การควบคุมภายในที่บกพร่อง
เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว มีเจ้าหน้าที่จากคณะหนึ่งใน มมส.มาขอให้ตรวจสอบภายใน ค้นหาหลักฐานการเบิกจ่ายเงินของสาขาวิชาหนึ่งในคณะนั้นที่ได้เบิกไปแล้วของปีงบประมาณเดิม โดยเอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายของปีงบประมาณ 2545-2547 อยู่ที่หน่วยตรวจสอบภายใน เนื่องจากเอกสารทั้งหมดอยู่ระหว่างดำเนินการสอบหาข้อเท็จจริง ทางมหาวิทยาลัยฯจึงมอบให้หน่วยตรวจสอบภายในเก็บรักษาเอกสารเอาไว้ เพราะว่ามีอาจารย์ท่านหนึ่งในสาขาวิชาดังกล่าว กำลังจะเดินทางไปศึกษาต่อที่ต่างประเทศ จึงได้ดำเนินการตรวจเช็คยอดการเบิกจ่ายที่ตนเองเป็นเจ้าของเรื่อง ว่าได้รับเงินครบตามที่ส่งเบิกหรือไม่ แต่ปรากฎว่ายอดเงินที่ได้รับน้อยกว่าหลักฐานที่ส่งเบิก ซึ่งหลักฐานการเบิกจ่ายดังกล่าว เป็นของปีงบประมาณที่ผ่านมาแล้วถึง 3 ปีงบประมาณ โดยเจ้าหน้าที่ของสาขาวิชาไม่มีการสำเนาเอกสารการเบิกจ่ายเอาไว้ที่สาขาวิชา และไม่มีการจัดทำทะเบียนคุมเอกสารการส่งเบิกเพื่อเป็นหลักฐานเอาไว้ เมื่อเกิดปัญหาขึ้นก็ไม่สามารถหาหลักฐานใดมายืนยันกับเจ้าหน้าที่การเงินได้ว่าตนเองดำเนินการส่งเบิกเรียบร้อยแล้ว กรณีนี้ถือว่าในสาขาวิชา ดังกล่าว ขาดการควบคุมภายในที่ดี จึงทำให้เกิดปัญหาที่ยุ่งยากในการทำงานมากขึ้น ฉะนั้นการควบคุมภายในจึงถือเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกหน่วยงานจะต้องถือปฏิบัติโดยเคร่งครัด หากท่านใดคิดว่าหน่วยงานของท่านมีการจัดวางระบบการควบคุมภายในที่ดีแล้ว โปรดแสดงความคิดเห็นเพื่อเป็นการแลกเปลี่ยน เรียนรู้ เพื่อหาแนวทางการจังวางระบบการควบคุมภายในที่ถูกต้อง ให้กับหน่วยงานที่ยังไม่เข้าใจในระบบการควบคุมภายในด้วยนะคะ
ความเห็น (2)
ในประเด็นดังกล่าว แสดงให้เห็นถึงการทำงานที่ขาดความรับผิดชอบ ขาดการควบคุมดูแลของผู้บริหาร ทำให้เกิดความเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร การครบถ้วนของตัวเงินที่ได้รับจากการเบิกจ่าย ฯลฯ
ดังนั้น การควบคุมภายใน จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับหน่วยานอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ หรือใครจะปฏิเสธ.....
ปัญหาที่เกิดขึ้นแต่ละปัญหา กลายเป็นว่านี้คือการควบคุมภายในที่ไม่ดีของหน่วยงาน บางครั้งการพยายามที่จะควบคุมไม่ให้เหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น แล้ว แต่เมื่อผู้ปฏิบัติงานไม่มีจิตสำนึกในงานที่ตนเองรับผิดชอบก่อน ก็ยอมเกิดปัญหาตลอด สำหรับผู้บริหารนั้น ผู้บริหารย่อมไม่สามารถรับทราบเกี่ยวกับการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องของงานการเงิน และพัสดุ ได้ครบถ้วน เท่ากับผู้ปฏิบัติงาน จึงเสนอว่า ผู้ปฏิบัติงานย่อมรู้ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนั้น ตนเองควรมีความรับผิดชอบเป็นอันดับ 1 และไม่ปฏิเสธ ในงานที่ตนเองต้องรับผิดชอบ ตามภาระงานที่ต้องเองได้รับมอบหมาย ในส่วนของผู้บริหาร ต้องคอยติดตาม สอบถาม ตรวจสอบ อย่างสม่ำเสมอ ถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ให้ชัดเจน