(ตอนที่ ๑

วันที่ ๒๘ มิถุนายน ๒๕๔๙ เป็นวันแรกของการประชุมวิชาการ ดิฉัน คุณอาฬสา หุตะเจริญ และคุณสุภาพรรณ ตันติภาสวศิน ออกเดินทางจาก รพ.เทพธารินทร์ ช่วงสายๆ กะไปถึงให้ทันเวลาการบรรยายของ ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด ในหัวข้อ “การจัดการความรู้ : จากแนวคิดสู่ชีวิตจริง” ตามกำหนดการคือช่วง ๑๐.๓๐-๑๒.๐๐ น.

รถติดบนทางด่วน เราจึงไปถึงช้ากว่าที่ตั้งใจไว้ แต่การประชุมดำเนินไปล่าช้ากว่าเวลาที่กำหนดไว้ประมาณ ๓๐ นาที จึงทันได้คุยกับอาจารย์ประพนธ์ก่อน อาจารย์ประพนธ์บรรยายเรื่อง KM ได้อย่างชัดเจน สนุกสนาน มีสีสันเร้าใจ ดิฉันสังเกตว่าผู้ฟังมีความตื่นตัวกันมาก พวกเรานั่งฟังอย่างไม่รู้สึกเบื่อและมีความเข้าใจมากขึ้น อาจารย์ประพนธ์ได้กล่าวถึงความแตกต่างของ Explicit และ Tacit knowledge ซึ่งต้องมีวิธีการ “จัดการ” ที่แตกต่างกัน ก่อนที่เข้าเรื่องของการจัดการความรู้ คำบรรยายเกี่ยวกับ “คุณเอื้อ” “คุณอำนวย” “คุณกิจ” ช่วยให้เข้าใจบทบาทของแต่ละคนชัดเจนยิ่งขึ้น อาจารย์เน้นว่า KS เป็นกระบวนการที่ละเอียดอ่อน

เนื้อหาการบรรยายของอาจารย์ประพนธ์เชื่อมโยงไปสู่กิจกรรม Workshop Knowledge Sharing ในภาคบ่ายที่ดิฉันและทีมงานรับผิดชอบได้อย่างลงตัว เราจึงคาดกว่ากิจกรรมในกลุ่มย่อยน่าจะไปได้ดี เสียดายที่ต้องคั่นด้วย Luncheon Symposium กว่าชั่วโมงครึ่ง อารมณ์ในด้าน KS ของผู้เข้าประชุมคงจะลดลงไปบ้าง

กว่าจะเริ่มกิจกรรม KS ได้เวลาก็ล่วงเลยไปเกิน ๑๔.๐๐ น. แล้ว ดิฉันแนะนำกิจกรรมที่จะมีขึ้นอย่างสั้นๆ ด้วย PowerPoint บอกวิธีการเล่าเรื่องความสำเร็จแบบ “ย้อนศร” การฟังอย่างลึก การตีความสกัดขุมความรู้ หลังจากนั้นให้แบ่งกลุ่มย่อยตามหัวข้อที่กรรมการสมาคมได้จัดไว้  ให้เวลาการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประมาณ ๑ ชม. เท่านั้น กลุ่มย่อยที่มีนับได้จำนวน ๑๙ กลุ่ม อยู่ไม่ห่างกันนัก จึงมีเสียงรบกวนกันได้ ประกอบกับแต่ละกลุ่มมีขนาดค่อนข้างใหญ่ การฟังจึงมีปัญหาอยู่บ้าง

กิจกรรม KS ในกลุ่มย่อยมีทั้งที่ประสบความสำเร็จมากบ้างน้อยบ้าง บางกลุ่ม “คุณอำนวย” กับ “คุณลิขิต” (ที่ผ่านการเตรียมมาแล้ว) ทำหน้าที่ได้ดีมาก สามารถดำเนินการให้กลุ่มได้แบ่งปันความรู้กันได้อย่างทั่วหน้า แต่บางกลุ่ม “คุณอำนวย” เผชิญกับปัญหาที่สมาชิกกลุ่มร่วมกันอภิปรายแทนที่จะเล่าเรื่องความสำเร็จ สมาชิกบางคนครอบครองการเล่าอยู่เพียงลำพัง และมีสมาชิกบางคนทำหน้าที่แทนคุณอำนวยคอยซักถามผู้เล่าอยู่ตลอดเวลา ทำให้เรื่องที่เล่าจบไม่ลง ส่งผลให้ “คุณลิขิต” ก็ไม่ทราบว่าจะจดบันทึกหรือจับประเด็นในการบันทึกอย่างไร “คุณกิจ” หลายกลุ่มไม่ได้เตรียมเรื่องเล่าไว้และต้องการมาฟังความรู้จากผู้อื่นอย่างเดียว

เวลาประมาณ ๑๖.๐๐ น. กว่าเล็กน้อย เราจับฉลากให้กลุ่มมานำเสนอผลงาน เวลาที่มีอยู่สามารถนำเสนอได้เพียง ๔ กลุ่ม ในจำนวนนี้มีอยู่กลุ่มหนึ่งที่นำเสนอได้ดีมากโดยบอกว่าในกลุ่มมีเรื่องเล่าอะไรบ้าง แต่ละเรื่องมีขุมความรู้อะไร รายละเอียดที่ได้จากกิจกรรมกลุ่มย่อยทางคณะกรรมการของสมาคมจะนำมาจัดพิมพ์ไว้ทั้งหมด (อาจมีส่วนที่ผิดบ้างถูกบ้าง)

ปิดท้ายกิจกรรมด้วยคำถาม AAR แม้ไม่มีเวลาให้พูด ก็ขอให้ผู้เข้าประชุมได้คิดและตอบตนเอง จบกิจกรรมในเวลาประมาณ ๑๖.๓๐ น.เล็กน้อย

AAR ของทีมงานเครือข่าย
๑. ความคาดหวัง: คาดหวังว่าผู้เข้าประชุมจะเข้าใจเรื่อง KM มากขึ้น
ได้เรียนรู้เรื่อง KS ได้เกร็ดความรู้จากเรื่องเล่าดีๆ ของเพื่อนไปใช้ประโยชน์ต่อ

๒. สิ่งที่ได้เกินคาด: ประทับใจการบรรยายของอาจารย์ประพนธ์ ที่ช่วยให้ความกระจ่างเรื่อง KM กระตุ้นผู้เข้าประชุมให้พร้อมสำหรับกิจกรรม KS

๓. สิ่งที่ได้น้อยกว่าที่คาดไว้: กิจกรรมกลุ่มย่อยบางกลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์น้อยเพราะสภาพแวดล้อมของห้องประชุม เวลาที่มีอย่างจำกัด และผู้ที่มาทำหน้าที่เป็น “คุณอำนวย” ไม่ได้ผ่านการเตรียมมาก่อน

๔. สิ่งที่ควรปรับปรุง: หากจะจัดกิจกรรมแบบนี้อีก ผู้เข้าประชุมจะต้องรู้และมีการเตรียมตัวล่วงหน้า สำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าประชุมจำนวนมากควรแยกเป็นห้องย่อย เตรียมผู้ที่มี Best practice มาแลกเปลี่ยนแบบเพื่อนช่วยเพื่อน น่าจะได้ประโยชน์กว่า หากจะจัดแบบกิจกรรมกลุ่มย่อยต้องเคร่งคัดในการเลือกผู้ที่ทำหน้าที่เป็น “คุณอำนวย” และ “คุณลิขิต”

๕. จะกลับไปทำอะไรต่อ: ทำตามข้อ ๔

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๖ กรกฎาคม ๒๕๔๙