ศึกษาปัญหา เพื่อได้มาซึ่งวิธีการแก้ไข

เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549ที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยมหาสารคามได้มีการประชุมปฏิบัติการ KM : การพัฒนาระบบควบคุมภายใน มหาวิทยาลัยมหาสารคาม โดยได้มีการแบ่งกลุ่มปฏิบัติการวิพากษ์การจัดวางระบบควบคุมภายในและการรายงานการควบคุมภายในของหน่วยงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม โดยมีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบภายใน คือคุณอุทัยรัตน์ แก้วกู่ ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย นั้น

ในส่วน กลุ่มที่ 3  เริ่มต้นโดยแต่ละหน่วยงานได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการจัดทำรายงานการควบคุมภายในตามระเบียบข้อที่ 6 ที่ได้จัดส่ง สตง.ไปแล้ว 2 รอบของแต่ละหน่วยงาน รวมไปถึงปัญหา-อุปสรรคในการจัดทำรายงาน โดยมีการสลับกันพูดระหว่างหน่วยงานที่ได้คะแนนการประเมินในระดับดีและพอใช้

       
                 สมาชิกกลุ่มที่ 3                                คุณอุทัยรัตน์ "คุณอำนวย"ของกลุ่ม      

โดยขอยกประเด็นสรุปปัญหาและข้อเสนอแนะของสมาชิกในกลุ่มที่ 3 จากการบันทึกของคุณลิขิตของกลุ่ม คือคุณอมร ผ่องแผ้ว จากสำนักงานป้องกันและปราบปรามการทุจริตต่อหน้าที่ (ปปช.มมส.)

ปัญหาของกลุ่มที่ทำให้ได้รับคะแนนการประเมินในระดับพอใช้(ปรับปรุง)

  • ไม่ทราบขั้นตอนการดำเนินการในการวางระบบการควบคุมภายใน
  • ไม่ทราบระเบียบที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน
  • ไม่ดำเนินการตามขั้นตอน เช่นไม่จัดทำแบบสอบถามการควบคุมภายใน(ICQ) ,แบบประเมินองค์ประกอบที่กำหนด
  • ผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในหน่วยงาน ไม่เห็นความสำคัญและไม่ตระหนักถึงการวางระบบควบคุมภายใน
  • บุคลากรในหน่วยงาน ไม่เข้าใจในการรายงานการควบคุมภายใน
  • เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบการรายงานการควบคุมภายใน เป็นผู้ทำหน้าที่ตั้งแต่เริ่มจนสิ้นสุดเพียงคนเดียว ทำให้การรายงานไม่ครบตามภารกิจของหน่วยงาน
  • คู่มือในการปฏิบัติ ไม่ครบตามภารกิจของหน่วยงานในมหาวิทยาลัยจึงไม่มีแนวทางในการปฏิบัติ และรายงานไม่ครบถ้วน
  • มีการสับเปลี่ยนตำแหน่งหน้าที่บ่อยครั้ง ทำให้ไม่ต่อเนื่อง
  • เจ้าหน้าที่ เป็นบุคคลใหม่เรื่อยๆทำให้การทำงานไม่ต่อเนื่อง
  • การจัดทำรายงาน จะทำในช่วงเวลาที่ส่ง คือทำในเวลากระชั้นชิด
  • การเข้าอบรมไม่ต่อเนื่อง เปลี่ยนเจ้าหน้าที่ในการเข้าอบรมทุกครั้ง ไม่ใช่บุคคลที่รับผิดชอบคนเดียว จึงไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้

ข้อเสนอแนะของกลุ่ม เพื่อปรับปรุงการควบคุมภายในให้ดียิ่งขึ้น

  • ควรจะมีองค์กรที่รับผิดชอบการวางระบบการควบคุมภายใน โดยตรง
  • อยากให้หน่วยตรวจสอบภายใน เข้าไปให้ความรู้การวางระบบการควบคุมภายในให้ทุกหน่วยงานได้ทราบโดยทั่วกัน จากระดับผู้ปฏิบัติจนถึงผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงาน
  • มหาวิทยาลัย ควรสร้างแรงกระตุ้นให้บุคลากรเห็นความสำคัญในการจัดวางระบบควบคุมภายใน อย่างเป็นรูปธรรม
  • ควรจัดโครงการอบรมในการจัดทำรายงานการควบคุมภายใน อีกครั้ง
  • ควรสงเสริมให้ผู้บริหารตระหนัก และมีส่วนร่วมในการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในจริงๆ โดยควรเป็นผู้ประเมินเอง ไม่ใช่ลงลายมือชื่อเพียงอย่างเดียว ซึ่งที่ผ่านมาผู้ประเมินคือผู้ปฏิบัติ หรือเจ้าหน้าที่เท่านั้น

                                                                                                  auditor03 msu.