การบริหารจัดการสถานศึกษาโดยใช้ทฤษฎีระบบ
: กรณีโรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ สำนักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราช เขต 3
ตฤณ สุขนวล[*]
บทนำ
โรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ เป็นโรงเรียนขนาดเล็ก สังกัดสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษานครศรีธรรมราช เขต 3 เปิดทำการสอนครั้งแรกเมื่อวันที่ 2 สิงหาคม พ.ศ.2491 ปัจจุบันมีนักเรียนทั้งหมด 105 คน ครู 8 คน ผู้บริหาร 1 คน เปิดทำการสอนระดับก่อนประถมศึกษา และระดับประถมศึกษา รวมจำนวน 8 ห้องเรียน จากการที่โรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ เป็นโรงเรียนขนาดเล็ก มีบุคลากรทางการศึกษาน้อย รวมทั้งสภาพปัญหาต่าง ๆของโรงเรียน ทำให้ต้องมีการใช้รูปแบบการบริหารจัดการที่เหมาะสมกับสภาพของสถานศึกษา ซึ่งผู้บริหารได้ใช้วิธีการบริหารจัดการโดยใช้ทฤษฎีระบบมาเป็นกรอบ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการให้องค์กรดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สภาพปัจจุบันและปัญหา
โรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ เป็นโรงเรียนขนาดเล็ก ในการบริหารจัดการต่าง ๆ ก็มีสภาพปัญหาที่เกิดขึ้นในการบริหารจัดการ เนื่องการบริหารจัดการที่ผ่านมาผู้บริหารจะใช้งานเป็นตัวตั้งในการบริหารจัดการ ขาดการมองอย่างเชื่อมโยงสัมพันธ์ทั้งเรื่องของคนทำงาน และปัจจัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวเนื่อง ทำให้การปฏิสัมพันธ์ของ “คน” ในองค์กรเกิดปัญหา ส่งผลต่อการบริหารและการจัดการศึกษาของสถานศึกษาโดยรวม จากการที่ผู้เขียนในฐานะที่เป็นผู้บริหารที่มาอยู่ใหม่ได้เก็บข้อมูลจากการศึกษาเอกสาร การประชุมครู ผู้ปกครอง การพูดคุยแบบไม่เป็นทางการทั้งกับบุคลากรในโรงเรียน ผู้บริหารคนก่อน รวมทั้งผู้ปกครองนักเรียนและชุมชน ทำให้ทราบถึงสภาพปัญหาที่นำมาวิเคราะห์หาวิธีการบริหารจัดการให้เหมาะสมกับสภาพปัจจุบัน ซึ่งสภาพปัญหาที่พบและส่งผลต่อการบริหารจัดการองค์กรซึ่งเป็นปัจจัยด้านลบ และปัจจัยด้านบวกที่พบ คือ
ปัจจัยด้านลบ
1. ด้านบุคลากร บุคลากรในโรงเรียนส่วนใหญ่มีอายุมาก โดยเฉลี่ย 50 ปี และรับราชการที่โรงเรียนมาเป็นระยะเวลายาวนานโดยเฉลี่ย 15 ปี และเงินเดือนสูงบางคนถึงขั้นสูงสุดของเพดานเงินเดือนและส่วนใหญ่เกือบถึงขั้นสูงสุด บางคนก็ใกล้เกษียณ จึงทำให้ความกระตือรือร้นในการทำงานลดน้อยลง ทำงานแบบเรื่อย ๆ ตามหน้าที่ ไม่มีความกระตือรือร้นและคิดสร้างสรรค์งานใหม่ อีกทั้งไม่ได้รับการกระตุ้นที่เหมาะสม นอกจากนี้ปัจจัยเรื่องความขัดแย้งส่วนตัวก็มีสูง เนื่องจากครูหลายคนมีความขัดแย้งกันเองในเรื่องส่วนตัว และก้าวข้ามไปสู่เรื่องงาน และไม่มีผู้ไกล่เกลี่ย ปล่อยให้ปัญหาต่าง ๆ ดำรงอยู่เป็นระยะเวลาที่ยาวนานทำให้ความขัดแย้งมีมากขึ้น ส่งผลให้ขาดแรงจูงใจในการปฏิบัติงาน
2. ด้านผู้บริหาร ที่ผ่านมาผู้บริหารมีภารกิจนอกสถานศึกษามาก เช่น เป็นวิทยากรต่าง ๆ ทำให้ไม่มีเวลาที่จะดูแลสถานศึกษาได้อย่างเต็มที่ ขาดการนิเทศและติดตามผลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง ทำให้ไม่เกิดการพัฒนางานเท่าที่ควร และเน้นการปฏิบัติงานตามภาระหน้าที่ ทำให้ขาดการสร้างสรรค์นวัตกรรมทางการบริหารและการศึกษาใหม่ ๆ และการไม่ได้ช่วยไกล่เกลี่ยแก้ปัญหาทำให้ขาดขวัญและกำลังใจในการทำงาน ปัจจุบันผู้บริหารมาใหม่ก็อาจเกิดการรอดูท่าที
3. ด้านกระบวนการบริหาร การจัดโครงสร้างการบริหาร ยังเป็นไปเพื่อให้ครบบทบาทหน้าที่ตามโครงสร้าง แต่การปฏิบัติยังไม่เป็นระบบตามโครงสร้าง และโครงสร้างก็ไม่มีการปรับให้สอดคล้องกับสภาพจริง การมีส่วนร่วมในการบริหารจัดการ บุคลากร/ชุมชนไม่ได้มีส่วนร่วมคิด ร่วมทำ เท่าที่ควร จะเป็นผู้รับนโยบายหรือสั่งงานจากผู้บริหารมากกว่า การรับรู้ข้อมูลข่าวสาร การรับรู้ข้อมูลข่าวสารที่ไม่เท่าเทียมกันของคนในองค์กรทำให้เกิดปัญหาที่นำไปสู่ความขัดแย้ง
4. ด้านสิ่งแวดล้อม อาคารสถานที่ขาดการพัฒนาดูแลปรับปรุง ทำให้บรรยากาศที่จูงใจในการทำงานน้อย
5. ด้านปัจจัยแวดล้อมอื่น ๆ ชุมชนบางส่วนเห็นความเฉื่อยชาของครุในการปฏิบัติงาน และความขัดแย้งภายใน ซึ่งส่งผลต่อนักเรียน ทำให้ส่วนหนึ่งส่งบุตรหลานไปเรียนที่อื่นนอกชุมชน
ปัจจัยด้านบวก
1. ด้านบุคลากร เนื่องจากบุคลากรมีประสบการณ์ในการสอนมานาน จึงน่าจะมีความชำนาญในการสอนเป็นอย่างดี รวมทั้งการอยู่ร่วมกับชุมชนสอนคนมาหลายรุ่น จึงน่าจะนำศักยภาพที่มีมาพัฒนาให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
2. ด้านผู้บริหาร เนื่องจากเป็นผู้บริหารที่มาอยู่ใหม่ทำให้สามารถวางระบบการบริหารใหม่ที่สร้างการมีส่วนร่วมได้มากขึ้น เนื่องจากไม่มีพวก/ฝ่าย ในโรงเรียนหรือชุมชน ตลอดจนมีเวลาให้กับสถานศึกษาอย่างเต็มที่ ประกอบกับผู้บริหารทำงานกับชุมชน และองค์กรพัฒนาต่าง ๆ อยู่เสมอ จึงทำให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ นำความคิด ความรู้ใหม่ ๆ มาพัฒนาบุคลากรและสถานศึกษาได้
3. ด้านกระบวนการบริหาร การจัดโครงสร้างใหม่ให้เหมาะสมกับศักยภาพและความต้องการของบุคลากร การเปิดโอกาสให้ชุมชน บุคลากรได้ร่วมกันจัดวางระบบการบริหารจัดการอย่างมีส่วนร่วม ผ่านคณะกรรมการสถานศึกษา เครือข่ายผู้ปกครอง และบุคลากรในโรงเรียน และให้มีการรับรู้ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอทั้งข้อมูลภายในและภายนอกโรงเรียน
4. ด้านสิ่งแวดล้อม อาคารสถานที่ต่าง ๆ ของโรงเรียนมีความพร้อมและเหมาะสมในการพัฒนาผู้เรียน และเป็นแหล่งเรียนรู้ของชุมชนได้อย่างดี แม้จะต้องมีการพัฒนาปรับปรุงบ้างเพื่อให้มีความพร้อมแลละสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น
5. ด้านปัจจัยแวดล้อมอื่น ๆ ชุมชนมีความตั้งใจ และต้องการเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดการศึกษา และพร้อมระดมทรัพยากรมาช่วยในการจัดการศึกษา ไม่ว่าจะเป็นงบประมาณ วัสดุสิ่งของ ภูมิปัญญา เป็นต้น นอกจากนั้นยังได้รับการสนับสนุนจากองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อบต.)ในการสนับสนุนงบประมาณ และการจัดกิจกรรมต่าง ๆ นอกจากนี้การที่โรงเรียนการอยู่ติดเส้นทางคมนาคมสายหลัก (ถนนเอเชีย) จึงน่าจะเป็นโอกาสในการที่จะพัฒนาโรงเรียนได้มากยิ่งขึ้น
เมื่อวิเคราะห์สภาพปัจจุบันและปัญหา รวมทั้งการมองถึงปัจจัยทั้งสองด้านอย่างรอบด้านพอสมควรแล้ว ผู้เขียนก็ได้ใช้วิธีการบริหารจัดการหลากหลายรูปแบบ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อผู้เขียนลองมาวิเคราะห์รูปแบบวิธีการบริหารจัดการที่ผ่านมาด้วยทฤษฎีระบบ (System Theory) พบว่ามีความสอดคล้องกันอย่างยิ่งในกระบวนการบริหารจัดการสถานศึกษาขนาดเล็กอย่างโรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ
การนำทฤษฎีระบบมาใช้ในการบริหารจัดการสถานศึกษา
ทฤษฎีระบบ เป็นทฤษฎีการศึกษาองค์กรและการบริหารที่นำปัจจัยต่างประกอบเข้าด้วยกันเป็นระบบองค์การหนึ่ง ๆ นั้นต่างมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน สามารถส่งผลกระทบถึงกันได้ นอกจากนี้ในปัจจัยหนึ่งๆ ก็จะต้องมีระบบเฉพาะภายในของมันเอง ซึ่งมีลักษณะที่แตกต่างกันออกไปจากปัจจัยชนิดอื่น ๆ ดังนั้นการนำเอาทฤษฎีระบบเข้ามาใช้ในองค์กรกล่าวโดยสรุประบบคือ การรวบรวมส่วนประกอบต่างๆที่มีความสัมพันธ์กันภายในและมีปฏิสัมพันธ์กันโดยส่วนประกอบทั้งหลายนั้นจะร่วมกันทำงานอย่างเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานนั้นบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้
ทฤษฎีระบบ (System Theory) มีองค์ประกอบสำคัญ 5 ประการ คือ ปัจจัยนำเข้า (Inputs) กระบวนการ (Process) ผลผลิต (Outputs) ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) และสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร (Environment)
เมื่อนำทฤษฎีระบบมาใช้ในการบริหารสถานศึกษา ซึ่งเป็นองค์กรย่อยในระดับปฏิบัติการ จะทำให้เห็นว่า ระบบจะเกิดมีขึ้นได้จากผลรวมของส่วนต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องและทำงนร่วมกัน โดยที่ส่วนต่างๆ หรือองค์ประกอบย่อยของระบบนี้อาจจะเป็นระบบย่อยอีกมากมายหลายระบบที่รวมอยู่ในระบบใหญ่นั้น และจะต้องมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงซึ่งกันและกันไม่ทางตรงก็โดยทางอ้อม การเปลี่ยนแปลงของส่วนใดส่วนหนึ่งอาจจะมีผลกระทบไปยังการทำงานของระบบใหญ่ในส่วนรวมโดยอาจเป็นการให้ผลที่ดีขึ้นหรือเป็นผลในทางตรงข้ามก็ได้ ซึ่งในโรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะเมื่อได้วิเคราะห์สภาพปัจจุบันปัญหา และโอกาสแล้ว เห็นว่าปัจจัยสำคัญที่ทำหน้าที่ตัดสินใจและเชื่อมโยงระบบย่อย ๆ ไปยังระบบใหญ่ ๆ ในการพัฒนาองค์กรได้แก่ “ระบบการบริหาร” นั่นเอง ดังแผนภูมิที่แสดง
แผนภูมิ การบริหารจัดการโรงเรียนบ้านทุ่งโป๊ะ ด้วยมุมมองทฤษฎีระบบ
จากแผนภูมิ จะเห็นได้ว่า การบริหารจัดการในองค์กร(สถานศึกษา)โดยมุมมองของทฤษฎีระบบนั้น ในการบริหารจะต้องมีการประสานแหล่งทรัพยากรเพื่อระดมทรัพยากรมาใช้ในการบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นชุมชน องค์การปกครองส่วนท้องถิ่น องค์กร หน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาที่กำหนดนโยบาย และกฎระเบียบต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการ โดยนำเอาทรัพยากรเหล่านั้นมาประสานกับทรัพยากรในองค์กร เช่น บุคลากร งบประมาณ วัสดุครุภัณฑ์ อาคารสถานที่ แผนงานโครงการ เป็นต้น เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ก็ใช้กระบวนการในการจัดการบริหารโครงสร้างใหม่ให้เหมาะสมสอดคล้องกับศักยภาพ ความชำนาญ และความต้องการของบุคลากร รวมทั้งการจัดกลุ่มงานใหม่ไม่ให้เทอทะหรือดูงานย่อยมากเกินไป เพราะงานบางอย่างมีแต่โครงสร้างไม่ได้มีเนื้องาน หรือเนื้องานน้อยมาก ซึ่งเป็นผลทางจิตวิทยาที่ทำให้ผู้ปฏิบัติรู้สึกว่างานที่ตนเองได้รับมอบหมายไม่มากนัก อยู่ในวิสัยที่จะสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประชุมประจำเดือน การมอบหมายงานที่มอบให้อย่างเบ็ดเสร็จ ทั้งคน งบประมาณ และอำนาจ ในการบริหารจัดการ โดยผู้บริหารคอยดูแลและให้คำแนะนำปรึกษา ตลอดจนการนิเทศและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง ทำให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายงานได้มีกรอบงาน ภาระงาน และอำนาจตามความรับผิดชอบอย่างชัดเจน และเป็นรูปธรรม รวมทั้งการให้ขวัญกำลังใจในการปฏิบัติงาน ไม่ว่าจะเป็นการยกย่องชมเชยทั้งต่อบุคลากร และผู้ปกครอง ชุมชน รวมถึงการพิจารณาความดีความชอบที่ทุกคนมีส่วนร่วมในการพิจารณา ซึ่งวิธีการเหล่านี้เป็นการใช้หลักการมีส่วนร่วม (participation) ทำให้การปฏิบัติงานเกิดประสิทธิภาพอย่างดี และผลผลิตที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นผลสัมฤทธิ์ของผู้เรียน ผลสำเร็จการการดำเนินงาน/โครงการรวมทั้งผลผลิตที่เกิดกับตัวผู้เรียนทั้งความรู้ ทักษะก็เป็นที่ยอมรับจากผู้ปกครอง ชุมชน และโรงเรียนที่นักเรียนไปศึกษาต่อ ซึ่งในกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้ก็ได้อาศัยข้อมูลย้อนกลับ (feedback) เป็นระยะ ๆ ทั้งจากผู้เรียน ครู ผู้ปกครอง ชุมชน และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อปรับปรุง พัฒนาให้เหมาะสมตลอดเวลา ผลการดำเนินการบริหารดังกล่าวถือได้ว่าประสบความสำเร็จพอสมควร ซึ่งเห็นเป็นรูปธรรมได้จากการทำงานของครูที่เป็นระบบ และกระตือรือร้นมากขึ้น ตัวผู้เรียนที่มีผลสัมฤทธิ์สูงขึ้น ผู้ปกครองและชุมชนที่พูดถึงโรงเรียนในทางที่ดี และเข้ามาช่วยเหลือกิจกรรมต่าง ๆ ของโรงเรียนมากขึ้นด้วยเช่นกัน
กระบวนการบริหารโดยใช้กรอบทฤษฎีระบบนี้ทำให้เห็นว่าในการบริหารนั้นทุกส่วนมีส่วนสัมพันธ์และเชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบทั้งหมด จากการบริหารโดยใช้ทฤษฎีระบบมาช่วยมองทำให้การบริหารจัดการมีความชัดเจน และสามารถขับเคลื่อนองค์กรได้อย่างเป็นระบบ และมีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น ซึ่งสามารถนำองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ดียิ่งขึ้น
เป็นข้อมูลที่น่าสนใจและมีประโยชน์ สามารถนำไปปรับใช้ได้ ขอบคุณมากครับ
-ขอบคุณมากค่ะ ช่วยในการทำรายงานได้มากเลยค่ะ (อ้างอิงแหล่งทีี่มาแล้วนะคะ)-
ขอบพระคุณมากคะใช้ทำรายงานแล้วเช่นกัน
ยินดีครับ
ดีมากเลยค่ะ ได้เป็นแนวทางในการทำรายงานได้เป็นอย่างดี อ้างอิงให้แล้วนะคะ
เป็นข้อมูลที่ดีมากครับ อ่านแล้วเข้าใจทฤษฎีระบบมากขึ้น :)
ขอบคุณข้อเขียนดี ๆ ที่มีประโยชน์ สามารถนำไปปรับใช้ได้จรืิง ๆ คะ
อ่านแล้วเห็นภาพอย่างเป็นรูปธรรม หนูกำลังจะศึกษาต่อในป โท ซึ่งจะเป็นประโยชน์และช่วยหนูได้มาก ขอบคุณนะคะ