนหัวหนังสือ หน่วยงาน วันที่ ชื่อเรื่อง คำขึ้นต้น

- ส่วนเหตุที่มีหนังสือไป อ้างเหตุที่มีหนังสือไปให้ถูกและใช้

คำสรรพนามให้เหมาะสม

- ส่วนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป เขียนให้ตรงกับลักษณะของ

เรื่องและระบุความมุ่งหมายที่มีในหนังสือไป

- ส่วนท้ายเรื่อง เขียนคำลงท้าย

หลักการเขียนหนังสือที่ดี

เขียนให้ถูกต้อง

๑.๑ ถูกแบบ

๑.๒ ถูกเนื้อหา ซึ่งประกอบด้วย

(๑) เหตุที่มีหนังสือไป

- เหตุจากผู้มีหนังสือไป

- เหตุจากบุคคลภายนอก

- เหตุจากเหตุการณ์ที่ปรากฏขึ้น

- เหตุจากผู้รับหนังสือ

- เหตุจากเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา

(๒) จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป

- จะให้ผู้รับหนังสือ ทำอะไร

๑.๓ ถูกหลักภาษา

(๑) รูปประโยคครบถ้วน

(ประธาน, กิริยา, กรรม , ส่วนขยาย)

(๒) คำถูก – คำผิด (การสะกด, การใช้)

๑.๔ ถูกความนิยม

(๑) สรรพนาม

(๒) ถ้อยคำ สำนวน

- ไม่ใช้ภาษาพูด

- ไม่ใช้คำเชื่อมที่ซ้ำกัน

- ไม่ใช้คำบังคับ

- ไม่ใช้คำทำลาย

- ไม่ปล่อยให้ประโยคท้ายห้วน

- ไม่ใช้ถ้อยคำสำนวนที่ล้าสมัย

๒. เขียนให้ชัดเจน

๒.๑ ชัดเจนในเนื้อความ

(๑) ให้เนื้อความเป็นที่เข้าใจได้แน่นอน

(๒) ไม่คลุมเครือ

(๓) ไม่ให้แปลความหมายได้เป็นหลายนัย

๒.๒ ชัดเจนในวัตถุประสงค์

(๑) เพื่อให้ทราบหรือเข้าใจ

(๒) เพื่อพิจารณา

(๓) เพื่ออนุมัติ อนุญาต

(๔) เพื่อให้ความร่วมมือ ช่วยเหลือ

(๕) เพื่อถือปฏิบัติ

๓. เขียนให้รัดกุม

๓.๑ ไม่ให้มีช่องโหว่

๓.๒ ดิ้นไม่ได้

๓.๓ ไม่ผูกมัด

๔. เขียนให้กระทัดรัด

๔.๑ ไม่ให้มีข้อความที่ฟุ่มเฟือย เกินจำเป็น

๔.๒ ไม่ให้มีคำที่ซ้ำกันเกินความจำเป็น

๔.๓ ไม่วกวน

๕. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี

๕.๑ การเขียนหนังสือตักเตือน หรือตำหนิ “ไม่ควรเขียนตักเตือนหรือตำหนิตรง ๆ ให้เขาเสียหน้า”

๕.๒ การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธ

- อ้างเหตุผลที่ไม่อาจให้ในสิ่งที่ต้องการได้

- ขอภัยในเหตุดังกล่าว

- แสดงน้ำใจในโอกาสหน้า

๕.๓ การเขียนหนังสือขอความร่วมมือ

- อ้างเหตุความจำเป็นที่ต้องขอความร่วมมือ

- อ้างประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นต่อหน่วยงานหรือ

ส่วนรวม

- กำหนดรายละเอียดที่จะขอให้ชัดเจน

- ตั้งความคาดหวังว่า จะได้รับความร่วมมือ

หมายเลขบันทึก: 413984เขียนเมื่อ 15 ธันวาคม 2010 22:45 น. ()แก้ไขเมื่อ 13 มิถุนายน 2012 14:01 น. ()สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการจำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (6)

*** แวะมาเรียนรู้เรื่องที่ไม่ค่อยรู้และไม่ถนัดเลย

*** สบายดีนะคะ คิดถึงเจ้าของบันทึกและ มช. ค่ะ

ขอบคุณครับคุณกิติยา เตชะวรรณวุฒิ

ช่วงนี้ มช. อากาศเย็นสบายครับ และมีการแข่งกีฬามหาวิทยาลัยอาเซี่ยนด้วยครับ วันนี้มีพิธีเปิดที่ สนาม ม.แม่โจ้ครับ

สวัสดีค่ะ...

  • สวัสดีค่ะ
  • สวัสดีปีใหม่ ๒๕๕๔ ขอให้ คุณวัชรา มีสุขภาพร่างกายที่แข็งแรง  สุข สดชื่น สมหวัง ดั่งใจปอง ตลอดปี และตลอดไปนะคะ" 
  • ขอบคุณค่ะ

                                      

ขอบคุณมากครับคุณบุษยมาศ

สำหรับพรปีใหม่

Ico48ขอบคุณมากครับ ขอให้มีความสุขเช่นกัน

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท