คุณอำนวย เบอร์ 2 (3)

  คุณอำนวย เบอร์ 2 (1)   ,  คุณอำนวย เบอร์ 2 (2)

   จัดตั้งชุมชนสำนักงานเลขานุการ

  จากวันนั้นผมกลับมาจัดตั้งชุมชนสำนักงานเลขานุการ ผ่าน Blog  ประสานงานทางโทรศัพท์กับเลขานุการทุกแห่งให้เข้าร่วมเป็นสมาชิกของชุมชนสำนักงานเลขานุการ แนะนำเรื่อง Blog กับเลขานุการผ่านทางโทรศัพท์บ้าง ไปแนะนำให้ที่หน่วยงานบ้าง เพื่อใช้เป็นเวทีในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การทำงานของสำนักงานเลขานุการ นอกจากสมาชิกในมหาวิทยาลัยนเรศวร แล้วมีจากนอกมหาวิทยาลัยบ้างที่ขอเข้ามาเป็นสมาชิกในสำนักงานเลขานุการ ปัจจุบันมีสมาชิกรวมทั้งสิ้น 40 คน

    หลังจากนั้นผมก็ตั้งหน้าตั้งตาบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของสำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ผ่านทาง Blog เพื่อทำตัวเป็นแบบอย่างให้สมาชิกในกลุ่มเห็น ในขณะนั้นสมาชิกในกลุ่มก็ยังเกิดความไม่มั่นใจ สำหรับเกณฑ์การประกันคุณภาพในองค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลักของสำนักงานเลขานุการที่ทุกคนได้ช่วยกันคิดว่าจะนำไปใช้ในการประเมินรอบที่จะถึงนี้ได้หรือเปล่า แต่บางเห็นก็ไม่ได้สงสัยอะไร

KV : เพื่อพัฒนาสำนักงานเลขานุการให้มีคุณภาพ พร้อมรับการประเมินจากภายนอก

ปัจจัยที่จะนำไปสู่เป้าหมาย	ระดับ 1	ระดับ 2	ระดับ 3	ระดับ 4	ระดับ 5
งานธุรการ	1.มีคู่มือการปฏิบัติงานและเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ	2.มีการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงาน	3.มีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน	4.มีการประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน	5.มีการนำผลการประเมินมาปรับปรุงและพัฒนา
งานการเงินและพัสดุ	1.มีคู่มือการฏิบัติงานและเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ	2.มีการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงาน	3.มีการวางระบบการควบคุมภายในและปรับปรุงการควบคุมภายใน	4.มีการประเมินผลการดำเนินงานด้านการเงินและพัสดุ	5.มีการพัฒนางานโดยการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานการเงินและพัสดุ
งานนโยบายและแผน	1.มีแผนการดำเนินงานของงานนโยบายและแผนที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษร	2.มีการปฏิบัติงานและดำเนินงานตามแผน	3.มีการจัดทำระบบข้อมูลและสารสนเทศ	4.มีการติดตามและประเมินผลการดำเนินงานตามแผนงานและจัดทำสรุปรายงาน	5. มีการนำผลประเมินมาปรับปรุงและพัฒนา
งานบริการการศึกษา	1.มีการจัดทำปฏิทินการศึกษา ตารางสอน โครงการฝึกงาน คู่มือนิสิตและอาจารย์ และเผยแพร่ให้ได้รับทราบทันเวลา	2.มีการติดตามและประเมินผลหลักสูตร  การสอน  และผลการเรียนนิสิต ร่วมกับภาควิชาอย่างสม่ำเสมอตามรอบเวลาที่กำหนด	3.มีช่องทางขอรับคำปรึกษา ขอรับบริการ หรือข้อร้องเรียนได้มากกว่า 1 ช่องทาง และให้บริการได้ตลอดระยะเวลาที่เปิดรับบริการ	4.มีการประเมินผลงานและนำผลการประเมินมาปรับปรุงการให้บริการอย่างต่อเนื่อง	5.นิสิต คณาจารย์ และผู้เกี่ยวข้องส่วนใหญ่พึงพอใจในงานบริการที่ได้รับ

    คุณอำนวย เบอร์ 2 ฝึกหัด บนเวทีที่ไม่มีพี่เลี้ยง 

    ผมพยายามที่จะหาโอาสพบปะกับสมาชิกของชุมชนสำนักงานเลขานุการ แบบ F2F นอกจากการเขียนบันทึกลงใน Blog แต่ไม่มีโอกาส จนทางหน่วยประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัย ได้จัดอบรมการเป็น CKO ให้กับเลขานุการคณะ และเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานประกันคุณภาพ แต่การพบปะกันครั้งนั้นไม่ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์ประกอบที่ 10 ภารกิจหลักกันอีกครั้ง ถึงความชัดเจน

     UKM ครั้งที่ 2/49 แวะเวียนมาอีกครั้ง หัวปลากำหนดเรื่อง การนำเสนอชุมชนดีเด่น ชุมชนสำนักงานเลขานุการได้รับการพิจารณาให้ไปนำเสนอที่สงขลา ก่อนไปนำเสนอ ผศ.ดร.วิบูลย์ วัฒนาธร รองอธิการบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพ ได้ให้โอกาสผมได้พบปะกับสมาชิกชุมชนสำนักงานเลขานุการ แบบ F2F ผมจึงตั้งใจที่จะให้แต่ละคนได้เล่าถึงความสำเร็จในงานประจำและส่งผลต่อการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ มีหน่วยประกันคุณภาพทำหน้าที่ในการทำหนังสือเชิญไปยังคณะต่าง ๆ และให้ส่งรายชื่อผู้เข้าร่วมมาที่ผม จากรายชื่อที่ให้มาผมได้กำหนดแบ่งผู้เข้าร่วมพูดคุยออกเป็น 5 วง คือ วงของงานธุรการ งานการเงินและพัสดุ งานนโยบายและแผน งานบริการการศึกษา และงานประกันคุณภาพ การทำงานในรอบนี้ผมรู้ว่า ผมเป็นพระเอกคนเดียวไม่ได้ ต้องหาทีมงาน และทีมงานที่จะช่วยผมได้คือ เลขานุการคณะที่ผ่านการอบรม CKO มาเรียบร้อยแล้ว (เลือกคนที่เหมาะสมกับงาน) ตัดสินใจโทรศัพท์ประสานงานกับผู้ที่มีแววจะเป็นคุณอำนวยให้กับผมในแต่ละวงได้ ด้วยความที่ผมอ่อนอาวุโสกว่าเลขานุการมืออาชีพหลายคน ทำให้เชื่อมโยงกับเลขานุการคณะมืออาชีพหลายคนได้เป็นอย่างดี

• วงงานนโยบายและแผน คุณเสริม พัดชุมพร (เลขานุการคณะเกษตรฯ) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย
• วงงานการเงินและพัสดุ คุณพัชรี ท้วมใจดี (เลขานุการบัณฑิตฯ) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย
• วงงานบริการการศึกษา คุณพิชญานนท์ กรึมสูงเนิน (เลขานุการคณะมนุษย์ฯ) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย
• วงงานธุรการ คุณมุกดา ทองนุ้ย (เลขานุการคณะศึกษาศาสตร์) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย
• วงงานประกันคุณภาพ คุณศิริวัลย์ (เลขานุการคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย

     คุณอำนวยของแต่ละวง เลือกคุณลิขิตเองครับ งานนี้ผู้ที่ผ่านการอบรม CKO รุ่นที่ 2 มาก็ได้นำประสบการณ์ที่ผ่านการอบรมมาใช้เป็นอย่างดี เพราะทุกคนรู้บทบาทของตัวเองเป็นอย่างดี ที่จะต้องช่วยสร้างบรรยากาศแบบเป็นกันเอง เน้นความรู้สึกในด้านบวก ชื่นชมในความสำเร็จของผู้เล่าทุกคน

       ในระหว่างที่คุณอำนวยแต่ละวงดำเนินการ ผมพยายามสังเกตบรรยากาศของแต่ละวง และให้คุณอำนวยช่วยทำให้บรรยากาศแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นแบบกันเอง บางวงก็จะรู้จักมักคุ้นกันดี โดยให้แนะนำตัวกันก่อน และให้ทุกคนได้เล่าถึงความสำเร็จในงานที่ตนเองทำอยู่และมีผลให้การประกันคุณภาพของหน่วยงานออกมาดีด้วย เมื่อแต่ละวงดำเนินการเสร็จ ให้แต่ละวงส่งตัวแทนออกมาเล่าเรื่องที่ดีที่สุด บรรยากาศวันนี้เป็นแบบคนทำงานตัวจริง และมาจากสายสนับสนุนทั้งสิ้น

        ก่อนจบผมได้ให้ทุกคนทำ AAR  โดยทางหน่วยประกันคุณภาพได้แจกกระดาษเปล่าให้ทุกคน และให้ทุกคนช่วยกันจัดเก้าอี้ใหม่ให้เป็นวงเดียวกัน ผมให้ทุกคนลองเขียน AAR ลงในกระดาษก่อน หลังจากนั้นให้ทุกคนพูดออกมาจากใจ โดยอาจจะไม่เหมือนกับที่เขียนในกระดาษก็ได้ ผมได้ฟังทุกคนแล้วได้นั่งอมยิ้มอยู่ในใจ ว่าการทำ AAR นี้เครื่องมือสำคัญที่ทำให้เราได้เรียนรู้ได้อะไรมากขึ้น 

                                                                                                                     บอย

                                                                                    ชุมชนสำนักงานเลขานุการ