|
ผู้เขียนบทความ : อภิชัย ศรีเมือง
วิทยากรที่ปรึกษาการบริหารทรัพยากรบุคคล
[email protected]
ไคเซ็น (Kaizen) เป็นหลักการและการปฎิบัติในการส่งเสริมคุณภาพและการเพิ่มผลผลิต มีรากฐานมาจากการปรับปรุงการทำงานในด้านอุตสาหกรรม แต่อย่างไรก็ดี หลักการของไคเซ็นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานต่างๆ ได้ทุกงาน เพราะหลักการสำคัญของไคเซ็น คือการปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงวิธีการคิด วิธีการทำงานแบบทีละเล็กละน้อย ที่พนักงานทำด้วยตนเอง ได้ เป็นการปรับปรุงที่ทำต่อเนื่องโดยไม่มีวันสิ้นสุด เป็นการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ต้องใช้นวัตกรรมหรือเทคโนโลยี และไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงแบบก้าวกระโดด หรือปรับโครงสร้าง แต่ไคเซ็นเป็นการให้พนักงานคิดหาวิธีการปรับปรุงงานของตนเอง โดยไม่ใช่การเสนอแนะ (Suggestion) ให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นทำ แต่เราสามารถนำข้อเสนอแนะ ที่ผู้อื่นแนะนำให้เราทำมาเป็นข้อเสนอปรับปรุงงานแบบไคเซ็นได้
รูปแบบการเขียนข้อเสนอไคเซ็น จะต้องมีหลักการที่สำคัญคือ
1. สภาพปัญหาปัจจุบันของการทำงาน ที่เป็น ปัญหาหรือเกิดการสูญเสียที่ไร้ประโยชน์
2. วิเคราะห์ปัญหาที่เกิดจากวิธีการที่ไร้ประโยชน์นั้น
3. ข้อเสนอที่จะให้มีการปรับปรุงวิธีการใหม่
4. ประเมินคุณค่าหรือประโยชน์ที่จะได้รับจากการเปลี่ยนแปลงวิธีการใหม่
ในการส่งเสริมให้พนักงานเขียนข้อเสนอไคเซ็น ควรจะทำกันทั้งองค์การ และมีระบบการให้รางวัลแก่ข้อเสนอที่ปฎิบัติได้ผลจริงจังและเกิดผลดี ทั้งนี้ ต้องให้ทุกหน่วยงานในองค์การมีส่วนร่วม ให้พนักงานเขียนข้อเสนอไคเซ็น รวมทั้งหน่วยงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล การเขียนข้อเสนอไคเซ็นในงานด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นสิ่งที่น่าสนใจ เพราะทำให้เราสามารถกระตุ้นพนักงานเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลพัฒนาการทำงานของตนเองได้ ให้รู้จักการคิด การวางแผน การแก้ปัญหาของตนเอง แทนที่จะให้ผู้บังคับบัญชาสั่งการอยู่ฝ่ายเดียว ส่วนการปรับปรุงถือว่าเป็นผลงานของผู้ที่เสนอ ในองค์การที่มีการให้พนักงานเขียนข้อเสนอไคเซ็น จากการที่ผู้เขียนได้ทำหน้าที่ให้คำปรึกษา และสำรวจการเขียนข้อเสนอไคเซ็น ในงาน HR เห็นว่ามีหลายประเด็นน่าสนใจ จึงรวบรวมมาเพื่อเป็นตัวอย่าง เราลองมาดูว่ามีอะไรบ้าง
ตัวอย่างข้อเสนอไคเซ็น
1. การปรับปรุงขั้นตอนการสมัครงาน
ปัญหาพนักงานระดับปฎิบัติการ เข้ามาทำงานแล้วมีความรู้สึกไม่อาจจะปรับตัวเข้า
ระบบและสถานที่ทำงานได้เพราะเห็นว่าเป็นงานที่ต้องตรากตรำหรือเป็นงานยากกว่าที่ตนเองคิดไว้ จึงลาออกจากงานหลังจากทำงานเพียงไม่นาน ทำให้องค์การเกิดปัญหาสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายทั้งใบสมัคร เอกสารการจ้างงาน การฝึกอบรม การเตรียมการทางด้านสวัสดิการต่างๆ จึงเสนอให้มีการจัดทำโครงการให้บุคคลที่ประสงค์จะสมัครงานได้เข้าชมในสถานที่ทำงานก่อน ได้รับทราบอธิบายการทำงานก่อน หากพอใจก็เขียนใบสมัครงาน ไม่มั่นใจก็ไม่สมัคร ก็จะเป็นการประหยัดใบสมัคร และค่าใช้จ่ายต่างๆ และลดปัญหาการออกจากงานบ่อยได้
2. ให้มีการแลกเปลี่ยนวิทยากร
การฝึกอบรมภายในสถานประกอบการ มีปัญหาที่บุคลากรมักจะไม่ยอมรับวิทยากรภายใน หรือบางครั้งหาวิทยากรภายในที่เหมาะสมไม่ได้ ส่วนการจ้างวิทยากรจากภายนอก ก็มีปัญหาค่าจ้างสูงทำให้ไม่อาจจะเกิดกิจกรรมการฝึกอบรมได้ ดังนั้น จึงเสนอให้มีการแลกเปลี่ยนวิทยากร กับบริษัทลูกค้าหรือ กลุ่มธุรกิจที่เป็นพันธมิตรกับบริษัท ก็เป็นการประหยัดค่าใช้จ่ายวิทยากร และได้วิทยากรจากภายนอกที่ทำให้พนักงานภายในยอมรับมากขึ้น
3. เสนอให้มีการจัดทำบอร์ดแสดงข้อมูลวันเกิดพนักงาน
การที่พนักงานไม่ทราบข้อมูลวันเกิดของเพื่อนๆ หรือบุคคลอื่นๆ ทำให้ ต่างคนต่างอยู่ ไม่มีการสร้างความรู้สึกที่ดีต่อกัน ดังนั้น จึงเสนอให้มีการจัดทำข้อมูลแสดงวันเกิดของพนักงานทั้งหมด และนำไปติดบอร์ดเป็นรายวันหรือสัปดาห์ เมื่อถึงวันบรรจบครบวาระวันคล้ายวันเกิดของพนักงานคนใด ก็จะทำให้พนักงานสนใจมาดูบอร์ดประกาศ ทำให้พนักงานมีการติดตามข้อมูล เกิดกิจกรรมการอวยพรหรือการสังสรรค์ย่อย ในหมู่พนักงานเป็นการเพิ่มความสัมพันธ์ที่ดีในกลุ่มพนักงาน
4. การส่งเสริมการถ่ายทอดความรู้
การทำงานของเจ้าหน้าที่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล มีลักษณะต่างคนต่างทำงาน ขาดความสัมพันธ์กันและไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกัน การเรียนรู้ระหว่างกันมีน้อย จึงเสนอให้มีระบบการประชุมพนักงานเจ้าหน้าที่ ให้มีการนำเสนอรายงานผลการทำงานของตนเป็นรายบุคคลในทุกสัปดาห์ เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ การได้สนับสนุนช่วยเหลือกัน และเป็นการเปิดโอกาสให้หัวหน้างานได้รับทราบปัญหาและให้คำปรึกษาแนะนำแก่เจ้าหน้าที่ได้
5. การจัดทำเอกสารสรุปข้อมูลข่าวสารให้หัวหน้างานในสายงาน
เนื่องจากหัวหน้างานในสายงานมีระบบการประชุม พนักงานเป็นประจำ แต่มักจะไม่ได้ถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล ทำให้เกิดปัญหาการขาดความเข้าใจและการปฎิบัติที่ไม่ถูกต้อง ดังนั้น จึงเสนอให้ทุกสัปดาห์เจ้าหน้าที่ของฝ่ายทรัพยากรบุคคล ส่งข้อมูลข่าวสารของตนเองมายังผู้ประสานงานเพื่อการทำเอกสารสรุปข่าวสารของ HR ประจำสัปดาห์เพื่อแจ้งหรือเวียนให้หัวหน้างานได้ทราบและเป็นเอกสารสำหรับใช้ในการแจ้งการประชุมในหน่วยงานทำให้พนักงานรับทราบข้อมูลข่าวสารและปฎิบัติได้อย่างถูกต้อง
จากตัวอย่างที่นำเสนอมา เป็นความพยายามส่งเสริมให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ได้ใช้ความคิดมากขึ้น ในการปรับปรุงงานของตนเอง โดยหัวหน้างานจะเป็นผู้ที่ทำหน้าที่กลั่นกรองประเมินผล หากเห็นว่าเป็นความคิดที่ดี ไม่มีผลประทบก็ให้พนักงานได้ทดลองทำถือว่าเป็นผลงานของแต่ละบุคคล ทุกคนจะมีใบข้อเสนอปรับปรุงงานที่เป็นของตนเอง ที่หัวหน้างานต้องรับรู้ ใช้ในการตรวจสอบดูความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ก็จะทำให้การประเมินผลงาน ได้ตรงตามข้อเท็จจริงของงานทีททำได้มากยิ่งขึ้น และส่งเสริมการพัฒนาการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ตามหลักการนี้องค์กรต่าง ๆ ควรจะนำไปใช้ เพื่อให้เกิดความสัมพันธ์ที่ดีและเกิดประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมีการปรับปรุงพัฒนางาน เรียนรู้ร่วมกันและได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงวิธีการใหม่ ๆ
|
