เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

                                                 

"ประชุมทั้งวัน" "ประชุมจนไม่มีเวลาทำงาน" "การประชุมน่าเบื่อมาก" "ประชุมอะไรกันนักหนา" "เรื่องเล็กๆก็ต้องเรียกประชุม" "หน้าที่หลักของผู้จัดการคือกลางวัน  เวลาประชุม ตอนเย็นและวันหยุดคือเวลาทำงานจริง"

             ตัวอย่างเสียงบ่นจากผู้เข้าร่วมประชุม ถ้าอยากจะทราบว่ามีเสียงบ่นอะไรมากกว่านี้ ขอให้แอบไปฟังผู้เข้าร่วมประชุมบ่นในห้องน้ำระหว่างที่พักเบรกเวลา 08.45 น.เริ่มมีผู้จัดการบางคนนำเอาสมุดมาวางไว้บนโต๊ะในห้องประชุม บางคนนั่งรอเฉยๆ บางคนนั่งทำงาน ตรวจสอบ บางคนออกไปหากาแฟ บางคนเดินกลับไปทำงานต่อ เวลา 09.00 น. เป็นเวลาที่นัดประชุมไว้ตามกำหนดการ ห้องประชุมยังมีผู้เข้าร่วมประชุมเพียง 1-2 คน ประธานเองก็ยังไม่เห็นโผล่มา เมื่อเวลาผ่านไปถึง 09.15 น. ประธานที่ประชุมเข้ามา แล้วถามหาว่ายังไม่มากันอีกเหรอ เลขาฯที่ประชุมก็บอกว่ากำลังตามอยู่คะ คิดว่ากำลังทยอยกันมา ในระหว่างรอประธานก็เริ่มซักถามงานของคนที่อยู่ในห้องประชุมล่วงหน้า บางครั้งก็คุยเล่นเรื่องอื่นไปเรื่อยๆเพื่อฆ่าเวลา สีหน้าของผู้ที่นั่งรออยู่ในห้องประชุมไม่มีใครกังวลหรือแปลกใจอะไร เพราะมันเป็นวัฒนธรรมองค์กรไปเสียแล้ว  "เอาละทุกคนมาพร้อมแล้ว ผมขอเปิดการประชุมเลยนะ" ประธานกล่าวเปิดการประชุมหลังจากเวลาผ่านไปถึง 09.25 น. การประชุมเริ่มจากเวลาแรกเรื่องของฝ่ายการตลาด เวลาผ่านไปจนถึงเที่ยงก็ยังอยู่ที่วาระของฝ่ายการตลาดทั้งๆที่กำหนดการจริงน่าจะประชุมผ่านไปแล้วถึง 3 หน่วยงาน เพราะประธานมัวแต่ซักรายละเอียดของฝ่ายการตลาดอยู่ทั้งหัวข้อที่อยู่วาระและไม่อยู่ในวาระการประชุม สุดท้ายการประชุมวันนี้ต้องลากยาวไปถึงสามทุ่ม ทั้งอาหารกลางวันและอาหารเย็นจบลงที่ห้องประชุม

             บรรยากาศอย่างนี้ถือว่าผู้บริหารขององค์กรนี้ได้ทุ่มเทกับการประชุมเป็นอย่างดีใช่หรือไม่ หรือเขาประชุมกันไม่เป็น "มืออาชีพ" จากเหตุการณ์จำลอง  (ที่มีจริง)  นี้ ท่านผู้อ่านคงจะเห็นแล้วว่าองค์กรหลายองค์กรได้สูญเสียเวลาประชุมไปเป็นจำนวนมาก ถ้าอยากจะทราบว่าเสียไปมากเท่าไหร่ ลองรวบรวมเวลาประชุมของปีที่ผ่านมาดูซิครับว่ามีทั้งหมดกี่ประชุม เวลารวมทั้งหมดเป็นเท่าไหร่ เป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงทำงานทั้งหมด ถ้าจะถามว่าการประชุมจำเป็นหรือไม่ แน่นอนทุกคนทุกองค์กรต้องตอบว่า  "จำเป็น" แต่เราจะทำอย่างไรให้การประชุมที่เป็นสิ่งจำเป็นนั้นมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพื่อให้การประชุมเป็นที่ที่ทุกคนอยากจะเข้าไปมีส่วนร่วมเพราะเป็นการประชุมที่ก่อให้เกิดประสิทธิ-ภาพสูงสุด จึงขอแนะนำตัวอย่างเทคนิคการประชุมดังนี้ 

• การวางแผนการประชุมประจำปี (Annual Meeting Plan)
              การวางแผนการประชุมประจำปีเป็นการปรับการประชุมทุกคณะให้เป็นระบบเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น เช่น ทุกวันจันทร์แรกของเดือนเป็นการประชุมของฝ่ายบริหาร ทุกวันจันทร์ที่สองของเดือนเป็นการประชุมของทุกฝ่าย/แผนก การประชุมคณะกรรมการกิจกรรมชุดต่างๆ จะประชุมกันสัปดาห์ที่สามและสี่ของเดือน ถ้ามีการประชุมที่เร่งด่วนฉุกเฉินสามารถดำเนินการได้ แต่ต้องไม่ขัดกับการประชุมของฝ่ายจัดการ และควรจัดทำปฏิทินการประชุมประจำปีไว้ล่วงหน้า ติดประกาศให้ทุกคนทราบล่วงหน้า จะได้ไม่มีปัญหาในระหว่างปีว่ามีการประชุมขัดกัน
• ประชุมเฉพาะเรื่องที่จำเป็น (Key Issues)
             การประชุมคือการปรึกษาหารือไม่ใช่เป็นการรายงานผลงาน ไม่ใช่เป็นที่สำหรับการแจ้งเพื่อทราบ เป็นที่ที่ต้องการความคิดเห็นที่หลากหลาย เป็นที่ต้องการการอภิปรายเพื่อหาข้อสรุปร่วมกัน ดังนั้น ควรชี้แจงทำความเข้าใจกับทุกคนในองค์กรว่าควรจะใช้การประชุมเพื่ออะไร อย่าเรียกประชุมมั่ว บางองค์กรกำหนดไว้เลยว่าใครจะประชุมอะไรจะต้องชี้แจงว่าทำไมต้องประชุม ใช้เวลาประชุมเท่าไหร่ ใครบ้างที่เข้าประชุม ประชุมแล้วผลที่ได้คืออะไร ที่ทำเช่นนี้ไม่ใช่ไม่สนับสนุนการประชุม แต่เขาไม่ต้องการให้ที่ประชุมเป็นหลุมพรางของความสูญเปล่าขององค์กร(Loss) ถ้าจะเรียกเป็นภาษาที่ทันสมัยแบบภาษาการเมืองในบ้านเราคือ "การอู้งานเชิงระบบ"
• กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน (Effective Agenda)
            องค์กรควรจะให้ความสำคัญการกำหนดวาระการประชุมให้มากขึ้น เพราะนี่คือการวางแผน ถ้าวางแผนผิด การดำเนินการประชุมก็ขาดประสิทธิภาพ การกำหนดวาระการประชุมต้องมั่นใจได้ว่าหัวข้อเป็นหัวข้อที่ต้องการพูดในที่ประชุม เวลาในแต่ละวาระเหมาะสม ลำดับวาระสอดคล้องกัน ดังนั้น การที่จะกำหนดวาระการประชุมได้นั้น ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะต้องเตรียมเรื่องที่พูดไว้เรียบร้อยแล้ว พูดง่ายๆว่าเอกสารสำหรับการประชุมควรจะเสร็จก่อนการกำหนดการประชุม เพราะถ้ากำหนดวาระไปก่อน พอมาเตรียมข้อมูลจริงๆแล้วปรากฏว่าเวลาที่กำหนดไว้ในวาระไม่พอหรือมากเกินไป

เดินตามวาระการประชุม (Follow Agenda)
                เทคนิคอย่างหนึ่งที่ผมได้แนะนำองค์กรต่างๆคือ ขอให้เดินตามวาระการประชุม ในการประชุมผู้บริหารประจำเดือน ถ้าองค์กรใดใช้ตัวชี้วัดผลงานหลัก (Key Performance Indicator= KPI) แล้ว เวลาประชุมให้แต่ละหน่วยงานว่าไปตามตัว KPI แต่ละตัวเลยว่าเป้าหมายคืออะไร เดือนที่ผ่านมาเป็นอย่างไร เดือนหน้าจะมีแผนงานรับรองอย่างไร ถ้าใคร(อาจจะเป็นประธานหรือผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่น) ต้องการอภิปรายหัวข้อนั้นๆเพิ่มเติม ขอให้เขียนหัวข้อนั้นๆไว้บนกระดานเป็นหัวข้อรอการอภิปราย (Pending Issue) และเขียนด้วยว่าใครบ้างที่เกี่ยวข้อง จดบันทึกนี้กับทุกวาระ เมื่อครบทุกวาระตามกำหนดการแล้ว ค่อยมาดูว่าหัวข้อไหนที่เกี่ยวข้องกับทุกคน นำมาอภิปรายกันก่อนแล้วค่อยนำเอาหัวข้อที่มีผู้เกี่ยวข้องน้อยมาอภิปรายตามลำดับ ถ้าทำเช่นนี้จะทำให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการอภิปรายบางหัวข้อ สามารถเลิกประชุมได้ก่อนและไม่เสียเวลามานั่งฟังคนเพียงสองคนนั่งเถียงกันทั้งวัน

              สำหรับองค์กรที่มีเทคโนโลยีทันสมัย กรุณานำมาใช้ในการประชุมให้คุ้มค่า เช่น การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์มาช่วย ทุกคนควรจะเตรียมข้อมูลลงในไฟล์ และส่งให้เลขาฯที่ประชุมรวบรวมจัดหมวดหมู่ของไฟล์ตามวาระ ในขณะเดียวกันเลขาฯที่ประชุมควรจะร่างบันทึกการประชุมไว้ล่วงหน้า พอเข้าประชุมจริงก็เพียงเติมคำลงในช่องว่างเท่านั้นว่าผลที่ได้คืออะไร สิ่งที่ต้องไปทำต่อคืออะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบแต่สิ่งสำคัญเหนืออื่นใดที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพหรือไม่นั้นคือ ประธานที่ประชุมจะต้องเป็นตัวอย่าง จะต้องเดินตามกติกาที่กำหนดขึ้นมา และสิ่งสำคัญที่มองไม่เห็นคือวัฒนธรรมองค์กรในการประชุม องค์กรจะต้องทุ่มเทกับการสร้างวัฒนธรรมในการประชุมไปสักระยะหนึ่ง พอเป็นวัฒนธรรมองค์กรแล้ว ไม่จำเป็นที่ใครคนใดคนหนึ่งจะต้องมาตามบังคับให้ทุกคนปฏิบัติตามกติกา

                        ....บทความนี้ได้มาจาก  www.thaihrcenter.com    เป็นบทความที่น่าสนใจมาก...สำหรับการพัฒนาประสิทธิภาพการประชุมคือ   ขั้นแรก...นำเทคนิคต่างๆ เข้ามาใช้ในการประชุม   สอง..ประธานต้องเป็นตัวอย่าง    สาม..ต้องสร้างวัฒนธรรมในการประชุมให้เกิดขึ้น    สี่...รักษาและพัฒนาวัฒนธรรม   ให้อยู่คู่กับองค์กรตลอดไป พูดง่าย แต่ทำยาก......แต่  ก็ต้องทำ เพราะแม้แต่การประชุมยังไม่มีประสิทธิภาพ   แล้วจะเชื่อได้อย่างไรว่าองค์กรนั้นๆ...จะไปแข่งขันกับคนอื่นเขาได้อย่างไร ....จริงมั๊ย..คะ..... 

                                              

                                              

[nui]

• สนใจเรื่องนี้ค่ะ  เพราะเบื่อประชุมที่เสียเวลาเปล่า
• อ่านที่เล่ามา  ดิฉันได้ความคิดใหม่ๆ นะคะ
• ประชุมดีหรือไม่ดี ดิฉันว่า อยู่ที่คน ๒ คนค่ะ คือ ประธาน กับเลขาฯค่ะ
• ประธานตรงเวลา  คนอื่นๆ ก็ไม่กล้าช้า
• ประธานต้องความคิดรวมยอดเจ๋ง สรุปเก่ง ตามเกมทัน ตัดเกมได้ละมุมละม่อม  และเด็ดขาดเมื่อจำเป็น  (ทำงานมาจนใกล้แก่โชคดีได้เจอประธานแบบนี้อยู่แค่คนเดียว...) 
• เลขา ต้องประสานงานเก่ง รอบรู้  เตรียมเอกสารครบ กระชับ แก้ปัญหาเฉพาะหน้าเก่ง  ชงเรื่องให้ประธานเป็น เลขาไม่ใช่คนจดรายงานการประชุมอย่างเดียว
• ถ้าเป็นการประชุมระหว่างหน่วยงาน  การเชิญคนประชุมสำคัญ ต้องมือโปรในเรื่องนั้น
• ช่วงเวลาเรียน ป.โท นี่เป็นเวลาเรียนรู้ที่สนุกที่สุดค่ะ  ขอให้มีความสุขกับการเรียนรู้นะคะ 

[บวร]

มารับเทคนิคไปใช้ครับ ขอบคุณมากครับ

[นงลักษณ์ ภิญโญ]

อยากให้ประธานในที่ประชุมมาอ่านบ้างจัง

[กรุง ม่วงนาครอง]

การประชุมเป็นการเพ่ิมผลผลิตของการทำงานได้เหมือนกันนะครับ

[โมเมย์]

ขอบคุณนะคะสำหรับบทความดี ๆ ขอนำไปศึกษาต่อนะคะ

[ญาดา]

ผู้บริหาร

น่านำไปใช้มากๆ เลยค่ะ

[ธรรมหรรษา]

ขอบใจมากๆ สำหรับความรู้ที่นำมามอบให้ ในฐานะผู้บริหารคนหนึ่งยอมรับว่าได้ประโยชน์จริงๆ ตอนนี้ได้ส่งเมล์นี้ไปให้เพื่อนๆ และทีมงานเยอะเลย โอกาสหน้าจะรออ่านความรู้ดีๆ แบบนี้อีก

[ครูต้อย]

การประชุมบางครั้งเป็นสิ่งที่น่าเบื่อ นะ น่าจะนำเทคนิคนี้ไปใช้เผื่อจะมีความสุขในการประชุม

[พรสวรรค์]

ดีจังเลย มีเรื่องดีๆให้ความรู้

[จุฑามาศ ไพลินรักษ์]

ขอบคุณมากนะคะ

คิดว่าอนาคตได้นำความรู้นี้ไปใช้แน่

อย่างน้อยตอนนี้กำลังจะได้เป็นหัวหน้ากลุ่มคะ

[กัญญา กุ้ง แสงเจริญโรจน์(จำปาพันธ์)]

ขอนำบทความนี้ส่งข้อสอบอาจารย์นะคะพี่เต๊าะ

[กระต่ายชมจันทร์]

อ่านแล้วเข้าใจ แล้วได้นำมาใช้ในการประชุมในสถานศึกษาบ่อยๆๆล่ะครับ