บริษัท วีเลิร์น ได้นำโมเดล CoP (ชุมชุนนักปฏิบัติ) มาใช้ในการพัฒนาองค์กร โดยมีกระบวนการซึ่งแบ่งการพัฒนาออกเป็น 3 ระยะ คือ

1. IDENTIFY

2. DEVELOP

3. SUSTAIN

ในแต่ละระยะ พอจะสรุปได้ดังนี้

ระยะที่ 1  IDENTIFY

เป็นช่วงที่องค์กรเริ่มมองเห็นความจำเป็นในการจัดการความรู้และ CoP ก็เป็นแนวทางหนึ่งที่สามารถนำมาใช้จัดการความรู้ในองค์กรได้ องค์กรจึงเริ่มเตรียมความพร้อมก่อนที่จะให้สมาชิกใน CoP เริ่มปฏิสัมพันธ์กันจริง ๆ วัตถุประสงค์หลักคือการพัฒนาโครงสร้างของ CoP ให้แข็งแกร่ง โดยที่การพัฒนาจะแบ่งเป็น 3 ขาคู่ ขนานกันไป คือ

     1. การพัฒนาองค์ประกอบพื้นฐานสำหรับ CoP

     2. การสื่อสารและการฝึกอบรม

     3. การพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับแลกเปลี่ยนเรียนรู้

1. การพัฒนาองค์ประกอบพื้นฐานสำหรับ CoP

     การพัฒนา CoP ไม่ใช่แค่การกำหนดหัวข้อ จัดทำเว็บบอร์ด แล้วดึงเอาสมาชิกที่น่าจะเข้าร่วมในชุมชนมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน เพราะ CoP ที่จัดตั้งขึ้นในลักษณะนี้อาจขาดพลังที่จะช่วยค้ำจุนให้ CoP สามารถรวมตัวกันได้ในระยะยาว ทั้งนี้ องค์ประกอบสำคัญที่ต้องได้รับการวิเคราะห์และออกแบบก็คือ โครงสร้างของ CoP และ วัฒนธรรมองค์กร

     - โครงสร้างของ CoP    โครงสร้างที่เหมาะสมของ CoP จะเกิดขึ้นได้ด้วยการสร้างสมดุลระหว่างองค์ประกอบทั้งสามด้านของ CoP คือ โดเมน ชุมชน และแนวปฏิบัติ

              1.  โดเมนของ CoP  คือ ในการจัดการความรู้ จะเลือกเฉพาะประเด็นความรู้ที่มีความสำคัญต่อองค์กรเท่านั้น ดังนั้น การจัดการความรู้ จึงมีเป้าหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของงาน จนนำไปสู่การบรรลุวิสัยทัศน์ขององค์กรในที่สุด

              2.  ชุมชนของ CoP   คือ ใครควรเป็นผู้ที่จะเข้าร่วมเป็นสมาชิกในโดเมนของ CoP ที่จะจัดตั้งขึ้น และในกลุ่มคนที่ควรจะเข้าร่วมนั้น แต่ละคนมีระดับแรงปรารถนาในโดเมนนั้นมากน้อยต่างกันเพียงใด สมาชิกที่มีแรงปรารถนาที่จะเรียนรู้ในโดเมนสูงมาก จะมีศักยภาพในการรับบทบาทเป็นสมาชิกกลุ่มแกนหลัก (core group)

     - วัฒนธรรมองค์กร  การจัดการความรู้จะประสบความสำเร็จได้เมื่อวัฒนธรรมองค์กรเป็นวัฒนธรรมที่สนับสนุนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

              3.  แนวปฏิบัติของ CoP คือ ในระยะเริ่มต้นที่สมาชิก CoP ในระยะเริ่มต้นที่สมาชิก CoP เพิ่งรวมตัวกันได้ไม่นาน นักพัฒนาชุมชนควรระดมสมองร่วมกับ CoP เพื่อค้นหาดูว่า แนวปฏิบัติที่มีอยู่แล้วของ CoP คืออะไร และแนวปฏิบัติที่ยังไม่มีแต่จำเป็นต่อการบรรลุเป้าหมายของ CoP คืออะไร

2. การสื่อสารและการฝึกอบรม

     - การสื่อสาร  เพื่อประชาสัมพันธ์และชักจูงให้สมาชิกเข้าร่วมในชุมชน และ เพื่อสื่อสารผลงานและสร้างแรงจูงใจให้แก่สมาชิกชุมชน

     - การฝึกอบรม  การฝึกอบรมก็เป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญโดยเฉพาะในช่วงเริ่มต้นที่พนักงานเกือบทุกคนในองค์กรยังอาจเบลอ ๆ เกี่ยวกับความหมายของ CoP บริษัทวีเลิร์นจะมองกลุ่มคนที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับ CoP ไว้ 4 ระดับ คือ

            - ผู้บริหารระดับสูงและระดับกลาง

            - เจ้าหน้าที่ดูแลโครงการจัดการความรู้และผู้ประสานงาน

            - กลุ่มแกนหลัก (core group)

            - สมาชิก

          เนื้อหาการฝึกอบรมสำหรับแต่ละกลุ่มล้วนแตกต่างกันไป เพราะต่างกลุ่มต่างแสดงบทบาทใน CoP ที่ไม่เหมือนกัน แต่องค์กรควรให้ความรู้และพัฒนาทักษะให้กับทุกกลุ่ม ส่วนการทำเวิร์คช็อปกับกลุ่มแกนหลักและผู้ประสานงานกลุ่มจะมีความสำคัญที่สุด ซึ่งในเวิร์คช็อปนี้ วัตถุประสงค์หลักไม่ใช่การให้ความรู้เกี่ยวกับ KM แต่เพียงอย่างเดียว แต่วัตถุประสงค์หลักคือ การที่คนเหล่านี้มาพบปะกัน พัฒนาความสัมพันธ์ สร้างเครือข่าย และเริ่มแลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน จะช่วยสร้างโมเมนตัมให้กับ CoP จนสามารถผ่านช่วง IDENTIFY และ DEVELOP ได้ในที่สุด

3. การพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับแลกเปลี่ยนเรียนรู้

          การออกแบบเทคโนโลยีสำหรับ CoP จะต้องคำนึงถึงทั้งสามองค์ประกอบของ CoP คือ

          - โดเมน  ต้องมีการออกแบบให้สัมผัสได้ถึงโดเมนของชุมชน และมีการแบ่งแยกโดเมนย่อยไว้อย่างชัดเจน เพื่อส่งผลให้การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ทำได้ง่ายขึ้น และตรงกับแรงจูงใจของสมาชิกแต่ละคน ตัวอย่างเช่น ในเว็บไซต์ www.kmthai.com ที่บริษัท วีเลิร์นกำลังพัฒนาอยู่ พื้นที่แลกเปลี่ยนเรียนรู้จะแบ่งเป็นโดเมนย่อยของ KM อย่างชัดเจน

          - ชุมชน  ต้องออกแบบให้สมาชิกสัมผัสได้ถึงความมีตัวตนและความมีชีวิตของชุมชน การสร้างเว็บไซต์ให้แต่ละชุมชน และกำหนดบทบาทให้สมาชิกช่วยกันดูแลให้ทันสมัยอยู่เสมอจะช่วยได้ นอกจากนี้ องค์ประกอบเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ช่วยส่งเสริมความสนิทสนมกลมเกลียวกันอีกด้วย เช่น ฟังก์ชั่นที่เรียกว่า "Presence" ที่แสดงให้เห็นว่าในขณะนี้มีสมาชิกคนใดล็อกอินอยู่บ้าง จะช่วยให้สมาชิกแต่ละคนสามารถทักทายกันได้ง่ายขึ้น ซึ่งการออกแบบให้เกิดความเป็นชุมชนนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อย และจัดได้ว่าเป็นศิลปะรูปแบบหนึ่ง

          - แนวปฏิบัติ  จะต้องมีการจัดหมวดหมู่ความรู้อย่างชัดเจน และมีเครื่องมือที่ช่วยให้ค้นหาความรู้ได้ง่าย

          เคล็ดลับที่สำคัญที่สุดของการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับ CoP ให้ประสบความสำเร็จก็คือ เทคโนโลยีจะต้องใช้ง่าย ถ้าจะให้ดีควรใช้ง่ายเหมือนโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ทั้งนี้เพราะผู้ที่อัพเดทเนื้อหาและรูปร่างหน้าตาของเว็บไซต์ของ CoP ก็คือ ผู้ประสานงานและ core group ซึ่งเป็นพนักงานทั่วไป ในองค์กร ถ้าเทคโนโลยีใช้ยากเกินไป หน้าที่เหล่านี้จะตกเป็นของโปรแกรมเมอร์ ซึ่งจะทำให้การอัพเดทเนื้อหาของ CoP ให้ทันสมัยอยู่เสมอทำได้ยากและไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง

ระยะที่ 2  DEVELOP

          เป็นช่วงที่สมาชิกใน CoP เริ่มรวมตัวและพัฒนาความสัมพันธ์กันอย่างแท้จริง รวมทั้งร่วมกันพัฒนาศักยภาพของ CoP จนถึงจุดที่ CoP สามารถแสดงศักยภาพสูงสุดของตัวเองออกมา ในระยะนี้เป็นระยะที่สมาชิก CoP พยายามสร้างความสนิทสนมและศึกษาซึ่งกันและกัน จนนำไปสู่รูปแบบการปฏิสัมพันธ์และการดำเนินงานที่เฉพาะเจาะจงของ CoP เอง รวมทั้งมีการปรับปรุงองค์ประกอบทั้งสามด้านของ CoP ให้เหมาะสมอย่างแท้จริง

ระยะที่ 3  SUSTAIN

          เป็นช่วงที่ชุมชนมีพลังในการทำกิจกรรมสูงสุด และเป็นช่วงระยะที่ยาวนานที่สุด ทั้งนี้ สิ่งมีชีวิตทุกประเภทเมื่อขึ้นถึงจุดสูงสุด ก็ย่อมตกลงต่ำเป็นธรรมดา CoP ก็เช่นกัน เป้าหมายหลักของนักพัฒนาชุมชนในระยะที่สามก็คือ การหาวิธีใด ๆ ก็ตามมาช่วยรักษาความมีชีวิตชีวาไว้ตลอดเวลา ซึ่งสามารถทำได้หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการริเริ่มโครงการเพื่อพัฒนาแนวปฏิบัติใหม่ ๆ การเชิญผู้เชี่ยวชาญในสาขาวิชามาเป็น guest speaker การไปเยี่ยมชมงานของหน่วยงานอื่น การจัดนิทรรศการความรู้ ฯลฯ ซึ่งมีมากมายหลายวิธีแล้วแต่จะสรรหาให้สอดคล้องกับแรงจูงใจของสมาชิกในชุมชน

ที่มา : http://www-ddc.moph.go.th/download/KM