นวัตกรรมใหม่ ๆ ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ แต่มันไม่ยากเลยสำหรับความตั้งใจ...จริง

           ผู้เขียนบันทึกเรื่องราวเพื่อต้องการบอกเล่าความเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับงานพัสดุ  3 เดือนกับการเรียนรู้ในช่วงที่เจ้าหน้าที่พัสดุลาคลอด ได้เก็บเกี่ยวประสบการณ์ต่าง ๆ ไว้มากมาย ถึงจะไม่ใช่หน้าที่โดยตรง แต่ ณ.เวลานั้นสิ่งที่ตัวเองรับผิดชอบต้องทำให้ดีที่สุด ขั้นตอนการขอเบิกวัสดุต่าง ๆ  เช่น ต้องเขียนใบขอเบิกล่วงหน้า , ต้องผ่านหัวหน้างานของตัวเอง , เสนอหัวหน้าฝ่ายบริหาร และเสนอผู้อำนวยการตามลำดับ กระบวนการต่าง ๆ บางครั้งทำให้เกิดความล่าช้า  เดิมทีให้เจ้าหน้าที่เบิกของอาทิตย์ละ 1 ครั้ง แต่ก็ไม่ได้เป็นไปตามเกณฑ์ที่ได้กำหนดไว้  

          ขอเบิกอุปกรณ์สำนักงานด่วน ๆๆๆ  เช่น ไว้บอร์ดด่วน , ปากกาเขียนไว้บอร์ดด่วน , ถ่านไฟฉาย , กระดาษ , ดินสอ ฯลฯ รู้สึกจะด่วนไปทั้งหมด  กระบวนการเบิกสิ้นสุดในแต่ละวันจะต้องนำใบเบิกมาตัดสต๊อก ช่วงแรก ๆ ตัดสต๊อกกับมือ เกิดความผิดพลาดบ่อย ๆ  ไม่มีระบบในการปฏิบัติงาน ขาดระเบียบปฏิบัติที่ชัดเจน ใครพอใจเบิกวันไหนก็เบิกได้ ขอเบิกของก่อนจะเขียนใบเบิกตามหลัง ด้วยภาระงานมากบางครั้งหลงลืมไปชั่วขณะ ก็เกิดข้อบกพร่องแบบไม่ตั้งใจ  การตัดสต๊อกข้อมูลคลาดเคลื่อน สรุปรายงานผลประจำปีไม่ตรงตามความเป็นจริง เป็นปัญหาระดับหน่วยงานกันเลยทีเดียว

        ความ....ร้อนถึงหัวหน้าฝ่ายบริหารทุกครั้ง กับแนวทางที่ไม่ชัดเจน และที่หนักหนามากที่สุดก็จะมีจดหมายน้อยที่ร่อนส่งมา คืออุบัติการณ์จากฝ่ายต่าง ๆ เบิกของได้ของไม่ครบ    ของหาย ของขาดสต๊อก  ฯลฯ หัวหน้าฝ่ายบริหารก็เลยปรับกลยุทธ์ใหม่ ให้เจ้าหน้าที่ในฝ่ายไปศึกษาดูงานเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป เช่น  งานยานพาหนะ , งานเวชระเบียน , งานธุรการ ,งานพัสดุ ฯลฯ เพื่อมาปรับให้เข้ากับความเป็นโรงพยาบาลพะโต๊ะ และได้มีการปรับปรุงระบบใหม่ทั้งหมด โดยให้เบิกของให้ตรงตามวันที่ที่ได้กำหนดเท่านั้นทุกวันพฤหัสบดี เวลา 14.00 น.และให้หน่วยงานต่าง ๆ มารับของภายในวันนั้น โดยจะประกาศเสียงตามสายให้รับทราบโดยทั่วกัน ถือเป็นประเพณีปฏิบัติไปแล้ว เจ้าหน้าที่ที่มารับของบางครั้งขาดความรอบคอบในการตรวจเช็ค บ่อยครั้งเกิดเป็นข้อพิพาทโยนความผิดกันไปมา , ของไม่ครบ , ไม่ทราบขาดหายตอนไหน , หรือคนจ่ายจ่ายผิด หรือตอนรับของรับไม่ครบถ้วน ฯลฯ เป็นปัญหาให้ขบคิดตลอดเวลา  

          หนึ่งอาทิตย์ผ่านไป อุบัติการณ์ค่ะ มันมาอีกแล้ว สรุปสาระได้ความว่าของที่เบิกไว้เมื่อวันพฤหัสบดีที่แล้วหายไป 2 ชิ้น งานพัสดุต้องกลับมาทบทวนอุบัติการณ์ที่เกิดขึ้น ตัวชี้วัดไม่ผ่านเกณฑ์ที่ตั้งไว้ ต้องปรับกระบวนทัศน์ใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง จากวาระการประชุมได้ผลสรุปเป็นที่น่าพอใจ เราจะต้องมีบริการหลังการขาย “.........” เพื่อความพึงพอใจของลูกค้าทุก ๆ คน   

       "สวัสดีค่ะ" มาส่งของที่เบิกไว้ค่ะ บอกกล่าวกันให้ได้รับทราบ เจ้าหน้าที่พัสดุของเราอาศัยความที่เป็นคนคุยเก่ง พูดไปเรื่อย ๆ แทบไม่ขาดปากกันเลยทีเดียว สร้างความตื่นตัวให้กับหัวหน้าฝ่าย / หัวหน้างานต่าง ๆ “ความคิดนี้มาเหนือเมฆจริง ๆ” ได้รับคำชมเชย   ว่ากันว่างานนี้พี่ษรของเรามีแอบภูมิใจลึก ๆ เป็นการสร้างสัมพันธภาพที่ดีได้เกินคาด จ่ายของได้ทันเวลาภายในวัน นั้นๆ ถือเป็นความสำเร็จอีกก้าวหนึ่งและสิ่งสำคัญที่อยากบอกเล่าให้รับรู้ ไม่เกิดอุบัติการณ์ซ้ำเรื่องของหายอีกเลย สรุปผลลัพธ์เป็นที่น่าพอใจรายการของวัสดุใช้ไป และวัสดุคงเหลือในสต๊อกสามารถนำมาประมาณการจัดซื้อเพิ่มเติมในงบประมาณใหม่ คำนวณความต้องการซื้อได้ชัดเจน สามารถสรุปรายงานประจำปีงบประมาณได้ข้อมูลที่ถูกต้องตรงตามความเป็นจริง ตัวชี้วัดผ่านเกณฑ์ตามมาตรฐาน มีเวลาให้กับงานอื่นๆ ได้มากขึ้น ไม่ต้องกังวลเรื่องอุบัติการณ์อีกเลย

         ผู้เขียนเห็นความตั้งใจในการทำงานของเจ้าหน้าที่พัสดุ และได้ทราบความก้าวหน้าที่ชัดเจนเต็มรูปแบบ ไม่เคยทิ้งเวลาในการทำงานให้นานเกินไป กับความคาดหวังในอนาคต งานพัสดุจะใช้โปรแกรมสำเร็จรูปและใช้ระบบอินทราเน็ตควบคู่กันไปเพื่อให้เกิดประโยชน์ และเกิดความคุ้มทุนมากที่สุด  จะให้หน่วยงานต่าง ๆ ที่ขอเบิกของให้เบิกผ่านโปรแกรม และให้เบิกก่อนล่วงหน้า 3 วัน เพื่อความสะดวกของเจ้าหน้าที่พัสดุ ส่วนไหนที่สต๊อกไม่มีก็จะจัดหามาไว้ก่อนถึงวันเบิกของจริง ๆ เป้าหมายในการทำงานที่ได้วางไว้  รวดเร็ว ถูกต้อง ทันเวลา ไม่เกิดอุบัติการณ์ และผู้รับผลงานพึงพอใจ เป็นการประหยัดทรัพยากรและตอบสนองนโยบายของรัฐบาลและของโรงพยาบาลพะโต๊ะด้วย เช่น ลดขั้นตอนการเบิก ลดภาระงาน  ลดการใช้กระดาษ เป็นอีกนวัตกรรมใหม่ ๆ ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้ แต่มันไม่ยากเลยสำหรับความตั้งใจ  คน...หลังงานคนนี้...ยินดีกับความสำเร็จ....