มาจัดความลำดับความสำคัญของงานกันเถอะ

งานยุ่ง งานเยอะ ไม่ว่าง ทำงานไม่ทัน ... จริงๆเหรอ? พาเรโต กับ กฏ 20-80

ผมได้อ่านหนังสือของ John C. Maxwell เรื่อง Building Leadership in you.
มีอยู่บทหนึ่ง กล่าวถึงการจัดลำดับความสำคัญของงาน พูดถึงเรื่องของ พาเรโต และกฏ 20-80 เห็นว่าน่าสนใจดี ก็ลองทำดู และเห็นว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง เลยมาเล่าไว้ใน Gotoknow.org ดีก่า

มีอยู่ว่า เรามีงาน 100 อย่าง แต่ถ้าลองนึกดูดีๆ จะพบว่า มีงานสำคัญๆ อยู่ 20% ที่ทำแล้ว ให้ผลลัพทธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่ งานอีก 80% ที่เหลือ ถึงทำเสร็จ ก็จะให้ผลแค่ 20 % เท่านั้น งานแบ่งออกเป็น 4 ประเภท

(A) สำคัญ และ เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้ และต้องสำเร็จด้วย

(B) สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย

(C) ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า เช่น บิลค่าไฟ มาแล้ว ไม่จ่ายจะถูกตัดไฟ เป็นต้น

(D) ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริงๆแล้วจะทำ งานอย่างนี้ ถ้าจัดดีๆ อาจจะถูกผลัดไปได้ และบางครั้ง กลับมาดูอีกครั้ง ก็ไม่สำคัญว่าจะเสร็จ หรือไม่ก็ไม่เสียหายอะไร

นอกจากเรื่อง เวลากับงานแล้ว ยังใช้กับกลุ่มคนได้ด้วย เช่น ในองค์กร จะมีผู้ที่มี อิทธิพล กับคนทั้งกลุ่ม อยู่ 20% และ ถ้าคน 20 % นี้เห็นอย่างไร คนที่เหลือ 80% ก็จะคล้อยตามด้วย ให้ลองทำดูก็ได้ โดยเขียนรายชื่อคนทั้งหมดในหน่วยงาน หรือ ในงานของคุณ แล้วนึกดูทีละคนว่า "ถ้าคนๆนี้ ต่อต้านเรา จะมีปัญหากับชีวิตเราหรือไม่" ถ้ามี ให้ทำเครื่องหมายไว้ด้านหน้า ถ้าไม่มี ก็ไม่ต้องทำ เมื่อเสร็จแล้ว ก็มักจะมีอยู่ประมาณ 20% ที่มีอิทธิพลในกลุ่มนั่นเอง

มาเรื่องของเราดีกว่า วันนี้ตอนเช้า ผมเลยใช้เวลาประมาณ 30 นาที นั่งคิด ตอบคำถามว่า "ฉันต้องทำอะไรบ้าง" แล้วเขียนมาในตารางของ Excel (หรือใครจะใช้ Cal ก็ได้นะ) ดังตารางนี้

To do (เราต้องทำอะไร)	Minor	Priority	Done	Legend		จำนวน	%
				A	งานสำคัญและเร่งด่วน	0	0
				B	งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน	0	0
				C	งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน	0	0
				D	งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน	0	0
					รวม	0	งาน
					เสร็จแล้ว	0	งาน

ลองทำดูครับ หา 25 งานที่เราจะต้องทำในวันนี้ ใส่ตามที่คิดออก ถ้าคิดออกว่าจะทำอะไรบ้าง เราก็จะรู้ว่า เรามีงานต้องทำมากมาย แต่ก่อนเคยเป็นครับ ไม่รู้จะต้องทำอะไรบ้าง ก็เลยทำมั่วๆ สะเปะสะปะไปเรื่อย งานสำคัญๆก็เลยไม่เสร็จ งานที่เสร็จก็ไม่ค่อยให้ผลงานอะไรครับ แล้วก็หมดวันไปโดยไม่รู้ว่าทำอะไรลงไป เวลาสิ้นเดือน จะเขียนรายงานความคืบหน้าก็ไม่มีอะไรจะเขียน (เคยเป็นกันไม๊ ?) แต่วันนี้ ผมใช้เวลา 30 นาทีก่อนเริ่มงาน คิดสิ่งที่ต้องทำ ตอนแรกๆ ก็ไม่รู้จะใส่อะไร แต่พอคิดไปเรื่อยๆ ก็พบว่า งานเยอะเชียว และทำไงให้เสร็จหมดอ่ะ ... จากนั้นก็เอา A B C D ไปใส่ในช่อง Priority แต่ละงาน ดูประเภทของงาน ตามที่กล่าวข้างต้นครับ

จากนั้นผมก็ใช้ Excel ช่วยเรียงลำดับความสำคัญให้ โดย Drag A2:D26 แล้วใช้เมนู ข้อมูล -> เรียงลำดับ -> แล้วเรียงลำดับตาม Column Priority จากน้อยไปมาก ก็จะได้งานทำสำคัญและเร่งด่วนมาครับ

คราวนี้ งาน A เองก็มีลำดับความสำคัญเช่นกัน ให้ใส่ตัวเลข 1 2 3 ... ใน ช่อง Minor แต่ละข้อของงาน A  แล้วก็เรียงลำดับ แต่ Drag เฉพาะงาน A ก็จะได้ งาน A ที่มีความสำคัญก่อนหลังครับ

ของผมได้ดังภาพนี้ครับ

 

To do (เราต้องทำอะไร)	Minor	Priority	Done	Legend		จำนวน	%
ทำ summary report + เบิกเงิน	1	A		A	งานสำคัญและเร่งด่วน	6	24
ตอบ e-mail	2	A	1	B	งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน	12	48
สรุปรายงานการแก้ไข สวรส ให้พี่เทียน	3	A	1	C	งานไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน	5	20
แก้ไขงาน สวรส ตาม requirement เพิ่มเติม	4	A		D	งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน	2	8
เขียนโครงการ MailGateway	5	A			รวม	25	งาน
เอาเครื่องคอมพ์น้องฝึกงาน เอา mind map ที่เสร็จแล้วออกมา	6	A	1		เสร็จแล้ว	7	งาน
จ่ายค่าน้ำ ที่ 7-11		B	1
ทำ Knowledge Base ของระบบ Mail ด้วย Mambo		B
สร้าง Script ส่ง uid ของ OpenLDAP ไปตรวจสอบกับ PSU-Passport เพื่อดูว่า account นั้นยังอยู่ในระบบอีกหรือไม่ เตรียมลบ account ที่ไม่ได้ใช้แล้ว		B
เขียนข้อกำหนด การ attachment เกี่ยวกับชื่อ file		B
คุยกับพี่เผา เรื่องการสรุปปัญหาที่ถามบ่อยที่สุด 5 ข้อ ของแต่ละคน		B
ตรวจสอบ spam / ham		B	1
จัดการเรื่อง UPS กับการ Shutdown อัตโนมัติ		B
จัดการเรื่อง Nagios		B
หาว่า ทำไม webmail restart บ่อยๆ		B
เอา Free Mind สวรส เข้า Moodle (ต้องแก้ html ด้วย)		B
วิธีลง MailScanner-ClamAV-SpamAssassin		B
แก้ปัญหา reply, forward แล้ว subject หาย		B
เอายาสีฟัน ให้พี่ลี คืนนี้		C
เขียน blog เกี่ยวกับ yEd		C
สร้าง Moodle ของตัวเอง ใส่ข้อสอบ Pre-test และ บทเรียน สำหรับสอน PHP		C
เขียน blog เกี่ยวกับ เรื่องการจัดลำดับความสำคัญนี้		C	1
ทำไงให้ page timeout ได้ (ให้ webmail หน้า mail list refresh เอง ทุกๆ 1 นาที) ตอบอาจารย์ ธวัชชัยด้วย		C	1
ซื้อขนม ไว้กินกาแฟ บ่าย 3		D
เอารถไปล้างอัดฉีด ตอนเย็น		D

จากการทำเช่นนี้ ทำให้ผมรู้ว่า
1. ผมมีงานค้างค่อนข้างเยอะ ต้องรีบสะสาง (งาน B เยอะ 48% แต่งาน A ประมาณ 24% ก็ยังพอได้)
2. ผมทำงาน A เสร็จเกือบหมดแล้ว (ขณะเขียน blog นะ) ก็มีเวลาสลับมาทำงาน B และ C ได้ ทำให้ไม่เครียด
3. ไม่พลาดงานบางอย่าง เช่นไปจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ เป็นต้น เฮ้อ...
4. งานบางอย่างผมให้คนอื่นทำได้ ก็ให้ทำ (งาน C) แต่ถ้ายังพอมีเวลา อยากทำเองก็ทำได้ครับ

สุดท้าย งานก็แบบนี้แหล่ะ มีงานที่ต้องทำ ควรทำ และอยากทำ คนเราก็มักจะเลือกทำงานที่ ชอบทำก่อน งานที่ควรทำ และ ต้องทำ ก็เลย ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ ไม่แน่ใจว่า ผมอ่านมาจากที่ไหน เขาบอกว่า สิ่งที่ยากที่สุดในเรื่องนี้คือ ทำให้คนทำสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญนั่นเอง

ก็เป็นเช่นนี้แหล่ะครับ

[pomdent]

ปกติ จะยึดหลักการทำงานแบบ "หุงข้าวก่อนซักผ้า"
หรือ "หุงข้าวก่อนล้างจาน"
ฟังดูแปลก ๆ แต่ก็ทำแบบนี้มาตลอด
แบบนี้เค้าเรียก การบริหารเวลา (time management) หรือเปล่าไม่แน่ใจ

 พยายามใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

การจัดความลำดับความสำคัญของงาน เป็นศาสตร์แบบหนึ่ง
น่าสนุกครับ ทำให้เรารู้จักคุณค่าของงาน ของเวลา ของคน
รู้จักการวิเคราะห์

ได้ยินบ่อยเหมือนกันครับ "ไม่มีเวลา งานเยอะ ทำไม่ทัน"

จริง ๆ ของจริง ๆ คำว่า "งาน" ไม่มีวันหมดหรอกครับ เพราะตราบใดที่เรายัง "ทำงาน" (เพื่อแลกกับปัจจัย อาจจะไม่ได้หมายถึง "เงิน" เพียงอย่างเดียว) เราก็ต้อง "ทำงาน" ต่อไป
 เพียงแต่เราต้องรู้ว่า เราจะ "จัดการ" กับ "งาน" ได้อย่างไร  

และถ้าให้ดียิ่งขึ้นไปอีก ได้เรียนรู้ว่า นอกจากการ "จัดการ" แล้ว
จะทำให้มีงานมี "คุณค่า" ได้อย่างไร

ขอเป็นกำลังใจให้กับ "คนทำงาน" ทุก ๆ คนครับ

ขอบคุณครับ ;)

 

[ผู้ติดตาม]

จากวิถีหุงข้าวก่อนซักผ้า แบบลูกทุ่ง (ยอดฮิต) ถึง John C. Maxwell เรื่อง Building Leadership in you.  เป็นหลักการที่น่าสนใจและมีประโยชน์ทั้งสิ้น ขอขอบคุณผู้รู้ทั้ง 2 ท่านที่ช่วยเป็นเทียนอีก 2 เล่มให้ประกายความสว่างเพิ่มขึ้น