มีแผนแล้วงานต้องเดินซิ ไม่งั้นมีแผนไว้ทำไม?

เมื่อวันจันทร์ที่ ๑๗ พฤศจิกายน ๒๕๕๑ ที่ผ่านมา ผมมีประชุม ๒ รายการ

รายการแรกช่วงเช้าเป็นการประชุมเกี่ยวกับงานประชาสัมพันธ์และการแนะแนวของ มอย. โดยเชิญผู้มีส่วนเกี่ยวข้องและรับผลกระทบโดยตรงหากว่างานประชาสัมพันธ์และการแนะแนวบกพร่องหรือมีปัญหา นั่นคือคณบดีแต่ละคณะ รองคณบดีฝ่ายบริหารซึ่งรับผิดชอบงานประชาสัมพันธ์ของคณะ และที่สำคัญที่สุดคือหัวหน้าสาขาวิชาต่างๆ เข้ามาร่วมประชุมโดยที่มีท่านอาจารย์มัสลัน มาหะมะ รองอธิการบดีฝ่ายบริหารซึ่งกำกับดูแลและรับผิดชอบงานประชาสัมพันธ์ มอย. ในภาพรวมเป็นประธานในที่ประชุมครั้งนี้ อาจจะถือเป็นการประชุมผู้เกี่ยวข้องเกี่ยวกับงานประชาสัมพันธ์ที่เป็นทางการ จริงจัง และได้บทสรุปที่จะเป็นประโยชน์อย่างมากต่อมหาวิทยาลัย ด้วยการประสานและร่วมมือของทุกฝ่าย และในการประชุมครั้งนี้ก็มี หน.กองดะวะฮฺอิเลคทรอนิกส์ ตัวแทนจากสำนักกิจการนักศึกษา หน.ศูนย์คอมพิวเตอร์ ผอ.สำนักบริการการศึกษา ซึ่งรับผิดชอบดูแลงานแนะแนวก็เข้ามาร่วมประชุมด้วย
รายการที่สอง ช่วงบ่ายเป็นการประชุมคณะกรรมการบริหาร มอย.ครับ เป็นการประชุมตามแผนที่กำหนดไว้ และในการประชุมครั้งนี้ กองกลางในฐานะที่รับผิดชอบงานประชุมก็ได้เสนอวาระกำหนดการเสนอระเบียบวาระที่สำคัญๆที่ต้องเสนอต่อกรรมการบริหาร มอย.และคณะกรรมการสภา มอย. ซึ่งแต่เดิมไม่ได้กำหนดช่วงเวลาเสนอวาระไว้แน่นอนตายตัว ทำให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องขาดการเตรียมพร้อมที่ดี หลังจากนี้กองกลางจะประชาสัมพันธ์ให้ทราบโดยทั่วกันต่อไปครับ ซึ่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการเสนอวาระนั้นๆ ไม่ต้องถามอีกแล้วว่าจะเสนอวาระนั้นช่วงใหน เมื่อไหร่ เพราะทุกอย่างกำหนดชัดเจนแล้ว ขอเพียงวางแผนให้พร้อมตามกำหนดก็โอเค.ครับ

วันอังคารที่ 18 พฤศจิกายน 2551 เช้าจัดทำร่างแผนพัฒนาคุณภาพที่จะใช้ประกอบการประชุมในวันอาทิตย์ที่ 23 พฤศจิกายน 2551 แต่ไม่ทันเสร็จ เพราะเที่ยงเข้าประชุมกองกลาง เป็นการประชุมติดตามผลการดำเนินงานตามแผนการปรับปรุงงานตามข้อเสนอแนะของที่ประชุมประชาคม มอย. ในส่วนที่กองกลางรับผิดชอบ วันนี้ติดตามงานสารบรรณกลางครับ ก็มีความคืบหน้าที่ดี แต่ที่ประชุมติดใจนิดหนึ่งเกี่ยวกับตารางสรุปสถิติการให้บริการที่น้อง จนท.สารบรรณกลางนำมาเสนอแนบประกอบรายงาน เพราะมันไปสนองตอบตัว kpi แค่ตัวเดียว ส่วนkpiอีกตัวไม่ได้รับการตอบสนอง ซึ่งที่ประชุมเสนอให้เพิ่มอีกคอลัมส์หนึ่ง

แต่โดยภาพรวมแล้วมีพัฒนาการที่ดีมากครับ แม้ว่าในแต่ละวันจะยังไม่มีตัวเลขหนังสือค้างรับเป็น "ศูนย์" แต่จากการที่ได้บันทึกก็ทำให้ทราบและสามารถใช้อ้างอิงได้ว่า ณ ปัจจุบันปัญหาอยู่ที่หน่วยงานอื่นๆ ซึ่งหากผู้บริหารหน่วยงานนั้นๆ มีการติดตาม ควบคุม กำกับการไปรับหนังสือของเจ้าหน้าที่ที่กองกลางก็จะช่วยได้มาก ซึ่งกองกลางจะประสานแจ้งผู้บริหารหน่วยงานดังกล่าวทราบต่อไป อินชาอัลลอฮฺ

เสร็จประชุมกองก็ติดตามรายงานการประชุม กก.บริหาร มอย. ที่กำหนดเสนอ ผอ.สนอ.ตรวจและลงนามภายในวันนี้ ก็อัลหัมดุลิลละฮฺก่อน 16.00 น. เล็กน้อยก็สามารถเสนอ ผอ.สนอ.ลงนามได้ พร้อมกันนั้นก็ประสานหน่วยงานต่างๆเกี่ยวกับระเบียบวาระการประชุมและรวมถึงเอกสารประกอบการประชุมที่จะใช้ในวันที่ 1 ธันวาคม 2551 ก็ได้มาพอสมควรครับมีวาระที่เกี่ยวกับการพิจารณาระเบียบ 2 เรื่องซึ่งเมื่อผ่านกก.บริหารแล้วก็จะเสนอเข้าที่ประชุมสภา มอย. พิจารณาต่อไป

วันพุธที่ 19 พฤศจิกายน 2551 เอางานร่างแผนพัฒนาคุณภาพมาทำต่อครับ พร้อมๆกับติดตามการเตรียมระเบียบวาระและเอกสารประกอบการประชุม กก.บริหาร สนอ.ของ จนท.งานประชุม ซึ่งกำหนดประชุมบ่ายโมงของวันพฤหัสบดีที่ 20 พฤศจิกายน 2551 รวมถึงติดตามการแจกจ่ายรายงานการประชุมที่ตามแผนต้องแจกจ่ายให้แล้วเสร็จในวันนี้ (19 พ.ย.51) ก็อัลหัมดุลิลละฮฺ สามารถแจกจ่ายได้ตามกำหนด หลังอัสรีเอางานร่างแผนพัฒนามาทำต่อเงยหน้าอีกทีเสียงอาซานมัฆริบดังขึ้นแล้ว (เพลินไปหน่อย)

วันพฤหัสบดีที่ 20 พฤศจิกายน 2551 วันนี้มาแต่เช้าเพราะมีกิจกรรมพิเศษเป็นวิทยากรแนะนำการใช้เว็บบล็อก Learners.in.th ให้กับ น.ศ. รปศ. เสร็จบรรยายได้รับโทรศัพท์จาก อ.ฮัสบุลลอฮฺ ตาเฮ หน.สำนักประกันคุณภาพการศึกษาขอช่วยประสานและเชิญ กก.บริหารประชุม (นอกแผน) ด่วนวันจันทร์ที่ 24 พฤศจิกายน 2551 เพราะมีวาระเร่งด่วนมาก ฮิๆ ก็เลยบอกน้องๆ ช่วยหน่อย โอเปอเรเตอร์ก็โทรแจ้ง ที่ร่างพิมพ์หนังสือเชิญก็ทำไป ส่วนเอกสารประกอบก็ต้องรอจากสำนักประกันฯ ก็เรียบร้อยครับ และพอดีกับร่างแผนพัฒาคุณภาพก็เสร็จพอดี มอบน้อง จนท.ไปถ่ายสำเนาเตรียมสำหรับใช้ประชุมวันอาทิตย์ที่จะถึงนี้ หลังซุฮฺรี (13.40 น.) ก็ขึ้นไปประชุม กก.บริหาร สนอ.

....................................................................................................................................

หลังจากที่กองกลางได้ปรับเปลี่ยน แผนการประชุม และรวมถึงกำหนดกลยุทธ์การประชาสัมพันธ์ใหม่ นี่น้องๆในกองกลางเริ่มคึกคักครับ ทุกคนแทบจะไม่ลุกจากเก้าอี้ เพราะต้องรีบปั่นงานให้เสร็จ เพราะหลังจากเสร็จงานหนึ่งแล้ว งานที่รอจ่อคิวมีเพียบครับ

ก็บอกแล้วไงมีแผนแล้วงานต้องเดินซิ ไม่งั้นมีแผนไว้ทำไม?

อัลหัมดุลิลละฮฺ