กระบวนการเกี่ยวกับขอบเขตโครงการ

ขอบเขตของโครงการ จะครอบคลุมถึงคำอธิบายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของโครงการ และแนวทางที่จะใช้ในการวัดหรือประเมินผลิตภัณฑ์ของโครงการ โดยกระบวนการที่เกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ จะมีเป้าหมายในการเปลี่ยนความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าและส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง มาสู่การดำเนินการ เพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของโครงการ รวมถึงการจัดการกิจกรรมต่างๆ และการดูแลให้มั่นใจว่าบุคลากรที่เกี่ยวข้องได้ทำงานภายใต้ขอบเขตที่ได้กำหนดไว้

 

กระบวนการที่เกี่ยวกับขอบเขตของโครงการ จะประกอบด้วย

  • การพัฒนาแนวความคิดโครงการ
  • การพัฒนาและการควบคุมขอบเขตโครงการ
  • การกำหนดความหมายของกิจกรรม
  • การควบคุมกิจกรรม

1. การพัฒนาแนวความคิดโครงการ

ความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ และกระบวนการ ทั้งที่ระบุไว้อย่างชัดเจน และที่ควรจะเป็น จะต้องได้รับการแปลงไปสู่ความต้องการที่มีการจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างชัดเจน รวมถึงข้อกำหนดทางกฏหมายและระเบียบข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยอาจจะต้องได้รับความเห็นชอบจากลูกค้าด้วย ถ้าเป็นความต้องการของลูกค้า

 

2. การพัฒนาและการควบคุมขอบเขตโครงการ

เมื่อมีการพัฒนาแนวความคิดของโครงการแล้ว ขั้นตอนถัดไป จะต้องมีการกำหนดคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ของโครงการ และมีการจัดทำเป็นเอกสารในรูปแบบที่สามารถวัดได้ โดยคุณลักษณะเหล่านี้จะถูกนำมาใช้ในการออกแบบและพัฒนาต่อไป ดังนั้นจะต้องมีการระบุไว้อย่างชัดเจนถึงแนวทางในการวัดคุณลักษณะเหล่านี้ รวมถึงแนวทางในการดำเนินการ เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของลูกค้าและส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์และกระบวนการที่กำหนดขึ้น จะต้องสอบกลับไปยังข้อกำหนดของลูกค้าและส่วนงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องที่เป็นเอกสารได้

 

3. การกำหนดความหมายของกิจกรรม

ในการบริหารโครงการ จะต้องมีการจัดทำโครงสร้างการทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อสามารถตอบสนองต่อข้อกำหนดสำหรับกระบวนการ และผลิตภัณฑ์ได้ โดยทั่วไปจะทำการแบ่งโครงการออกเป็นกลุ่มต่างๆ สำหรับการดำเนินการ การวางแผนต้นทุน และการควบคุม โดยจะใช้คำว่า กิจกรรม ภารกิจ และชุดของการทำงาน สำหรับในแต่ละองค์ประกอบของโครงการ

 

บุคลากรที่ได้รับมอบหมายในโครงการ จะต้องมีส่วนร่วมในการกำหนดความหมายของแต่ละกิจกรรม ซึ่งจะช่วยให้เกิดประโยชน์ต่อการสร้างประสบการณ์ และความเข้าใจ รวมถึงการยอมรับ และความรู้สึกในการเป็นเจ้าของโครงการ

 

ในแต่ละกิจกรรม จะต้องมีการกำหนดแนวทางในการวัดผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น รวมถึงจะต้องมีการกำหนดรูปแบบความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ในโครงการ ที่อาจจะส่งผลให้เป็นสาเหตุของปัญหาระหว่างองค์กรที่บริหารโครงการกับส่วนงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้

 

4. การควบคุมกิจกรรม

กิจกรรมต่างๆ ที่อยู่ในโครงการ จะถูกดำเนินการและควบคุมให้สอดคล้องกับแผนการบริหารโครงการ โดยการควบคุมกระบวนการจะประกอบด้วย การควบคุมความสัมพันธ์ระหวางกิจกรรม เพื่อลดข้อขัดแย้งหรือความไม่เข้าใจให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด เกิดขึ้นน้อยที่สุด

 

กิจกรรมต่างๆ จะต้องได้รับการทบทวนและประเมินถึงความไม่มีประสิทธิภาพที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงโอกาสในการปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยกรอบเวลาในการทบทวนจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ ทั้งนี้ผลของการทบทวนจะถูกนำมาใช้ในการประเมินความก้าวหน้าของโครงการ และใช้ในการวางแผนสำหรับงานในส่วนที่เหลือด้วย