5 คำถาม … ก่อนคิดจะเขียนอีเมล

ก่อนที่เราจะลงมือขีดเขียนเนื้อหามาให้ผู้อ่านได้อ่านกันนั้น ขั้นตอนแรกของการเขียน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล จดหมาย รายงาน หรือ ข้อความต่างๆ กุญแจสำคัญอันดับแรกเลยก็คือ การวางแผนการเขียน ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่เราต้องการเขียน เนื้อหาที่จะส่งไป ใครที่เป็นผู้รับสารของเรา อะไรที่เราคาดหวังจากการเขียน มีคำถาม 5 ข้อที่เราควรถามตัวเองก่อนที่จะเขียนอีเมลฉบับต่อไป

• อีเมลเป็นวิธีที่เหมาะสมในการส่งข้อความนี้หรือไม่
  ความสะดวกอาจจะไม่ใช่เป็นคำตอบของการใช้อีเมลเพื่อส่งข้อความ หากการสื่อสารนั้นเป็นความลับ เพราะข้อมูลในอีเมลมีลักษณะแบบสาธารณะ ดังนั้นก่อนที่จะส่งอีเมลออกไป ลองถามตัวเราดูว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากใครเอาข้อมูลนี้ไปลงในหนังสือพิมพ์
  
  
• ทำไมเราต้องเขียนอีเมลฉบับนี้ หรือ อะไรคือจุดประสงค์ในการเขียนครั้งนี้
  การจากการวิจัยการรับรู้ของคนเราได้ข้อสรุปว่า เนื้อหาในอีมลที่มีประสิทธิภาพควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพียงเรื่องเดียวว่าต้องการอะไร เช่น ต้องการตอบคำถาม ต้องการให้ผู้อ่านยืนยันข้อมูล ส่งข้อมูลให้ผู้อ่าน ให้คำแนะนำ ขอความช่วยเหลือ แสดงความขอบคุณ เป็นต้น
  
  
• ใครคือผู้อ่าน และ เค้าจะรู้สึกอย่างไร
  วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพคือ ให้ลองสมมุติตัวเองเป็นผู้อ่านดู ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับผู้รับดีขึ้น เช่น เจ้านายที่ชอบการเขียนที่เป็นระเบียบ หรือเพื่อนสนิท เนื้อหาที่ส่งให้แต่ละคนก็อาจจะมีรูปแบบต่างกันไป
  
  
• อะไรคือใจความหลักหรือส่วนสำคัญของอีเมล
  ให้นึกเสมอว่าผู้อ่านจะใช้เวลาในการอ่านอีเมลแต่ละฉบับไม่เกิน 15 วินาที ดังนั้นเนื้อหาที่สำคัญที่สุดจึงควรอยู่ในส่วนต้นของอีเมล เทคนิคนี้ก็คล้ายกับการเขียนบทความทั่วไปหรือข่าว ที่วางหัวเรื่องหรือใจความหลักไว้ที่ย่อหน้าแรกของบทความ และจึงตามด้วยคำอธิบายหรือรายละเอียดในย่อหน้าถัดๆไป
  
  
• ข้อมูลอะไรบ้างที่เราควรจะส่งไปด้วย หรืออะไรที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้
  ข้อมูลที่ใช้ประกอบหรืออธิบายใจความหลักของอีเมล ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ในกรณีที่เนื้อหาที่มีความซับซ้อน ยากที่จะอธิบายให้เข้าใจด้วยข้อความบนอีเมล การใช้เอกสารแนบ (file attachment) อย่างเช่น รูปภาพ ไฟล์ Word หรือไฟล์ Excel จะช่วยให้อีเมลของคุณสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
  

เมื่อลองตั้งคำถามดังนี้แล้ว หากยังมีอะไรที่ค้างคาใจคุณอยู่ก็อย่าลืมจัดการกับมันซะก่อนที่คุณจะส่งอีเมลออกไปละครับ

แปลจากหนังสือ E-Mail: A Write it Well Guide: How to Write and Manage E-Mail in the Workplace โดย PriSaNee.com