หนังสือเวียน

จุดมุ่งหวัง

  1. ค้นหาง่าย เรื่อง+เลขที่หนังสือ
  2. เฟส1 ง่ายๆ เป็นเอกสารแนบ
  3. เวียนเฉพาะใบปะหน้า
  4. ลดการใช้ถ่ายเอกสาร
  5. ลดการใช้กระดาษ

 

การโฟกัสไปที่ลูกค้า ความต้องการของลูกค้า ถ้าเราทำให้กระจ่างแจ้ง ว่าเอาอย่างไรแน่ก็ทำให้สามารถได้ผลงานที่บรรลุผลได้ การทำงานในช่วงนี้เรามุ่งกันที่การประหยัดทรัพยากร เรื่องหนึ่งที่ใกล้ตัวสำหรับชาวออฟฟิซก็คือการเวียนหนังสือ ซึ่งจะต้องมีค่าใช้จ่ายเรื่องการถ่ายเอกสาร มากมายด้วยสำเนา เพราะต้องให้กับหลายฝ่ายหลายกลุ่มงาน หนังสือเวียนก็เป็นคำสั่งของระบบองค์กรซึ่งต้องมีการปฏิบัติตามหรือต้องแจ้งให้ทราบ มีคนได้ผลประโยชน์และพลาดโอกาส จึงมีเสียงดังมากมายเลยที่จะเป็นอุปสรรค์ต่อการพัฒนาระบบออน์ไลน์

การมองความเป็นไปได้ คิดเรื่องง่ายๆ ก่อน แบ่งออกเป็นเฟสๆ ไป เป็นอะไรที่ยอดเยี่ยม แนวคิดอย่างนี้บางทีเราคิดไม่ออก ก็ปรึกษาผู้บริหาร ผู้อาวุโสนะ หลายครั้งไม่ผิดหวังเลย ครั้งนี้ก็เหมือนกัน ระบบเวียนหนังสือเราก็ใช้การเวียนเฉพาะใบปะหน้า เพียง 1 แผ่น และปฏิบัติสิ่งต่างๆ เหมือนเดิม ปรับนิดเดียวคือให้ไปอ่านหรือโหลดเอกสารแนบจากอินทราเน็ต ไม่น่าเชื่อมันสามารถทำให้ค่าใช้จ่ายลดลงมากกว่าครึ่ง ระบบการยืนยันรับไม่รับเอกสารก็ไม่เสีย นี่คือสุดยอดของความคิดผู้บริหาร มันก็อยู่ใต้ตาของเรานี่เอง มองเลยไปได้นะ

ผมคิดไปจนถึงว่า เอกสารนำเสนอฝ่ายใดบ้าง และยังตั้งใจส่งเมลล์ไปเพื่อยืนยันการได้รับเอกสารแทนระบบเดิม คิดไปซะมากมาย มึนไปซะหลายวัน

แค่ถามและคิดช้าๆ ชัดๆ มันก็ได้สุดยอดนวัตกรรมแล้ว