Learning Organization : การกระจายความรู้ (Knowledge Distribution)

หลาย ๆ ครั้งที่เรา (ผู้บริหาร) ส่งพนักงานหรือแม้กระทั่งพาตัวเองไปรู้ ไปเห็น ไปอบรม ไปสัมมนาเพื่อที่จะได้มาซึ่งความรู้ที่จำเป็นต่อหน่วยงานความรู้ต่าง ๆ เหล่านั้นกลายเป็นความรู้เฉพาะตัว คือ รู้เฉพาะบุคคลที่ไป ใครไม่ไป ไม่รู้ ดังนั้นการจัดการความรู้ (Knowledge management : KM) ขององค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization : LO) นั้นเราจะต้องตั้งสมการไว้ว่า “ความรู้ที่รู้ต้องเท่ากับความรู้ที่เผยแพร่” 

ระบบบริหารทรัพยากรความรู้จึงต้องกำหนดกฎเกณฑ์หรือระเบียบปฏิบัติไปให้ชัดเจนว่า เมื่อผู้ใดหรือบุคคลใดได้มีโอกาสไปร่ำเรียน เขียนอ่าน ไปประชุมวิชาการ อบรม สัมมนาจากสถานที่แห่งใดทั้งนอกและในประเทศมาแล้ว จักต้องนำความรู้นั้นเผยแพร่ให้เพื่อนร่วมงาน ผู้บริหารหรือบุคคลที่ไม่ได้ไปได้รับรู้ซึ่ง “ความรู้” ทั้งหลาย ทั้งปวงนั้น

การใช้งบประมาณเพื่อให้บุคลากรเดินทางไปร่วมประชุม สัมมนาใด ๆ จะมีคุณค่ามากยิ่งขึ้น หากเราสามารถทำให้ความรู้ที่บุคคลทั้งหลายได้กลับมาสามารถเผยแพร่ผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information system) ขององค์กร

ในความจริงเราไม่สามารถส่งทุกคนไปร่วมเรียนรู้ในสถานที่เดียวกันได้ แต่เราสามารถกระจายความรู้ที่บุคคลคนเดียวไปรับรู้กลับมาได้

ดังนั้นเอกสารทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นบันทึกการประชุม เอกสาร ตำรา ที่ได้รับกลับมาจักต้องมีการเปิดเผยเพื่อให้ทุก ๆ สามารถเข้าถึงได้เพื่อการ “เรียนรู้”

วิธีการที่ง่ายและประหยัดที่สุด คือ การบันทึกและนำเสนอผ่านทางระบบ Internet
เมื่อมีเอกสารใด ๆ ที่ผู้ไปเข้าร่วมอบรมได้รับกลับมา ถ้าหากเรามี Job Description กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าผู้ที่ไปอบรมกลับมานั้นพึงจักต้องมีหน้าที่นำความรู้ต่าง ๆ เหล่านั้นเผยแพร่ทางเวปไซต์ขององค์กรแล้ว ย่อมไม่เกิด "ความเหลื่อมล้ำทางความรู้"

ไม่ว่าจะเป็น Server ของหน่วยงานเอง หรือจะเป็นผู้ให้บริการทางวิชาการที่อยู่อย่างมากหลายในประเทศไทย ถ้าหากผู้บริหารรู้จักจัดการใช้เวปไซด์เพื่อบริหารสารสนเทศเหล่านี้ ย่อมเป็นการดีกว่าที่จะเก็บไว้ในลิ้นชักโต๊ะ

หลาย ๆ ครั้งคนที่ไม่ได้ไปเขาก็อยากรู้ อยากดูว่าผู้ที่ไปได้เรียนรู้อะไรบ้าง
หลาย ๆ ครั้งคนที่ไปก็ไม่ได้อยากไป คนที่อยากไปก็ไม่ได้ไป คนที่อยากเรียนรู้ไม่ได้เรียนรู้ คนที่ไม่อยากเรียนรู้กลับได้ไปแต่ก็ไม่เปิดใจเรียนรู้ ดังนั้น การเปิดโอกาสให้เกิดความเสมอภาคที่จะเรียนรู้กับทุก ๆ คนจึงจะชื่อได้ว่าเป็น “องค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization : LO) ที่แท้จริง

มีองค์กรจำนวนทุ่มเทงบประมาณทั้งทางด้านบุคลากรและอุปกรณ์เพื่อพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศ
เมื่อลงทุนไปแล้วต้องรู้จักใช้ให้คุ้มค่า ต้องพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้าเท่ากับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ก้าวไป

อันที่จริงองค์กรทั้งหลายในประเทศส่วนใหญ่มีเครื่องมือ มีอุปกรณ์พร้อมที่จะทำงาน แต่ตอนนี้ขาดเพียง “การจัดการ (management)” ที่จะใช้ทรัพยากรต่าง ๆ นั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การส่งพนักงานไปอบรมนั้นถือว่าเป็นต้นทุนขององค์กร ดังนั้นเราต้องรู้จักบริหารต้นทุนให้แปรเปลี่ยนกลับมาเป็นกำไร “กำไรแห่งการเรียนรู้ (Learning Profit)”

ไม่มีกำไรใดที่เกิดขึ้นมาลอย ๆ กับการบริหารจัดการองค์กรในปัจจุบัน
ทุกย่างก้าวขององค์กรมีต้นทุน ผู้บริหารองค์กรจะต้องบริหารต้นทุนแห่งการเรียนรู้ (Learning cost) ให้ดีที่สุด
การที่จะปล่อยให้พนักงานเป็นคนพวก NATO (No action Train Only) นั้นย่อมไม่เป็นการดีสำหรับองค์กร
คนที่ไป Train กลับมาต้องทำงาน และทำงานได้ คนที่ไม่ได้ไปต้องเรียนรู้ ต้องทำงาน และทำงานได้เช่นเดียวกัน

อย่ายอมให้คนที่จัดอบรมสัมมนาได้กำไร เราต้องบริหารจัดการให้คนที่ไปสร้างกำไรให้กับทุก ๆ คนในองค์กร

ส่งคนไปอบรมหนึ่งคน คนหนึ่งคนนั้นจะต้องมาจัดกระบวนการให้ทุก ๆ คนในองค์กรได้เรียนรู้
อย่าเอาความรู้เก็บใส่ตู้ อย่าเอาตำราเก็บขึ้นหิ้ง
รู้อะไร มีอะไร เอาเก็บใส่ไว้ใน “คลังความรู้ (Knowledge asset)
คลังความรู้ที่สามารถเก็บและกระจายได้ในเวลาเดียวกันคือ Internet
ถ้าหวงความรู้ไม่อยากให้คนนอกได้รู้ก็ใส่ password หรือจำจัดระดับผู้ใช้ที่จะเข้าถึงข้อมูลนั้นไว้
ถ้าหาก “ใจดี” ก็สามารถเปิดเผยให้คนทั้งหลายได้ “เรียนรู้ร่วมกัน (Participatory Learning)”

ความรู้นั้นคือสินทรัพย์ตัวหนึ่งที่สามารถนำไปสรุปไว้ใน “งบดุล (Balance Sheet)”
เมื่อสินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุน
ครั้งเมื่อได้ลงทุนไปเพื่อความรู้ทั้งหลายต้องเปลี่ยนถ่ายเพื่อให้เกิดความสมดุลในงบดุลนั้น

ความรู้นั้นเปรียบเสมือนสินทรัพย์แฝง (Concealed Asset) ที่สามารถเพิ่มมูลค่า (Value Added) ขึ้นได้จากการเรียนรู้จากคนสู่คน
ยิ่งแลกเปลี่ยนเรียนรู้มากมูลค่าของความรู้นั้นก็ยิ่งมาก

สินทรัพย์ตัวอื่น ถ้าจะเพิ่มขึ้นได้ก็ย่อมต้องแลกด้วยสินทรัพย์หรือการกระทำที่จักต้องเกิดรายได้เสมอ
แต่ทว่าสินทรัพย์ที่ชื่อว่า “ความรู้” นี้ สามารถเพิ่มขึ้นได้ทุกนาทีจากทุกครั้งที่มีการ “เรียนรู้ (Learning)”

การเพิ่มมูลค่าให้กับคน (Human value added) นั้นคือการจัดการความรู้ให้กับคนคนนั้น
ผู้บริหารพึงมอบความรู้ให้กับพนักงานเป็นรางวัล เพื่อที่บุคลากรทั้งหลายเหล่านั้นจักทำงานด้วยพลังแห่งความรู้ (Power of Knowledge)