การสร้างคู่มือเพื่อเป็นวิทยกรในองค์กร

การสร้างคู่มือเพื่อเป็นวิทยากรในองค์กร

หน้าที่การเป็นผู้ฝึกอบรม หรือเป็นครูในองค์กรนั้น มีหน้าที่ ที่จะต้องสอนงานให้กับผู้ไต้บังคับบัญชาหรือบางคราวอาจได้รับมอบหมายหน้าที่พิเศษให้สอนงานแก่บุคคลอื่นที่ไม่ใช้ผู้ไต้บังคับบัญชา ก็อาจเกิดการอึดอัด ไม่รู้จะสอนอะไร สอนอย่างไร ทั้งๆ ที่ได้รับรู้แล้วว่า การเตรียมตัวก่อนการสอนต้องทำอย่างไร ดังที่เคยกล่าวไปแล้วว่า

                1. การจัดทำตารางกำหนดการฝึกอบรม

                                จะต้องอบรมใคร

                                                จะต้องอบรมเรื่องอะไร

                                                                จะต้องอบรมให้เสร็จสิ้นเมื่อไร

                2. การทำแบบแยกขั้นตอนการปฏิบัติงาน

                                การกำหนดขั้นตอนหลัก การดึงจุดสำคัญ และเหตุผลของจุดสำคัญ ความปลอดภัยต้องเป็นจุดสำคัญเสมอ

                3. การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ต่างๆ ให้พร้อมสำหรับการสอนงาน ไม่ควรใช้วัสดุอุปกรณ์ดัดแปลงในการสอน

                4. การจัดพื้นที่ให้เรียบร้อยดุจดั่งที่ผู้ปฏิบัติงานจะต้องปฏิบัติอยู่เสมอ

                จากนั้นก็เริ่มดำเนินการสอนงานตามขั้นตอนทั้ง 4 ขั้นตอน คือ การเตรียมตัว การทำให้ดู การให้ลองทำดูและการมอบหมายงาน

                แต่แนวทางในการสอนละ เป็นอย่างไร?

                ไม่รู้ว่าจะสอนไปในทิศทางอย่างไร?

                อีกทั้งผู้บริหารยังมอบหมายภารกิจอันยิ่งใหญ่ อีกเรื่องหนึ่ง ที่เกี่ยวข้องกับการสอนงาน คือ การทำหนังสือคู่มือ ในวิชาหรือเรื่องที่สอนด้วย

                จะทำอย่างไร?

                หลายองค์กรในขณะนี้ได้ดำเนินการสร้างศูนย์ฝึกอบรมขึ้นมา มีการสั่งซื้อเครื่องมือ เครื่องจักร ที่คล้ายหรือเหมือนกันกับที่อยู่ในหน่วยงานผลิต มาติดตั้งไว้เพื่อสร้างการเรียนรู้ เพื่อให้เกิดการเรียนการสอนในองค์กรอย่างจริงจังมากขึ้น เป็นการพัฒนาด้านสายอาชีพให้เกิดขึ้นภายในองค์กร กับพนักงานหรือบุคคลากรที่เกี่ยวข้อง แต่สิ่งที่ยังขาดอยู่คือ บุคคลากรที่เป็นผู้สอนและคู่มือที่เป็นขององค์กรตามวัฒนธรรมองค์กรและประเพณีในการปฏิบัติตามแหล่งความรู้ขององค์กร (Knowledge management)

                แน่นอนที่สุด ผู้ที่จะเป็นผู้สอนคือ หัวหน้างานที่มีความรู้ความสามารถ และเชี่ยวชาญในงานนั้นๆ นั่นเอง แต่บุคคลเหล่านั้นยังขาดทักษะในการสอน และขาดแนวทางในการสอน

                มากมายหลายคำถามที่เกิดขึ้นกับเขา “จะทำอย่างไรจึงจะบอกเรื่องราวต่างๆ ที่รู้และเก็บไว้เป็นเวลานานให้คนอื่นรู้และเข้าใจเหมือนเราได้”

                การผลิตสินค้าตัวใดตัวหนึ่ง ประเภทใดประเภทหนึ่ง ผลผลิตที่ออกมาอาจจะมีรูปร่างหน้าตาเหมือนกัน แต่กระบวนการอาจแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับองค์ความรู้ หรือ KM (Knowledge management) ของแต่ละสถานประกอบการ

                แนวทางของการทำคู่มือการเรียนการสอนนั้น ควรเริ่มต้นด้วย นโยบายขององค์กร และวิสัยทัศน์ คำนำ สารบัญ เพื่อให้ดูเป็นคู่มือที่น่าเชื่อถือ

                คำนำคือการบอกถึงที่มาของคู่มือ วัตถุประสงค์ของผู้เขียนและเรื่องราวต่างๆ ในคู่มือนั้นอย่างกว้างๆ

                เนื้อหาภายในเล่มควรแบ่งออกเป็นกลุ่มๆ หรือเป็นบทต่างๆ โดยเริ่มจากภาพรวมกว้างๆ ของเรื่องราวที่จะบอก บทต่อมาก็เป็นเรื่องจริงที่เราจะบอกและตามด้วยบทของแนวทาง เทคนิคการดำเนินการ การควบคุม ตามด้วย บทสุดท้ายคือความปลอดภัยในการปฏิบัติงานหรือ ข้อควรระวังด้านความปลอดภัยนั้นๆ นั่นเอง

                ตัวอย่าง เช่น เราจะสร้างคู่มือ เรื่องน้ำบาดาล

                บทที่ 1 คงกล่าวถึงน้ำที่มีอยู่ในโลกนี้ น้ำเค็ม น้ำจืด แหล่งที่อยู่ของน้ำทั้งหมด

                บทที่ 2 ความหมายและที่มาของน้ำบาดาล

                บทที่ 3 วิธีการนำน้ำบาดาลขึ้นมาใช้สอย จากอดีตถึงปัจจุบัน

                บทที่ 4 ผลกระทบของการนำน้ำบาดาลมาใช้

                บทที่ 5 กฎหมาย พระราชบัญญัติ ข้อกำหนดเรื่อง ที่เกี่ยวข้องกับน้ำบาดาล

                และบทที่ 6 ความปลอดภัยในการบริโภคน้ำบาดาล

                ลักษณะจะเป็นประมาณนี้ ฉะนั้นท่านหัวหน้าและ/หรือ ผู้สอนงานทั้งหลายที่จะต้องทำคู่มือเพื่อใช้เป็นเอกสารในการเรียนการสอน หลายท่านอาจรู้ดีในบทที่ 2 และ 3 ส่วนในบทอื่นๆ นั้นท่านอาจรู้เพียงบางส่วนหรือไม่รู้เลย ก็อาจเป็นได้ ท่านก็ต้องแสวงหาความรู้ในส่วนที่ยังขาดอยู่มาเติมให้เต็ม เพื่อความสมบูรณ์ของเรื่องราวที่ท่านจะต้องสอน คราวนี้ก็เป็นโอกาสดีที่ท่านจะมีความรู้เพิ่มขึ้นอีก

                และสิ่งสุดท้ายที่จะต้องดำเนินการในคู่มือก็คือ การสร้างแบบทดสอบ อาจดำเนินการไว้ท้ายบทให้เป็นคำถามท้ายบท หรือรวมไว้ในส่วนหลังของบทสุดท้ายก็ได้ การสร้างแบบทดสอบหรือคำถามนี้มีอยู่ 2 ประเภทคือ

                1. แบบตัวเลือกถูก หรือเลือกผิด (Multiple choice) ส่วนใหญ่มี 4 ตัวเลือก คือ A, B, C, D หรือ ก, ข, ค, ง. การกำหนดข้อที่ถูกต้องในแต่ละหัวข้อนั้น ควรเป็น 25 % คือ Aหรือ ก = 25%, B หรือ ข. =25% C หรือ 8. =25% และ D หรือ ง. = 25% เป็นต้น เพื่อเป็นการกระจายคำตอบไม่ให้เกาะอยู่ที่กลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง

                2. แบบตอบว่าประโยคที่กล่าวมาถูกหรือผิด แบบนี้จะมีคำตอบที่ต้องตอบว่าผิดนั้นไม่เกิน 20% เท่านั้น

                ท้ายสุดของสุดท้ายคือ บรรณนานุกรม เพื่อเป็นการบอกว่าเราได้ค้นคว้างข้อมูลมาจากที่ไดบ้างในการจัดทำคู่มือเล่มนี้

                ที่แนะนำมานี้เป็นแนวทางแบบกว้างๆ ขอท่านทั้งหลายค่อยคิด ค่อยทำ อย่างไตร่ตรองและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ท่านก็จะได้คู่มือการเรียนการสอนที่เป็นไปตามความต้องการของวัฒนธรรมองค์กร ตามที่ต้องการได้อย่างแท้จริง

 

                เสกพรสวรรค์  บุญเพ็ชร

๑๖ ตุลาคม ๒๕๕๓

[เมล็ดหญ้า]

มีสาระมากเ ๆ ขอบคุณครับที่ชี้แนะแนวทาง