ใช้เลโกเป็นคนไข้ ให้เราเรียนรู้ Lean

การทำกิจกรรมครั้งแรกทำให้เราเข้าใจว่าความสูญเปล่า ความสับสน เป็นอย่างไร รอบที่สอง visual control ทำให้กระบวนการของเราดีขึ้น รอบต่อๆ มาเราเข้าใจแนวคิดเรื่อง variability

            

วันที่ 23 กันยายนเป็นวันแรกของการประชุมเชิงปฏิบัติการในโครงการ “Demonstration Project for Lean Application in Healthcare Industry” ซึ่งได้รับการสนับสนุนจาก Asian Productivity Organization มีสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติและสถาบันพัฒนาและรับรองคุณภาพโรงพยาบาล เป็นองค์กรที่ทำหน้าที่ประสานงานในประเทศ 

          ผู้ที่เข้าร่วมประชุมเป็นผู้แทนจากโรงพยาบาลที่เข้าร่วมโครงการ 5 แห่ง ได้แก่ รพ.เสาไห้ รพ.เซ็นหลุยส์ รพศ.สุราษฎร์ธานี รพ.สงขลานครินทร์ และ รพ.ศิริราช  จำนวนรวมทั้งหมด 100 คน 

          วิทยากรเป็นผู้ที่มีประสบการณ์เรื่อง Lean จาก National University Hospital ของสิงคโปร์ คือ Dr.Kelvin Loh และ Clara Sin

          คุณภาพ Lean และการเพิ่มผลผลิต มีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร

          การเพิ่มผลผลิต มีความหมายทั้งในเชิงของการผลิตได้มากขึ้น และการผลิตที่มีคุณภาพดีขึ้น มีความสูญเสียน้อยลง  เมื่อมองเช่นนี้ คุณภาพและการเพิ่มผลผลิตจึงเป็นเรื่องที่ไม่อาจแยกจากกันได้

          Lean เป็นเครื่องมือที่กระตุ้นให้เกิดการพิจารณาคุณค่าในมุมมองของผู้รับผลงาน และพยายามขจัดความสูญเปล่าออกจากกระบวนการทำงาน  เมื่อขจัดความสูญเปล่าได้ ก็ทำให้สามารถทำงานได้มีคุณภาพดีขึ้น รอบเวลาทำงานลดลง โดยใช้ทรัพยากรเท่าเดิมหรือลดลง คนทำงานมีความสุขและมีขวัญกำลังใจดีขึ้น  

          การเรียนรู้ในวันนี้เป็นการเรียนรู้แนวคิด Lean จากการปฏิบัติเป็นหลัก  มีการบรรยายทฤษฎีนำในช่วงต้นและสลับในระหว่างการทำกิจกรรมเพื่อให้เกิดการประยุกต์ใช้แนวคิด Lean ในการปฏิบัติ

          การปฏิบัติเพื่อการเรียนรู้ที่ว่านี้คือการจำลองสถานการณ์ห้องฉุกเฉินของโรงพยาบาล

          ลองฟังข้อคิดเห็นของผู้เข้าประชุมในช่วงเย็นหลังจากที่ทำกิจกรรมไป 4 รอบ

          “มีประสบการณ์วิธีการเรียนรู้ใหม่” 

          “การทำกิจกรรมทำให้เกิดความเข้าใจที่เป็นรูปธรรม”

          “การทำกิจกรรมครั้งแรกทำให้เราเข้าใจว่าความสูญเปล่า ความสับสน เป็นอย่างไร  รอบที่สอง พอใจ visual control ทำให้กระบวนการของเราดีขึ้น  รอบต่อๆ มาเราเข้าใจแนวคิดเรื่อง variability ซึ่งทำให้กระบวนการของเราช้า  ถ้าเราลด variability  ทำให้เรามีเวลาเหลือเฟือ”

          “ทุกคนต้องนับตัวเองว่าอยู่ในทีม มีศรัทธา ในช่วงที่ทำ Lean  การที่คนคนหนึ่งเป็น somebody ในทีม จะทำให้เกิดความอยาก มีความรัก อยากจะช่วย การทำให้มีศรัทธาในทีม ไม่มีการดูถูก ไม่มีการตัดสินว่ารู้มากรู้น้อย การที่เรารู้ว่างานของเราได้มาจากใคร ส่งให้กับใคร ทำให้เรารู้มากขึ้น รู้ทั้งกระบวนการ  ทุกคนเข้าใจว่ามีส่วนอะไรบ้าง  การทำให้ทุกคนรู้สึกว่าทุกคนมีส่วนในความสำเร็จทำให้เขาอยากทำ”

          เขาทำกิจกรรมอะไรกันหรือ

          เพื่อความสนุกก็ต้องให้มีการแข่งขันกัน  ในแต่ละห้องจะมีทีมสองทีมประกอบด้วยสมาชิกทีมละ 10 คน มีหน้าที่ต่างๆ ในการดูแลผู้ป่วยที่ ER

          อุปกรณ์สำคัญในกิจกรรมนี้คือตัวต่อ Lego ที่เอามาประกอบกันเป็นผู้ป่วยจำลอง เราเรียกผู้ป่วยนี้ว่า Robby  มีส่วนหัว มีลำตัว มีแขน มีขา  สามารถแบ่งผู้ป่วยเป็น 3 ประเภท ตามสีที่ลำตัวของผู้ป่วย คือสีแดง สีเหลือง สีดำ 

          การจำลองแต่ละรอบจะใช้เวลา 10 นาที โดยจำลองว่า 1 นาที เท่ากับ 1 ชั่วโมง  10 นาทีคือ 10 ชั่วโมง  มีผู้ป่วยทั้งหมด 15 คน  แต่ละคนจะเข้ามาที่ ER ทุก 40 วินาที (เท่ากับทุก 40 นาทีในสถานการณ์จริง)

          เขาเอา Lego มาเรียนรู้กันอย่างไร

          คนที่มีบทบาทหนักที่สุดคือคนที่ทำหน้าที่เป็นแพทย์ประจำ ER  เมื่อพนักงานนำผู้ป่วยมาส่ง แพทย์จะต้องตรวจวินิจฉัย  ซึ่งจำลองด้วยการแยกผู้ป่วยออกเป็นชิ้นส่วนต่างๆ ใส่ในถาด 3 ถาด  ถาดหนึ่งประกอบด้วยส่วนหัว และส่วนขาทั้งสองข้าง เป็นส่วนที่จะนำไปส่งตรวจที่ห้อง lab  ถาดใบที่สองใส่ลำตัวส่วนหนึ่ง อาจจะเป็นส่วนหน้าหรือส่วนหลังก็ได้ เป็นส่วนที่จะนำไปส่งตรวจที่ห้อง x-ray  และถาดใบที่สาม เป็นส่วนลำตัวส่วนที่เหลือ ให้เก็บไว้ที่ห้องตรวจเพื่อแสดงว่าผู้ป่วยยังรออยู่

           ในการตรวจ lab หรือ x-ray นั้น ผู้รับบทบาทจะต้องทอดลูกเต๋าให้ได้สีเขียวตามที่กำหนดไว้ เป็นการแสดงถึง variation ของระบบที่ไม่มีมาตรฐาน  เมื่อตรวจเสร็จก็จะเรียกให้ runner มารับผล (ชิ้นส่วน) กลับไปที่ห้องตรวจ

           แพทย์จะให้การรักษาโดยการประกอบชิ้นส่วนทั้งหมดเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมั่นใจว่าประกอบอย่างถูกต้อง ไม่มีการสลับหน้าหลัง ส่วนหัวตั้งอยู่ตรงกลาง เป็นต้น  แล้วก็จะเรียก porter ให้นำผู้ป่วยไปที่หน่วย admit/discharge คือรับไว้เป็นผู้ป่วยในหรือจำหน่ายกลับบ้าน  จากนั้นก็จะยกป้ายขึ้นให้ runner มาทำความสะอาดห้อง การจะใช้เวลาทำความสะอาดเท่าไรก็ให้ใช้วิธีทอดลูกเต๋าจนกว่าจะได้สีเขียวตามจำนวนที่ต้องการ

          ผู้ร่วมกิจกรรมท่านหนึ่งจะทำหน้าที่ patient safety office คอยสังเกตว่าผู้ร่วมกิจกรรมแต่ละท่าน (โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ทำหน้าที่แพทย์ซึ่งจะมีโอกาสสับสนที่สุด) 

           จะมีการทำกิจกรรมทั้งหมด 4 รอบ แต่ละรอบมีการจับเวลาว่าผู้ป่วยคนแรกไปถึง admit/discharge เมื่อเวลาเท่าไร  จำนวนผู้ป่วยที่ไปถึง admit/discharge โดยสมบูรณ์มีเท่าไร  มี defect หรือว่าจำนวนผู้ป่วยที่ได้รับการประกอบผิดพลาดเท่าไร  รวมทั้งมีการคำนวนค่าใช้จ่ายและ productivity ไว้เพื่อการเปรียบเทียบ

          รอบแรกเป็นการทำกิจกรรมกันโดยแต่ละคนยังไม่ค่อยมีทักษะเท่าไร ยังไม่ค่อยเข้าใจกติกา มี variation ค่อนข้างมาก และมีความสับสนมากด้วย มีเงื่อนไขว่า lab & x-ray จะตรวจให้คนไข้ได้ต่อเมื่อมีคนไข้มารวมกัน 3 คนจึงจะตรวจครั้งหนึ่ง (batch = 3)  กว่าคนไข้คนแรกจะมาถึงจุดสุดท้ายก็ใช้เวลาไป 7 นาที และจำนวนที่มาถึงก็มีเพียงไม่กี่คน 

          หลังจากรอบแรกแล้ว Kelvin จะบรรยายหลักการเรื่อง visual management การจัดการโดยใช้หลักการมองเห็นหรือการใช้ 5 ส.  เป็นหลักการว่าไม่ว่าใครก็จะสามารถเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างถูกต้องว่าจะต้องปฏิบัติอย่างไร  แล้วก็ให้ทีมปรับปรุงด้วยหลักการนี้

          หลังจากรอบที่สองแล้ว จะให้มีการปรับโดยลด batch ที่ห้อง lab & x-ray คือตรวจให้คนไข้ทุกรายทันทีที่มาถึง  ลด variation โดยการกำหนดเงื่อนไขในการทอดลูกเต๋าน้อยครั้งลง

          ในรอบที่สี่ซึ่งเป็นรอบสุดท้าย จะเปิดโอกาสให้ทีมได้ออกแบบระบบใหม่ โดยใช้ cell concept สามารถปรับย้ายตำแหน่งที่ทำงานต่างๆ ได้อย่างอิสระ ไม่มีความสับสน ไม่ต้องเดินทางโดยไม่จำเป็น  

          ผลลัพธ์ในแต่ละรอบดีขึ้นเรื่อยๆ และดีอย่างเหลือเชื่อในรอบสุดท้าย  

          และส่งผลให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้สะท้อนความรู้สึกอย่างที่ปรากฎ