ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดที่เราสนใจ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่เราสนใจ

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมาย ซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์โดยผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ  

ตัวอย่าง เมื่อต้องการสารสนเทศไปใช้ในการวางแผนการขาย สารสนเทศที่ต้องการก็ควรจะเป็นข้อมูลสรุปยอดการขายแต่ละเดือนในปีที่ผ่านมา