การจัดระบบการส่งเอกสารใน ศบอ.เกาะคา

การจัดระบบการส่งเอกสารในสำนักงาน

เนื่องจากการทำงานในสำนักงานโดยทั่วไปแล้วจะเป็นรูปแบบการพิมพ์เอกสารเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร ส่วนใหญ่จะเป็นการพิมพ์เอกสารใน Microsoft Word , Microsoft Exel โดยการสั่งพิมพ์ผ่านทางเครื่องพิมพ์ มักจะมีความสิ้นเปลืองกระดาษ หมึกพิมพ์ และมีความผิดพลาด ได้ง่าย และเป็นการยากที่จะเก็บเอกสารในแฟ้ม ต้องสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ

ปัจจุบันมีเครื่องมือที่ให้ความสะดวกในการช่วยเหลืองานมากมาย โดยเฉพาะการใช้ระบบอินเตอร์เน็ต ระบบแลน หรืออินทราเน็ต เพื่อการติดต่อสื่อสารภายในองค์กร หรือสำนักงานจะทำให้การทำงานมีความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด

บทความจากวิกิพีเดีย สารานุกรมเสรี

     อินทราเน็ต (intranet) คือ ระบบ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ แบบภายในองค์กร ใช้เทคโนโลยี     อินเทอร์เน็ต ในการใช้งานอินทราเน็ตจะต้องใช้ โปรโตคอล IP เหมือนกับอินเทอร์เน็ต สามารถมีเว็บไซต์ และใช้ เว็บเบราว์เซอร์ ได้เช่นกัน รวมถึง อีเมลล์ ถ้าเราเชื่อมต่ออินทราเน็ตของเรากับ     อินเทอร์เน็ต เราก็สามารถใช้ได้ทั้ง อินเทอร์เน็ต และ อินทราเน็ตไปพร้อม ๆ กัน แต่ในการใช้งานนั้นจะแตกต่างกันด้านความเร็ว ในการโหลดไฟล์ใหญ่ ๆ จากเว็บไซต์ในอินทราเน็ต จะรวดเร็วกว่าการโหลดจากอินเทอร์เน็ตมาก ดังนั้นประโยชน์ที่จะได้รับจากอินทราเน็ต สำหรับองค์กรหนึ่ง คือ สามารถใช้ความสามารถต่าง ๆ ที่มีอยู่ในอินเทอร์เน็ตได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เวลาที่มีการเชื่อมต่ออินทราเน็ตเข้ากับอินเทอร์เน็ต มักมีการติดตั้ง ไฟล์วอล สำหรับควบคุมการผ่านเข้าออกของข้อมูล ผู้ดูแลด้านความปลอดภัยในองค์กร สามารถควบคุม และจำกัดการใช้งานอินเทอร์เน็ตบางประเภท เช่น ไม่ให้เข้าไปยัง เว็บไซต์ลามก หรือตรวจสอบว่าผู้ใช้รายไหนพยายามเข้าไปเว็บ      ดังกล่าว เป็นต้น นอกเหนือจากนี้ ไฟล์วอลยังป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกจากอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร นอกเหนือไปจาก เซิร์ฟเวอร์ สำหรับให้บริการซึ่งผู้บริหารเครือข่ายได้กำหนดไว้

ในส่วนของการปรับกระบวนการทำงานเบื้องต้นบุคลากรของ ศบอ.เกาะคา  จะต้องสมัครใช้อีเมลล์ (แนะนำสมัครที่ www.hotmail.com) เพื่อจะได้นำไปใช้ใน msn messenger ได้ด้วย

1. เมื่อต้องการส่งงานให้แนบไฟล์ส่งไปที่ หัวหน้างานจัด

2. Email:[email protected]

3. เมื่อหนังสือผ่านการตรวจสอบแล้วทางหัวหน้างานจัดจะส่งไปให้ผู้อำนวยการศูนย์ฯ Email:[email protected]
4. หนังสือที่ได้รับการอนุมัติแล้วจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เอกสาร ซึ่งอยู่ในไดรฟ์

               D/Folder/01 NFE centre โดยจะมี Folder ย่อยแบ่งออกตามกลุ่มงาน ได้แก่

กลุ่มงานอำนวยการ (จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

(จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

กลุ่มงานจัดและส่งเสริมการศึกษา (จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

(จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

กลุ่มงานพัฒนาวิชาการ (จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

(จะถูกแบ่งเป็น Folder ย่อย ตามแฟ้มเอกสาร)

พิเศษ สำหรับเรื่องของการจัดการความรู้ บุคลากร ศบอ.เกาะคา

1. สมัครสมาชิก www.gotoknow.org เพื่อใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

2. นำบล็อกเข้าสูชุมชน การจัดการความรู้ กศน.

3. สำหรับเรื่องของการจัดการความรู้ บุคลากร ศบอ.เกาะคา จะสรุปทุกวันพุธสุดท้ายของเดือน

[วรชัย]

ฟังดูเหมือนจะดีนะครับ แต่ลองใช้ไปเถอะปัญหามาก ลองดูนะครับอาจจะดีก็ได้

[ณรา]

ดีมากค่ะ ขอเชิญชวนพวกเรากศน.เกาะคาทุกคน ร่วมแรงร่วมใจกันทดลอง ปฏิบัติเพื่อนำไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้ ลงมือทดลอง ทำแล้วได้ผลอย่างไร มาเล่าสู่กันฟังหน่อยนะคะ

ณรา

[pn.]

 

                ดีค่ะ  ทำให้ได้พัฒนาตนเองขึ้น  แต่ทำให้งานล่าช้าเนื่องจากบางคราวส่งเข้ายาก