เมื่อวันพุธที่ 6 พฤษภาคม 2552 สำนักหอสมุดเปิดเวทีกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้เรื่อง "รู้เรื่องการพิมพ์หนังสือราชการไม่ให้โดนตีกลับ" ค่ะ เป็นหัวข้อที่มีที่มาที่ไปจากการประชุม Refresh ของหน่วยสารบรรณ ที่พบปัญหาการพิมพ์หนังสือราชการของบุคลากรในงานต่างๆ ที่ลงมือพิมพ์เอง เพราะว่า อยากให้ทุกอย่างรวดเร็วขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานโดยไม่ส่งงานไปพิมพ์ที่หน่วยสารบรรณซึ่งมีบุคลากรรับผิดชอบการให้บริการพิมพ์งาน อีกสาเหตุหนึ่งที่พบก็คือ การพิมพ์งานไปด้วย คิดไปด้วยเดี๋ยวนั้น มือจับที่แป้นพิมพ์แทนการจับปากกา ดินสอค่ะ
แต่ปรากฏว่า หนังสือราชการที่พิมพ์มามีสารพัดตัวอักษร ใช้การเคาะแป้นและกด Enter ซึ่งไม่จำเป็น การพิมพ์เยื้องหน้าเยื้องหลังไม่เป็นระบบระเบียบของราชการ ทำให้เกิดความล่าช้ายิ่งขึ้น พอหน่วยสารบรรณซึ่งเป็นหน่วยคัดกรองเอกสารก่อนเสนอลงนามและนำส่งออกจากหน่วยงานเจอก็ส่งกลับคืนเพื่อแก้ไขค่ะ หรือไม่ก็แนะนำให้ส่งไฟล์เอกสารมาแก้ไขที่หน่วยสารบรรณ หรือส่งต้นฉบับมาให้เราจัดการให้ คุณมีหน้าที่ตรวจทานและลงนามในสำเนาก่อนเสนอเอกสารเข้าแฟ้มลงนามโดยผู้บริหาร ผลปรากฏคือ ความไม่พอใจ
ไม่เป็นไร ทีมบุคลากรหน่วยสารบรรณก็มาคิดกันว่าแล้วจะทำอย่างไรกันดี พบกันครึ่งทาง เราได้ข้อสรุปสองสามวิธีการค่ะ ตั้งแต่การจัดกิจกรรมให้ความรู้การพิมพ์เอกสารราชการเบื้องต้น ทั้งโดยการเชิญชวนสมัครมาร่วมกิจกรรมที่ห้องทำงานหน่วยสารบรรณ (งานพิมพ์) หรือจะให้บุคลากรของหน่วยสารบรรณเดินทางไปยังสถานที่ทำงาน การเขียนบล็อกเผยแพร่ความรู้จากผู้ที่ลงมือปฏิบัติจริงจนเชี่ยวชาญ และการนำเสนอผ่านเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ซึ่งในที่สุด กิจกรรมตามกระบวนการปรึกษาหารือได้ดำเนินการไปครบทั้งสามรูปแบบ
และนี่คือสรุปจากกิจกรรมที่เกิดขึ้นในเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ค่ะ (เราใช้แบบฟอร์มที่กำหนดเป็นกรอบในการสรุปสาระความรู้ที่ได้ค่ะ)
|
ชื่อผู้เล่า/แลกเปลี่ยนเติมเต็ม |
นายวัชรา ทองหยอด |
|
ชื่อผู้ลิขิต |
ม.ล.กัตติกา ละอองศรี |
|
วันที่ - เวลา |
6 พฤษภาคม 2552 |
|
ประเด็นเรื่องเล่า |
ปัญหาจากการส่งหนังสือราชการที่งาน/หน่วยจะเสนอผู้บริหารลงนามเพื่อส่งออกไปจากสำนักหอสมุด ไม่ถูกระเบียบการพิมพ์หนังสือราชการ ทำให้เสียเวลาการดำเนินงาน |
|
กระบวนการ / วิธีการ สู่ความสำเร็จ |
นำเสนอรูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการระดับพื้นฐานที่งาน/หน่วยสามารถเรียนรู้และนำไปปฏิบัติได้ง่าย ๆ เพื่อลดขั้นตอนความเสียเวลาในการส่งกลับคืนไปแก้ไข ทั้งนี้นายวัชราเตรียมเนื้อหาสาระที่นำเสนอในรูปเอกสารไฟล์ และการเผยแพร่ผ่าน Weblog ใน Website ที่ http://gotoknow.org ชื่อบล็อก รู้ไว้ใช่ว่า ใส่บ่าแบกหาม ดังนี้ (1) การพิมพ์หนังสือราชการไม่ยากอย่างที่คิด (2) การพิมพ์หนังสือราชการไม่ยากอย่างที่คิด (3) การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก (4) การพิมพ์หนังสือราชการภายใน (5) จดหมายเวียน |
|
เทคนิค / กลยุทธ์ที่ทำให้เกิดความสำเร็จ |
การใช้สื่อ ภาพประกอบเหมาะสมในการนำเสนอ และการลงมือปฏิบัติให้ดูเป็นตัวอย่างแต่ละขั้นตอน รวมถึงการมีพื้นที่ Weblog ส่วนตัวในการเผยแพร่ความรู้โดยมีผู้สนใจเข้ามาร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนและซักถาม |
|
ผู้มีส่วนร่วมในความสำเร็จ |
วิทยากรและผู้เข้าร่วมกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ตลอดจนบุคคลทั่วไปที่สามารถเปิดอ่านบันทึกต่างๆ ที่นำเสนอเนื้อหาสาระในหัวข้อนี้ที่ Website ที่ http://gotoknow.org |
|
การเรียนรู้ที่เกิดขึ้น |
การศึกษาและลงมือปฏิบัติตามขั้นตอนและข้อแนะนำของผู้ที่เชี่ยวชาญอยู่ก่อนแล้ว จะทำให้เกิดความรู้และประสบการณ์ เกิดความเข้าใจ และทำให้งานที่ทำสำเร็จรวดเร็ว ลดขั้นตอนการเสียเวลาแก้ไข |
|
อื่น ๆ |
ประโยชน์ของการใช้ Blog เป็นเครื่องมือจัดการความรู้ |
เรายังมีสื่อวิดีโอคลิปเพื่อให้ผู้สนใจเข้าชมนะคะ ที่นี่ ค่ะ (บางท่านอาจจะเปิดชมไม่ได้ จะนำไปตัดต่อทำเป็นตอนๆ เผยแพร่ผ่าน YouTube ให้นะคะ)
ปิดท้าย คนนี้ค่ะ พี่ไข่ คุณวัชรา ทองหยอด ผู้เชี่ยวชาญงานพิมพ์หนังสือราชการและอีกหลายๆ เรื่องค่ะ
(แอบตั้งชื่อภาพนี้มานานแล้วค่ะว่า...ทำดีไม่ต้องเดี๋ยว)
ขออนุญาตเก็บไว้ในแพลนเน็ตนะคะ
ขอบคุณอีกครั้งค่ะ...
สวัสดีค่ะ ขอบคุณค่ะดีจังเลย รู้ไว้ใช่ว่า
สวัสดีค่ะคุณ สีตะวัน
ขอบคุณค่ะ ยินดีค่ะ ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการองค์ความรู้ ต้องช้าๆ ได้พร้าเล่มงามนะคะ
คุณสีตะวันเคยพิมพ์งานเองแล้วเจอหน่วยงานสารบรรณทักท้วงบ้างไหมคะ พี่โดนบ่อยพอสมควรค่ะ ตอนหลังใช้วิธีพิมพืร่างส่งเมลให้ผู้ชำนาญการจัดหน้าเอกสารให้ถูกต้องให้เลยค่ะ (ตัดปัญหา)
สวัสดีค่ะคุณ KRUPOM
รู้ไว้ใช่ว่าใส่บ่าแบกหามค่ะ แต่ว่ายุคนี้ไม่ต้องหาม มันหนัก...วางเอาไว้ก่อน จะใช้เมื่อไรค่อยมาเอาไป อิอิ ขอบคุณค่ะ
สวัสดีค่ะป้าแดง
เรียนรู้ร่วมกันค่ะ
ที่หน่วยงานสารบรรณของป้าแดงต้องการความรวดเร็ว ลดขั้นตอนการทำงานของตัวเอง เค้าควรต้องดูด้วยนะคะว่า หน่วยงานหรือคนอื่นๆ เขาพร้อมไหม ถ้างานพลาดออกมา จะเสียเวลา และหงุดหงิดทั้งสองฝ่ายนะคะ มีเหมือนกันที่บางงาน บางคนที่พร้อม ก็เป็นเรื่องดีของหน่วยงานส่วนรวม แต่งานหลักๆ ของหน่วยงานด้านสารบรรณ เช่น หอสมุด มช. ก็คือให้บริการงานพิมพ์แก่งานย่อยๆ ในองค์กรด้วยค่ะ (บางหน่วยงานอาจไม่เหมือนที่หอสมุด มช. ค่ะ อาจมีพนักงาน/เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไปอยู่ด้วยแล้ว)
การลงมือทำได้ด้วยตัวเราเองเป็นเรื่องดี ไม่ทำก็จะไม่รู้จริง... นะคะ ช่วงนี้มีความสุขค่ะ มี "น้องเลี้ยง" มาทำงานร่วมกันแล้ว
ดีใจที่เราเองก็เรียนรู้ สู้ด้วยตัวเองมาตลอด (อิอิ หัวเดียวมานาน^^) เมื่อมีคำถามเรื่องเทคนิคต่างๆ ที่ไม่ได้มีในตำรา เท่ากับเราได้พิสูจน์ตัวเราด้วยค่ะว่าความรู้ที่มาจากประสบการณ์นั้น มีค่าแค่ไหน มีอะไรอีกบ้างที่เราต้องเรียนรู้เพิ่มเติมต่อไปค่ะ
สวัสดีค่ะกระต่ายน้อย คนพลัดถิ่น~ต้นตอ-natachoei(หน้าตาเฉย)
ขอเอาไม้ตีมือครูเอ๊ะสองที ปรับพิมพ์ผิด อิอิ
พิมพ์หนังสือราชการไม่ถูกระเบียบ ต้องตีกลับค่ะ
พี่ดาวค่ะ แม่ต้อย กับพี่พอลล่ามาถึงแล้วค่ะ....ตอนนี้อยู่ที่โรงแรมแล้ว เห็นว่าพรุ่งนี้ตอนเย็นจะไปดูหมีแพนด้ากัน....อิอิ...............
น้องก้อยคะ
อายแม่ต้อยและน้องพอลล่ามากเลย พี่อยู่เชียงใหม่มาตั้งนานยังไม่มีจังหวะไปทักทายทูตหมีแพนด้าเลยค่ะ...จุ๊ๆ อย่าเอ็ดไปนะคะ
สวัสดีค่ะ คุณดาวลูกไก่
มาแสดงความยินดี กับ ท่าน กก G2K ครับ
สวัสดีตอนเช้าค่ะ
สวัสดีค่ะคุณ noktalay
ดีใจที่เป็นเรื่องมีประโยชน์ได้ค่ะ
รวมเป็นหน้าที่ของผู้ประสานงาน (Facilitator) ค่ะ ที่จะนำเสนอผลจากการปรับกระบวนการทำงานของเพื่อนร่วมงานในหน่วยงานค่ะ ไม่ว่ากิจกรรมที่ทำจะประสบความสำเร็จมากหรือน้อย แต่คิดว่าได้ลงมือดำเนินการปรับปรุงงานที่ทำให้ดีขึ้นได้ ลดขั้นตอนต่างๆ ได้ด้วย ก็จะนับให้เป็นเรื่องความสำเร็จ...ของแต่ละคนแต่ละบทบาทหน้าที่ด้วยนะค่ะ
(ไม่คิดเข้าข้างตัวเองก็เห็นเป็นเรื่องแปลกนะคะ อันนี้ให้กำลังใจตัวเองหน่อยหนึ่ง อิอิ)
เรียนท่านอาจารย์ JJ ค่ะ
รับเป็น กก KM จะได้ติดตามอ่านงานบันทึกที่มีกัลยาณมิตรชี้นำนะค่ะ ได้และได้และได้ ได้ ได้ อิอิ ไม่ลองไม่รู้ รุ่นพี่แอบขู่ไว้เหมือนกัน เอาน่ะ...เอาน่ะ อิอิ
ขอบคุณคุณ KRUPOM ค่ะ มาแต่เช้า แต่มาทักทายกลับเสียเย็นเลย ^^ แบบนี้ต้องบ๋ายบาย Thursday นะคะ
เข้ามาอ่านและอยากบอกว่า รูปแบบการพิมพ์สวยงามมากค่ะ
สวัสดีจ๊ะ สุขสันต์วันสุขจ๊ะ มีคนตามหาตัวอยู่นะ
สวัสดีค่ะคุณ Sasinand
ขอบพระคุณค่ะ ดีใจมากค่ะที่คุณ Sasinand สังเกตเห็น
เขียนบันทึกบ่อยๆ จนรู้ช่องทางการพิมพ์บันทึก ตกแต่งเนื้อความและบังคับให้มันจัดวางได้ตามที่ใจต้องการค่ะ
สวัสดีค่ะคุณ KRUPOM
ขอบคณค่ะ ไปตามหาจนพบว่าเกิดอะไรขึ้นแล้วค่ะ ออกมาเป็นแบบนี้เลยค่ะ (พรุนไปทั้งตัว ^O^) สุขสันต์วันสุข(ศุกร์) ค่ะ