เรื่องเล่าเข้าอบรมฯ เรื่องที่ ๓

เรื่องนี้เล่าแบบสรุปโดยคุณสมพิศ นามเปือย เจ้าหน้าที่นโยบายและแผน สังกัดงานแผนและประกันคุณภาพ คณะทันตแพทยศาสตร์

สรุปการฟังบรรยาย

เรื่อง เทคนิคการเขียนคู่มือการปฏิบัติงานจากงานประจำ

วิทยากร นายเรืองชัย จรุงศิรวัฒน์

นายชำนาญ แสงแก้ว

วันที่ 11 สิงหาคม 2552 เวลา 9.00 – 16.00 น.

ณ อาคารเพียรวิจิตร คณะวิศวกรรมศาสตร์

*********************

การเขียนคู่มือการปฏิบัติงาน เริ่มจากการคิด วิเคราะห์ดังนี้

- งานประจำที่เคยปฏิบัติ - ประกอบด้วย งานหลักงานรอง

- งานพัฒนา

- ที่ผ่านมามีปัญหาอะไร

- แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างไร

- ด้วยวิธีอะไร ผลเป็นอย่างไร

ถ้าไม่มีปัญหา

ในฐานะที่เป็นผู้มีประสบการณ์ จะมีข้อเสนอแนะในการปฏิบัติงานอันจะก่อให้เกิดการพัฒนาและปรับปรุงหน่วยงานได้อย่างไรทั้งหมดนี้นำไปสู่คู่มือการปฏิบัติงาน

คู่มือการปฏิบัติงาน เป็นงานเขียนทางวิชาการของข้าราชการหรือพนักงานสายสนับสนุนในมหาวิทยาลัยที่ใช้ในการขอกำหนดตำแหน่งทีสูงขึ้น,ใช้ในการต่อสัญญาจ้างหรือใช้ในการขอกำหนดตำแหน่งทางวิชาการ เป็นผู้ชำนาญการ ผู้เชี่ยวชาญและผู้เชี่ยวชาญพิเศษ

ลักษณะสำคัญของคู่มือการปฏิบัติงาน

1. ใช้คู่กับการกระทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่งหรือสิ่งใดสิ่งหนึ่ง

2. ใช้เป็นแนวทางการปฏิบัติที่แสดงระบวนการ หรือขั้นตอนการปฏิบัติงาน

3. มีคำแนะนำมีรายละเอียด เพื่อให้สามารถศึกษาและทำได้ด้วยตนเอง

4. ใช้ในการสร้างมาตรฐานการปฏิบัติงานและการสร้างความเข้าใจที่ตรงกันในการดำเนินงาน

5. ใช้ในการสอนเพื่อให้ผู้อ่านผู้ปฏิบัติงาน หรือผู้ใช้สามารถศึกษาได้ด้วยตนเอง

6. ใช้เป็นเครื่องมือการประกันคุณภาพการทำงานอย่างมีระบบของหน่วยงาน

7. นำไปใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานการศึกษาเวลาที่ใช้ อันจะนำไปสู่การคิดคำนวณต้นทุน จุดคุ้มทุน

แนวทางในการกำหนดหัวข้อคู่มือการปฏิบัติงาน

1. เป็นเรื่องที่สามารถใช้ในการพัฒนาหน่วยงานที่ลดคนลดเวลา หรือลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

2. เป็นเรืองที่ตนเองได้ปฏิบัติอยู่หรือเป็นเรื่องมอบหมายให้รับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ

3. เป็นเรื่องที่ผู้เขียนมีความรู้ ความเข้าใจและความชำนาญเป็นอย่างดี

4. เป็นเรื่องที่ทันสมัยปัจจุบันยังใช้ได้อยู่

5. เป็นเรื่องที่ผู้อื่นสามารถนำไปปฏิบัติได้หรือทำแทนได้ เมื่อตนไม่อยู่

6. เป็นเรื่องที่สามารถพัฒนาปรับปรุงแก้ไขได้

7. เป็นเรื่องที่ได้ความเห็นชอบแล้วจากหัวหน้า / ผู้บังคับบัญชา

8. เป็นเรื่องที่แสดงถึงความเป็นผู้ชำนาญการของผู้เขียน/จัดทำ

ระดับของคู่มือปฏิบัติงาน แบ่งได้เป็น3 ระดับดังนี้

1. Manual Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานที่นำเอากฎ ระเบียบ ข้อบังคับ มติ หนังสือเวียน หรือหนังสือตอบข้อหารือที่เกี่ยวข้องและนำมารวบรวมไว้ ให้เป็นหมวดหมู่ แล้วจัดทำเป็นรูปเล่ม

2. Cook Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานสูงขึ้นมาอีกหนึ่งระดับมีลักษณะเหมือนระดับที่1 แต่ผู้เขียนได้เพิ่มขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติงานเข้าไป

3. Tip Book เป็นคู่มือการปฏิบัติงานระดับสูงสุดที่มีลักษณะเหมือนระดับ1 ระดับ2 แต่ผู้เขียนเพิ่มเทคนิควิธีการ,ประสบการณ์จากการปฏิบัติงานมานานของผู้เขียนเข้าไป

สาระสำคัญที่ควรมีในคู่มือปฏิบัติงาน

บทที่1 บทนำ

- ความเป็นมาและความสำคัญของคู่มือ

- วัตถุประสงค์

- ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

- ขอบเขตหรือข้อจำกัดของคู่มือ

- ข้อตกลงเบื้องต้น (ถ้ามี)

บทที่2 โครงสร้างและหน้าที่ความรับผิดชอบ

โครงสร้างของหน่วยงาน

- โครงสร้างการบริหารงาน

- โครงสร้างอัตรากำลัง

บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ