หน้าที่กรรมการ

เมื่อได้รับแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการเกี่ยวกับงานพัสดุ
ระเบียบพัสดุกำหนดหน้าที่ของคณะกรรมการ โดยแยกเป็นขั้นตอนดังนี้
ขั้นรับและเปิดซอง (กรณีประกวดราคา) ข้อ 49 คณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคา
เมื่อได้รับแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคาแล้ว ผู้ที่ได้รับแต่งตั้งจะต้องมีหน้าที่เปิดซองตามวัน เวลา และสถานที่ที่กำหนดไว้ในประกาศ แยกเป็น 2 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 เมื่อถึงกำหนดเวลารับซองคณะกรรมการจะต้องรับซองภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ในประกาศและลงทะเบียนการรับซองไว้ และออกใบรับหลักประกันซองให้ผู้ยื่นเสนอราคา เมื่อพ้นกำหนดการรับซองแล้วห้ามรับซองใดๆ เด็ดขาด จากนั้นเมื่อถึงกำหนดเปิดซองให้เปิดซองของผู้ยื่นเสนอราคาทุกราย (เอกสารส่วนที่ 1) โดยคณะกรรมการจะต้องมีองค์ประชุมเกินกึ่งหนึ่ง หากประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการเลือกกรรมการท่านหนึ่งทำหน้าที่ประธานกรรมการแทน และตรวจสอบเอกสารของผู้เสนอราคาทุกรายว่ายื่นตรงตามบัญชีเอกสารที่เสนอมาหรือไม่ หากไม่ถูกต้องให้ผู้ยื่นเสนอราคาลงนามรับทราบไว้
กรรมการทุกท่านจะต้องลงลายมือชื่อกำกับเอกสารการเสนอราคาทุกแผ่นและส่งมอบเอกสารการเสนอราคาส่วนที่ 1 ของผู้เสนอราคาทุกรายให้คณะกรรมการพิจารณาตรวจสอบกรณีผู้มีผลประโยชน์ร่วมกันในวันนั้น จากนั้นจะต้องมีหนังสือตรวจสอบหลักประกันซอง (กรณีเป็นหนังสือค้ำประกัน) ไปยังผู้ออกหนังสือค้ำประกัน

ขั้นตอนที่ 2 เมื่อคณะกรรมการพิจารณาผลประกาศรายชื่อผู้ที่ผ่านการตรวจสอบกรณีผู้มีผลประโยชน์ร่วมกันแล้ว เมื่อถึงกำหนดวันเปิดซองราคาให้คณะกรรมการเปิดซองราคา(เอกสารส่วนที่2)และอ่านแจ้งราคาของผู้เสนอราคาทุกรายที่ผ่านการตรวจสอบและตรวจสอบว่ามีเอกสารครบถ้วนตามบัญชีเอกสารหรือไม่ พร้อมทั้งลงนามกำกับเอกสาร และส่งมอบเอกสารทั้งหมดให้คณะกรรมการพิจารณาผลภายในวันนั้น
ขั้นการพิจารณา
คณะกรรมการรับและเปิดซองสอบราคา ระเบียบพัสดุข้อ 42 และ ข้อ43 คณะกรรมการพิจารณาการประกวดราคา ระเบียบพัสดุข้อ 50 ข้อ 51 และข้อ 52
เมื่อได้รับซองเสนอราคาจากหัวหน้าเจ้าที่พัสดุ(กรณีสอบราคา) หรือได้รับซองเสนอราคาจากคณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคา(กรณีประกวดราคา)แล้ว ให้คณะกรรมการดำเนินการดังนี้
1. ตรวจสอบรายชื่อผู้ยื่นเสนอราคาว่าเป็นผู้มีรายชื่ออยู่ในบัญชีรับเอกสารสอบราคาหรือไม่ หากไม่มีถือว่าผู้นั้นไม่มีสิทธิ์ยื่นเสนอราคา
2. ดำเนินการเปิดซองเสนอราคาส่วนที่ 1 เพื่อตรวจสอบกรณีผู้มีผลประโยชน์ร่วมกันตามระเบียบพัสดุข้อ 15 ตรี, ข้อ 15 จัตวา , ข้อ 15 เบญจ , ข้อ 15 ฉ และข้อ 15 สัตต พร้อมทั้งลงนามกำกับเอกสารทุกแผ่น
กล่าวโดยสรุป การตรวจสอบผู้มีผลประโยชน์ร่วมกัน คือการตรวจว่า ผู้บริหาร และผู้ถือหุ้น(เฉพาะผู้ถือหุ้นเกิน 25%) มีรายชื่อเป็นผู้บริหาร หรือผู้ถือหุ้นของผู้ยื่นเสนอราคารายอื่นหรือไม่ และให้รวมถึงคู่สมรสและบุตรที่ยังไม่บรรลุนิติภาวะด้วย
หากพบว่าเป็นผู้มีผลประโยชน์ร่วมกันจะต้องตัดรายชื่อผู้เสนอราคารายดังกล่าวออกจากการเป็นผู้เสนอราคา และมีหนังสือแจ้งให้ผู้เสนอราคารายนั้นทราบโดยเร็ว
3. เมื่อคณะกรรมการร่วมกันตรวจสอบแล้วให้ประกาศรายชื่อผู้เสนอราคาที่มีสิทธิได้รับการคัดเลือกไว้ในที่เปิดเผย ก่อนถึงวันเปิดซองสอบราคา
4. เมื่อถึงวันเปิดซองสอบราคา ให้คณะกรรมการ(กรณีสอบราคา)ดำเนินการเปิดซองราคา (เอกสารส่วนที่ 2) พร้อมทั้งอ่านแจ้งราคาผู้เสนอราคาที่ผ่านการตรวจสอบทุกราย พร้อมทั้งลงนามกำกับเอกสารทุกแผ่น สำหรับวิธีประกวดราคาคณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคาเป็นผู้เปิดซองราคา
5. จากนั้นคณะกรรมการจะต้องดำเนินการตรวจสอบเอกสารที่ผู้เสนอราคาเสนอมาว่าถูกต้องตรงกับรายละเอียดที่สถาบันกำหนดไว้หรือไม่

หลักเกณฑ์การพิจารณา
1. ตรวจสอบผู้ลงชื่อในใบเสนอราคาว่ามีอำนาจผู้พันผู้เสนอราคาหรือไม่ เช่น
กรณีที่ 1 หากในหนังสือรับรองการจดทะเบียนบริษัท กำหนด กรรมการ 2 ท่านลงนาม และประทับตราบริษัท
ในใบเสนอราคาก็จะต้องดำเนินการตามนั้น หากไม่ครบถ้วนถือว่าเป็นการเสนอราคาที่ไม่สมบูรณ์
กรณีที่ 2 กรณีที่มีการมอบอำนาจ ในหนังสือมอบอำนาจจะต้องระบุว่ามอบอำนาจให้เสนอราคาได้
2. ตรวจสอบวัตถุประสงค์ของผู้เสนอราคาตามหนังสือจดทะเบียนหุ้นส่วนบริษัทว่ามีวัตถุประสงค์หรือประกอบธุรกิจตามที่สถาบันประกาศหรือไม่
3. ตรวจสอบกำหนดส่งมอบ/แล้วเสร็จ ยืนราคา และการรับประกันความชำรุดบกพร่องว่าตรงตามที่สถาบันประกาศไว้หรือไม่
4. ตรวจสอบว่ารายละเอียดของพัสดุที่ผู้เสนอราคาเสนอราคา มีรายละเอียดตรงกับรายละเอียดความต้องการที่สถาบันกำหนดหรือไม่ โดยพิจารณาจากแคตตาล็อก และเอกสารรับรองต่างๆ ที่ผู้ยื่นเสนอราคาเสนอมา
5. เมื่อตรวจสอบตามข้อ 4 แล้วให้จัดเรียงลำดับราคาสำหรับผู้ที่เสนอราคาถูกต้องตรงตามรายละเอียดที่สถาบันกำหนด
6. ตรวจสอบว่ามีผู้ที่มีสิทธิเรื่องราคาตามระเบียบพัสดุข้อ 16 (การใช้พัสดุที่ผลิตในประเทศและกิจการของคนไทย) หรือไม่ หากมีให้ดำเนินการต่อรองราคาตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในระเบียบพัสดุข้อ 16
7. ให้คณะกรรมการเสนอผลการจัดหาจากผู้ที่เสนอราคาถูกต้องรายต่ำสุด ต่ออธิการบดี โดยผ่านหัวหน้าฝ่ายคลัง
ขั้นตอนการตรวจรับ การตรวจรับจะแยกเป็น 2 กรณีใหญ่ๆ ดังนี้
1. การตรวจรับพัสดุ ระเบียบพัสดุ ข้อ 71 ใช้ในการตรวจรับพัสดุต่างๆ รวมถึงการจ้างเหมาให้บริการ ยกเว้นงานก่อสร้าง
2. การตรวจการจ้าง ระเบียบพัสดุ ข้อ 72 ใช้ในการตรวจรับงานก่อสร้างและงานปรับปรุงสิ่งก่อสร้างต่างๆ